Kategoria archiwalna - przekwalifikowanie całego zasobu

[Bożena1808]

Jesteśmy jednostką organizacyjną wchodzącą w skład zespolonej administracji rządowej w województwie

[Marcin Kapała]

Jak nadać wyższą kategorię akt jeśli w nowym wykazie akt nie ma takich haseł klasyfikacyjnych jak w starym? Więc co z czym porównać i na jakiej podstawie to zrobić?

Pytanie dotyczy akt już wytworzonych, czy tworzonej obecnie dokumentacji? Dlaczego chcecie podwyższać kategorię archiwalną?

[Bożena1808]

Chodzi o akta już wytworzone przed 2011 rokiem.  Ktoś chce oddać do archiwum lata 2005,2006, 2007 i zgodnie z nowym rozporządzeniem trzeba nadać wyższą kategorię tylko jak to zrobić jeśli w nowym wykazie nie ma takich symboli klasyfikacyjnych

[Marcin Kapała]

Kategorię archiwalną o wartości wyższej stosujemy w przypadku, gdy kategoria archiwalna określona dla dokumentacji powstałej i zgromadzonej przed dniem wejścia w życie rozporządzenia różni się od kategorii archiwalnej określonej w wykazach akt (§ 6. 3).

[Bożena1808]

To wiem tylko nie wiem na jakiej podstawie nadać wyższą kategorię jeśli nie ma symbolu w nowym wykazie akt

[MarcinP]

Proszę o jakiś przykład problemowy, spróbujemy pomóc.

[Marcin Kapała]

Żeby zmieniać kategorię archiwalną na wyższą musisz mieć punkt odniesienia, którym jest różnica w kategoriach archiwalnych określonych w wykazach akt. Jeżeli różnica nie występuje, wówczas nic się nie zmienia. W przypadku, który opisujesz nie widzę powodów do zmiany kwalifikacji archiwalnej (zakładam, że porównaliście dokładnie oba wykazy akt). Rozporządzenie nie nakazuje automatycznego podwyższania kategorii archiwalnych dla całości dokumentacji wytworzonej przed 2011 r. Jeżeli chcecie mieć pewność skorzystajcie z § 2.2 rozporządzenia MKiDN w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej:

Wątpliwości w zakresie kwalifikacji dokumentacji rozstrzyga w drodze opinii dyrektor właściwego archiwum państwowego...

[Bożena1808]

Np w moim jrwa mam teczkę 3014 Decyzje finansowe, która ma kategorię B-5. Nie ma nic podobnego w nowym jrwa więc zostawiam kategorię B-5

[Jarek]

Zmiana jrwa nie oznaczała zmiany kompetencji jednostki, taka dokumentacja dalej zapewne powstaje, ustal jak była klasyfikowana od 2011 r.
Brzmienia haseł w starym i nowym jrwa mogą się różnić, mogą być na różnym poziomie szczegółowości itd., tym niemniej będą dotyczyły takich samych tematycznie spraw czy dokumentacji.
W ostateczności, tak jak radzi Marcin, opinia ap.

[Marcin Kapała]

Np w moim jrwa mam teczkę 3014 Decyzje finansowe, która ma kategorię B-5. Nie ma nic podobnego w nowym jrwa więc zostawiam kategorię B-5

Nie dziwi mnie, że nie możesz odnaleźć w nowym jrwa analogicznego hasła. Jest ono zbyt szerokie, przecież to mogą być "różne" decyzje finansowe. Trzeba sprawdzić, jakich konkretnych zagadnień dotyczą i dopiero wówczas przejrzeć nowy jrwa. Myślę, że na 90% akta będą miały kategorię B5.

[Bożena1808]

Mam dużo więcej takich szerokich haseł no ale będę sobie jakoś radzić  dzięki za pomoc

[Beata93]

Czyli jeżeli mam taką sytuację w urzędzie:
Dostałam dokumenty z 2010r. z nowym jrwa po 2011r. (3026 i kategorią BE10) - budżety komórek organizacyjnych i ich zmiany, a w starym był to symbol 3014 i kategoria A to zostawiam z nowym symbolem i starą kategorią?
Bo już się pogubiłam

[szycha]

Czyli jeżeli mam taką sytuację w urzędzie:
Dostałam dokumenty z 2010r. z nowym jrwa po 2011r. (3026 i kategorią BE10) - budżety komórek organizacyjnych i ich zmiany, a w starym był to symbol 3014 i kategoria A to zostawiam z nowym symbolem i starą kategorią?

Zostawiasz stary symbol, a kategorię wyższą czyli też starą. Z drugiej strony dziwi mnie, że budżet komórek organizacyjnych trzymaliście w teczce Budżet gminy i jego zmiany

[Jarek]

Czyli jeżeli mam taką sytuację w urzędzie:
Dostałam dokumenty z 2010r. z nowym jrwa po 2011r. (3026 i kategorią BE10) - budżety komórek organizacyjnych i ich zmiany, a w starym był to symbol 3014 i kategoria A to zostawiam z nowym symbolem i starą kategorią?
Bo już się pogubiłam

Pogubił się chyba ten kto Ci to przekazywał. Dokumentacja z 2010 r. nie powinna być oznaczona symbolami obowiązującymi od 2011 r. Może się zmienić jedynie kategoria - w tym wypadku jednak tak nie będzie bo w starym jrwa jest wyższa.