Rozbudowa Wykazu Akt

[konsacz]

Witam. Mam problem z rozbudową wykazu akt. Chciałbym w klasie trzeciego rzędu o nr.  413 "świadczenia pomocy społecznej" dodać klasę niższego rzędu pt. "teczki zbiorcze wnioskodawców świadczeń pomocy społecznej" ale wszystkie klasy czwartego rzędu od numerów 4130 do 4139 są już zajęte, a następna jest już klasa trzeciego rzędu o nr. 414 i tytule "rodziny zastępcze". Pod jakim numerem moge dodać te "teczki zbiorcze wnioskodawców świadczeń pomocy społecznej" czy mogę utworzyć klasę piątego rzędu o nr. 41390  w klasie wyższej o nr. 4139 i tytule "Windykacja i egzekucja niezależnie pobranych świadczeń pomocy społecznej"?

[Rovan]

czy mogę utworzyć klasę piątego rzędu o nr. 41390  w klasie wyższej o nr. 4139 i tytule "Windykacja i egzekucja niezależnie pobranych świadczeń pomocy społecznej"?

Nie, chyba że ta teczka zbiorcza miałaby dotyczyć windykacji nienależnie pobranych świadczeń.

W zaistniałej sytuacji należałoby przeanalizować istniejące hasła od 4130 do 4139 - być może dałoby się któreś z nich połączyć, tak aby "zwolnić" jeden symbol klasyfikacyjny w podanym zakresie.
Najlepiej wklej tutaj te  fragment Twojego JRWA - łatwiej będzie doradzić.

[konsacz]

czy mogę utworzyć klasę piątego rzędu o nr. 41390  w klasie wyższej o nr. 4139 i tytule "Windykacja i egzekucja niezależnie pobranych świadczeń pomocy społecznej"?

Nie, chyba że ta teczka zbiorcza miałaby dotyczyć windykacji nienależnie pobranych świadczeń.

W zaistniałej sytuacji należałoby przeanalizować istniejące hasła od 4130 do 4139 - być może dałoby się któreś z nich połączyć, tak aby "zwolnić" jeden symbol klasyfikacyjny w podanym zakresie.
Najlepiej wklej tutaj te  fragment Twojego JRWA - łatwiej będzie doradzić.

http://www.fotosik.pl/zdjecie/pelne/6d80acbf5290fe50. Proszę bardzo link do zdjęcia z fragmentem wykazu akt

[MarcinP]

Widzę, że kilka klas piątego rzędu jest już dodanych do wykazu akt. Czy archiwum państwowe akceptowało te zmiany? Czy jesteście jednostką organizacyjną gminy/powiatu?

[Rovan]

Aby "zwolnić" miejsce w iv rzędzie można np. wrzucić wszystkie zasiłki ujęte obecnie w klasach 4130-4132 do jednej klasy 4130 - "Zasiłki" rozbitej następnie w v rzędzie na klasy od 41300 do 41302. Wówczas wszystkie kolejne klasy iv rzędu "podskoczą" o dwa numery zwalniając tym samym klasy 4138 i 4139.
Wyglądałoby to tak:
413 - Świadczenia pomocy
4130 - Zasiłki
41300 - Zasiłki celowe
41301 - Zasiłki stałe
41302 - Zasiłki okresowe
4131 - Składki na ubezpieczenie
[...]
4137 - Windykacja i egzekucja niezależnie pobranych świadczeń pomocy społecznej
4138 - Teczki zbiorcze wnioskodawców świadczeń pomocy społecznej

@MarcinP: piaty rząd zazwyczaj jest do przełknięcia przez AP (jeśli sie jego potrzebę dobrze uzasadni)

[konsacz]

Widzę, że kilka klas piątego rzędu jest już dodanych do wykazu akt. Czy archiwum państwowe akceptowało te zmiany? Czy jesteście jednostką organizacyjną gminy/powiatu?

Tak zaakceptowało. Jesteśmy miejską jednostką organizacyjną

[konsacz]

Aby "zwolnić" miejsce w iv rzędzie można np. wrzucić wszystkie zasiłki ujęte obecnie w klasach 4130-4132 do jednej klasy 4130 - "Zasiłki" rozbitej następnie w v rzędzie na klasy od 41300 do 41302. Wówczas wszystkie kolejne klasy iv rzędu "podskoczą" o dwa numery zwalniając tym samym klasy 4138 i 4139.
Wyglądałoby to tak:
413 - Świadczenia pomocy
4130 - Zasiłki
41300 - Zasiłki celowe
41301 - Zasiłki stałe
41302 - Zasiłki okresowe
4131 - Składki na ubezpieczenie
[...]
4137 - Windykacja i egzekucja niezależnie pobranych świadczeń pomocy społecznej
4138 - Teczki zbiorcze wnioskodawców świadczeń pomocy społecznej

@MarcinP: piaty rząd zazwyczaj jest do przełknięcia przez AP (jeśli sie jego potrzebę dobrze uzasadni)

Dziękuję za pomoc.

[Bolek]

Proponujesz mu rewolucję w wykazie i to jeszcze w trakcie roku kalendarzowego. Osobiście nie jestem zwolennikiem rewolucji w wykazach akt bo później mamy takie coś co wprowadza się od 2011 roku. A pracownicy i tak tego nie łapią i stosują jedni stare inny nowe symbole.
Znałem kiedyś jedną jednostkę, która co roku zmieniała rzeczowy wykaz akt, zmieniając hasła i ich numerację jak jej w danej chwili pasowało. Brakować takie akta to był koszmar jeśli występowały na tym samym spisie a i tak pracownicy nie stosowali haseł w wykazu tylko jakieś swoje uproszczone.
Lepiej te teczki zbiorcze daj gdzieś na koniec unifikując np. Teczki zbiorcze świadczeniobiorcow pomocy społecznej

ps. widzę, że OPS-ie dla zasiłków dalej kategoria B5 a nie B10.

[Rovan]

Jasne, że można dodać gdzieś na końcu klasy 41 obejmującej pomoc społeczną (o ile ta klasa też nie jest zajęta aż do 419 włącznie , tyle że autor wątku wyraźnie pytał o radę jak zmieścić dodatkową klasę iv rzędu w ramach klasy iii rzędu 413 i na tak sformułowane pytanie mu odpowiedziałem.

[Bolek]

Do twojej rady jak tako uwag nie mam.
Nie znamy całości wykazy dotyczącego działalności merytorycznej. Może gdzieś indziej dałoby się to zgrabnie wcisnąć?
Pzdr.

[Rovan]

Jakby się człowiek dobrze wczytał w JRWA zapewne by się dało wstawić tę klasę w sposób mniej "inwazyjny" od tego, który ja zaproponowałem.
Konsacz, jeśli masz jakieś wolne klasy III rzędu w klasie 41 idź za radą Bolka i dodaj teczki zbiorcze gdzieś na końcu pomocy społecznej.

[konsacz]

Jakby się człowiek dobrze wczytał w JRWA zapewne by się dało wstawić tę klasę w sposób mniej "inwazyjny" od tego, który ja zaproponowałem.
Konsacz, jeśli masz jakieś wolne klasy III rzędu w klasie 41 idź za radą Bolka i dodaj teczki zbiorcze gdzieś na końcu pomocy społecznej.

Witam. Nie ma niestety wolnych klasy III rzędu w klasie 41 ponieważ wszystkie są już zajęte. Nasz dyrektor chce by wykaz akt był jak najszybciej zaktualizowany o nowe zadania, co wobec oporu kierownika i pracowników działu świadczeń pomocy środowiskowej wobec dokonywania zmian symboli kwalifikacyjnych w klasie 413 na nowe, oznacza że nie będą wprowadzane teczki zbiorcze w tym roku.

[Marcin Kapała]

Witam. Nie ma niestety wolnych klasy III rzędu w klasie 41 ponieważ wszystkie są już zajęte. Nasz dyrektor chce by wykaz akt był jak najszybciej zaktualizowany o nowe zadania, co wobec oporu kierownika i pracowników działu świadczeń pomocy środowiskowej wobec dokonywania zmian symboli kwalifikacyjnych w klasie 413 na nowe, oznacza że nie będą wprowadzane teczki zbiorcze w tym roku.

Jeżeli nie chcesz bardziej gruntownej zmiany w klasie 41 JRWA, nie pozostaje Ci nic innego, jak stworzenie dla teczek zbiorczych hasła drugiego rzędu w klasie 4. Nie lubię, kiedy klasa drugiego rzędu jest samodzielnym hasłem klasyfikacyjnym, ale zdaje się że w Twoim przypadku nie ma innej możliwości. Uzasadnieniem dla takiego rozwiązania jest również fakt, że w teczkach zbiorczych będą przechowywane akta różnych świadczeń (opisanych w klasie 4), które przyznane zostały jednemu świadczeniobiorcy.

[konsacz]

Witam. Chciałbym dodać do wykazu akt hasło trzeciego rzędu o symbolu 067, tytule "Udostępnianie i pozyskiwanie danych osobowych i informacji" i kat. B-5 a do niej dwie klasy czwartego rzędu: 0670 "udostępnianie danych osobowych i informacji na wniosek innych instytucji" oraz 0671 "wnioskowanie o udostępnienie danych osobowych do innych instytucji". Czy nie będzie to błąd jeśli podepnę je do klasy drogiego rzędu 06 pt. współdziałanie z innymi instytucjami i czy AP mi uzna taką zmianę?

[Rovan]

Ochrona danych osobowych powinna się mieścić w ramach klasy 01 - Organizacja.
Klasa "Współdziałanie z innymi instytucjami" powinna ograniczać się do ustalania zasad współdziałania, obsługi organizacyjnej wyjazdów zagranicznych, udziału w zjazdach, konferencjach itp.
Po 2011 roku klasa ta została mocno okrojona, pierwotnie w JRWA dla JST, a w konsekwencji również w wykazach innych jednostek.