Sprawozdanie.

[typer]

Witam was serdecznie, podpowie mi ktos co jest podstawa do wysylania rocznego sprawozdania do AP z dzialalnosci archiwum zakladowego? Rozporzadzenie prezesa rady ministrow z 2011 r o postepowaniu z dokumentacja i instrukcja kancelaryjna? Bardzo prosze o odpowiedz.

[MarcinP]

Rozdział 11 instrukcji archiwalnej.

[stany]

Cytat z zał. nr 6 - Instr. Archiwalnej - Rozp. z 2011r.

Rozdział 11           Sprawozdawczość archiwum zakładowego

§ 46. 1. Archiwista sporządza sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym w terminie do dnia 31 marca roku następnego po roku sprawozdawczym.

[typer]

Na to sie powolac wysylajac pisno przewodnie w zwiazku z sprawozdaniem z archiwum sądu do AP?

[Marcin Kapała]

Podstawą prawną sprawozdania będzie rzeczywiście rozporządzenie z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych ale tylko dla:
- organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki;
- organów powiatu i starostw powiatowych;
- organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich,
- organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy.
Dla innych jednostek organizacyjnych, w których funkcjonują archiwa zakładowe, podstawy należy szukać w stosowanej instrukcji archiwalnej.

[typer]

No tak jak myslalem, dzieki bardzo. Wiec ja podaje swoja Instrukcje archiwalna. Robie to pierwszy raz stad moze czasem glupio pytam, ale lepiej na forum niz ealnac gafe w pismie. Pozdrawiam

[Marcin Kapała]

W przypadku sądów obowiązuje Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 grudnia 1985 r. w sprawie archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych resortu sprawiedliwości. Podstawą więc będzie § 13 tego zarządzenia, który stanowi, że sprawozdanie z działalności archiwum zakładowego za okres roczny składa jego kierownik (samodzielny pracownik prowadzący archiwum zakładowe) kierownikowi jednostki organizacyjnej lub osobie sprawującej bezpośrednio nadzór nad archiwum zakładowym w I półroczu roku następnego. Sprawozdanie przekazuje się również do wiadomości właściwemu archiwum państwowemu.

[typer]

Super. Dziekuje Ci bardzo serdecznie.

[Kajka]

A ja się zastanawiam czy w AP ktoś w ogóle czyta te sprawozdania i je analizuje?

[Dory]

A ja się zastanawiam czy w AP ktoś w ogóle czyta te sprawozdania i je analizuje?

Ja też się nad tym zastanawiałam nie raz, w moim przypadku chodzi o Archiwum PAN. Wydaje mi się, że nie czytają...

[Kajka]

Chyba nie czytają bo przed kontrolą po raz kolejny proszą o te dane które już raz w sprawozdaniu dostali.

[Grzesiek]

Chyba nie czytają bo przed kontrolą po raz kolejny proszą o te dane które już raz w sprawozdaniu dostali.

Dokładnie ale to nic dziwnego przy ilości kontroli i innych obowiązków jakie mają pracownicy nadzoru. Szkoda tylko, że tego typu obowiązki zajmują czas nam i im, a pożytku z tego nie ma dla nikogo. I to w czasach gdy rozwiązania typu BI są już powszechne. Szkoda, że naszych sprawozdań nie możemy składać np. za pomocą zestandaryzowanego formularza on-line tak by dało się je przetwarzać i np. idąc na kontrole mieć obraz z ostatnich lat. Pamiętam spotkania w NDAP, gdzie takie pomysły się pojawiły ale pewnie jak wiele innych były i...wyszły.

[EwelinaP]

To u mnie chyba raczej czytają, bo pan z nadzoru na kontrole przychodzi zawsze przygotowany

[paco1987]

Powiedzcie mi proszę, dopiero oficjalnie przejmuje archiwum... firma uporządkowała mi archiwum, które przez wiele lat nie funkcjonowało. Mam zrobić sprawozdanie... Mam podać ilość przejętej dokumentacji w roku 2017r... Jakbym napisał rzeczywiste dane to  musiałbym napisać, że ok 70% akt archiwum zakładowego zostało przejęte z komórek w 2017r. Dlaczego tyle? Dlatego, że wszystko, co leżało w archiwum bez spisów wycofałem do komórek do uporządkowania i przekazania (a czego się nie dało wycofać to zewidencjonowałem wspólnie z firmą). W/w akta można by potraktować jako będące już wcześniej w archiwum zakładowym, zatem na sprawozdaniu może tylko uwzględnić tylko te, które faktycznie zostały przekazane przez pracowników (nie będąc wcześniej w archiwum)?
Firma, która obsługuje archiwa podlegające temu samemu AP twierdzi, że AP prosi żeby przynajmniej złożyć sprawozdanie...a danych nie będzie weryfikować, gdyż tylko zależy im na otrzymaniu spisów kat. A.

[EwelinaP]

Moim zdaniem należy wskazać, że dokumentacja została wreszcie ogarnięta. Uwzględniłabym podział na dokumentację, która została przekazana do archiwum i na tą, która została powtórnie przyjęta i uporządkowana. Dodałabym, że w całości zasób archiwum wynosi tyle i tyle, że były prace prowadzone przez firmę zewnętrzną itd. Po co ściemniać, trzeba pisać jak jest. Inna sprawa, że AP faktycznie największą wagę przywiązuje do kat. A, ale to przecież oczywiste.