Załaczniki do pism jako element akt sprawy

[krzysiekp]

Witam
czy w instrukcji kancelaryjnej można umieścić zapis, określający grupę spraw gdzie należy  pozostawiać w aktach sprawy załączniki do wysyłanych pism? Problemem jest nagminne wysyłanie załączników "tylko adresat". Wiem, ze to referent sprawy powinien to określać ale ja później opracowując pod względem archiwalnym akta spraw nie mam pełnej informacji co do jej przebiegu. Rozumiem, ze np. wysyłając umowę do drugiej strony wysyłamy ja tylko adresat bo wróci ona po podpisaniu i zostanie spriorowana do akt sprawy ale w przypadku wniosków o dotacje celowe, przyznanie nagród itp. w aktach sprawy należy takie egz. wysyłanych dokumentów także  pozostawić gdyż nie wrócą one już od adresatów.