W moim wydziale, który ma dosyć szeroki zakres zadań (obsługa administracyjna urzędu, zarządzanie kryzysowe, informatycy, archiwum, obsługa radnych) zdarzają się wspólne symbole z jrwa. Oczywiście dla jednej klasy z wykazu w całym wydziale obowiązuje jeden spis spraw. W moim wydziale jest tak, że spis spraw prowadzi osoba, dla której dany symbol będzie oczywistym wyborem, ze względu na zakres obowiązków. Jeśli ktoś sporadycznie korzysta z "jej" symbolu, to po prostu dzwoni i pyta jaki jest kolejny wolny numer (lub sprawdza w elektronicznym systemie obiegu dokumentacji). Osoba odpowiedzialna zaznacza w spisie spraw - w uwagach lub w opisie - kto zajmuje się daną sprawą. Po zakończeniu sprawy lub przed zdaniem do archiwum oddaje jej pisma, żeby teczka była kompletna. Kto prowadzi sprawę wynika z samego pisma.
Gdy symbolu z wykazu używa w równym stopniu kilka osób, muszą się dogadać. Albo mają wspólny segregator, albo jeśli jest to możliwe, wydziela się zbiór spraw, np. jest główna teczka na zamówienia, którą obsługuje pracownik z kancelarii, ale wydziela się zbiór na zamówienia związane z zarządzaniem kryzysowym.
W innym wydziale robią tak, że wszystkie spisy spraw prowadzone w wydziale są wpięte w jeden segregator (bez spraw). Przed zdaniem do archiwum spisy dopina się do odpowiednich teczek z dokumentacją.
