Nadawanie znaku sprrawy

[konsacz]

Dzień Dobry. Od niedawna jestem pracownikiem w MOPR. Z naszej instrukcji kancelaryjnej wynika, że po wpłynięciu wniosku o pomoc finansową należy założyć sprawę i nadać jej znak. I tu moje pytanie: jeśli każdy z zasiłków ma w instrukcji kancelaryjnej inny symbol klasyfikacyjny (zasiłek celowy ma nr 4130, zasiłek stały 4131, a zasiłek okresowy 4132), a ta sama osoba zwraca się np. o zasiłek okresowy i celowy to jaki mam nadać numer sprawy, skoro te zasiłki są pod innymi symbolami. Czy do każdego zasiłku wypadałoby prowadzić odrębny spis spraw? Mam nadać dwa znaki spraw? czy założyć odrębne teczki dla tej samej osoby, jedną na zasiłek celowy a drugą na zasiłek okresowy? Czy można nadać symbol dla klasy wyższego rzędu nr 413 i tytuł "świadczenia pomocy społecznej". A co z wnioskiem o pomoc, gdzie osoba nie precyzuje jakim zasiłkiem i na co jest zainteresowana (tak jest bardzo często). Za wszystkie odpowiedzi z góry dziękuję.

[Bolek]

A prowadzicie  także  teczki  zbiorcze  świadczeniobiorców?

[ArchiwistaMOPS]

A prowadzicie  także  teczki  zbiorcze  świadczeniobiorców?

Do teczek zbiorczych odkładamy akta spraw zarejestrowanych w różnych spisach spraw.
Np. Jan Kowalski otrzymuje świadczenia w postaci zasiłku stałego i celowego. Rejestrujemy dwie sprawy w dwóch osobnych spisach spraw, dla zasiłku stałego i celowego. Następnie możemy te akta odłożyć do teczki zbiorczej założonej dla Jana Kowalskiego. Nie rejestrujemy spraw w teczkach zbiorczych.

[ArchiwistaMOPS]

ta sama osoba zwraca się np. o zasiłek okresowy i celowy to jaki mam nadać numer sprawy, skoro te zasiłki są pod innymi symbolami. Czy do każdego zasiłku wypadałoby prowadzić odrębny spis spraw? Mam nadać dwa znaki spraw? czy założyć odrębne teczki dla tej samej osoby, jedną na zasiłek celowy a drugą na zasiłek okresowy? Czy można nadać symbol dla klasy wyższego rzędu nr 413 i tytuł "świadczenia pomocy społecznej". A co z wnioskiem o pomoc, gdzie osoba nie precyzuje jakim zasiłkiem i na co jest zainteresowana (tak jest bardzo często). Za wszystkie odpowiedzi z góry dziękuję.

Mam dokładnie taki sam problem w MOPS. Niestety, u mnie pracownicy bardzo często rejestrowali takie sprawy w teczkach zbiorczych  lub odkładali takie wnioski do tych teczek bez rejestracji...
Moim zdaniem wniosek, który jest podstawą do wszczęcia więcej niż tylko jednej sprawy, rejestrujemy w każdej z tych spraw (umieszczamy po jednym egzemplarzu wniosku w każdej sprawie).

[konsacz]

Dziękuję za odpowiedzi. A jaki nadać znak teczce zbiorczej, czy można napisać dwa znaki teczki np na górze znak dla zasiłków celowych a pod nim znak dla zasiłków okresowych i czy oddzielne spisy spraw np dla zasiłku stałego i zasiłku celowego odkładamy do teczek zbiorczych razem z aktami?

[Rovan]

Teczka zbiorcza posiada jedynie znak teczki (symbol komórki + symbol z JRWA właściwy dla teczek zbiorczych). Nie nanosi się na nią znaków spraw pod którymi zostały zarejestrowane dokumenty w teczce.
Spisy spraw pozostają w teczkach rzeczowych. Przy sprawach należy umieścić informację, że akta trafiły do teczki zbiorczej.

[Bolek]

A po latach pozostanie do wybrakowania tylko spis spraw bo same sprawy będą w poszczególnych teczkach zbiorczych.

[konsacz]

Witam. Mam jeszcze takie pytanie. Muszę założyć nową teczkę i spis spraw, w którym zarejestrowane muszą być pisma z lat wcześniejszych z nadanym znakiem sprawy, tytuł i kategorię archiwalną według starego wykazu akt. Natomiast obecnie obowiązuje nowy wykaz akt, według którego wspomniane pisma mają nowy znak sprawy, tytuł i wyższą kategorię archiwalną. Czy można umieścić  aktualnie obowiązujący znak z nowego JRWA, na tych pismach obok starego znaku i w tworzonym spisie spraw i na teczce???

[Kajka]

Numer JRWA i hasło klasyfikacyjne zostaje takie jakie wynikają ze starego wykazu akt, kategorię archiwalną należy zmienić na wyższą taka jest generalna zasada.

[konsacz]

Numer JRWA i hasło klasyfikacyjne zostaje takie jakie wynikają ze starego wykazu akt, kategorię archiwalną należy zmienić na wyższą taka jest generalna zasada.

Dziękuję bardzo za pomoc. Pozdrawiam

[Jarek]

Witam. Mam jeszcze takie pytanie. Muszę założyć nową teczkę i spis spraw, w którym zarejestrowane muszą być pisma z lat wcześniejszych z nadanym znakiem sprawy, tytuł i kategorię archiwalną według starego wykazu akt. Natomiast obecnie obowiązuje nowy wykaz akt, według którego wspomniane pisma mają nowy znak sprawy, tytuł i wyższą kategorię archiwalną. Czy można umieścić  aktualnie obowiązujący znak z nowego JRWA, na tych pismach obok starego znaku i w tworzonym spisie spraw i na teczce???

Coś tu jest nie tak. Jeśli masz dokumentację z poprzednich lat to nie będziesz dla niej TERAZ zakładać żadnego spisu spraw ani umieszczać na dokumentach żadnych niby-znaków spraw. Skoro żadnych spraw nie było, to tak ma zostać.  Kto Ci to kazał robić i po co?
Jeśli masz archiwizować tę dokumentację to trzeba ją po prostu opisać - można się zastanawiać czy i jak opisać ją symbolem i hasłem z jrwa, czy tylko opisać zawartość i przydać odpowiednią kategorię archiwalną.

[Dory]

Witam. Mam jeszcze takie pytanie. Muszę założyć nową teczkę i spis spraw, w którym zarejestrowane muszą być pisma z lat wcześniejszych z nadanym znakiem sprawy, tytuł i kategorię archiwalną według starego wykazu akt. Natomiast obecnie obowiązuje nowy wykaz akt, według którego wspomniane pisma mają nowy znak sprawy, tytuł i wyższą kategorię archiwalną. Czy można umieścić  aktualnie obowiązujący znak z nowego JRWA, na tych pismach obok starego znaku i w tworzonym spisie spraw i na teczce???

Coś tu jest nie tak. Jeśli masz dokumentację z poprzednich lat to nie będziesz dla niej TERAZ zakładać żadnego spisu spraw ani umieszczać na dokumentach żadnych niby-znaków spraw. Skoro żadnych spraw nie było, to tak ma zostać.  Kto Ci to kazał robić i po co?
Jeśli masz archiwizować tę dokumentację to trzeba ją po prostu opisać - można się zastanawiać czy i jak opisać ją symbolem i hasłem z jrwa, czy tylko opisać zawartość i przydać odpowiednią kategorię archiwalną.

Właśnie, do, nazwijmy to, starej dokumentacji, której nie klasyfikowano i kwalifikowano zgodnie z przepisami, nie tworzy się spisów spraw, nie nadaje się sztucznie znaków akt, tylko kategoria jest ważna. Ja kiedyś, na początku mojej pracy, nieświadoma, że tak się nie robi, zabrałam się za odtwarzanie spisów spraw Narobiłam się jak dzika, a później nieźle się zdziwiłam

[homo novus]

Wszystko zależy od przypadku - mnie w trakcie kontroli AP kazało właśnie coś takiego zrobić. Pozakładać spisy spraw dla dokumentacji rowadzonej przez komórki w sposób nieprawidłowy przez  ok. 30 lat. Na dodatek  były to materiały, które trudno uznać za akta spraw .

[jacek_k]

Wszystko zależy od przypadku - mnie w trakcie kontroli AP kazało właśnie coś takiego zrobić. Pozakładać spisy spraw dla dokumentacji rowadzonej przez komórki w sposób nieprawidłowy przez  ok. 30 lat. Na dodatek  były to materiały, które trudno uznać za akta spraw .

Mogę dowiedzieć się co to za archiwum?

[Dory]

Wszystko zależy od przypadku - mnie w trakcie kontroli AP kazało właśnie coś takiego zrobić. Pozakładać spisy spraw dla dokumentacji rowadzonej przez komórki w sposób nieprawidłowy przez  ok. 30 lat. Na dodatek  były to materiały, które trudno uznać za akta spraw .

Mogę dowiedzieć się co to za archiwum?

Mnie też interesuje, które archiwum wymyśla coś, co kłóci się z zasadami metodyki archiwalnej, i jest, szczerze mówiąc, bezsensowne - przecież w takim przypadku tylko kategoria archiwalna ma znaczenie, czyż nie?