Internetowe Forum Archiwalne > Kształtowanie zasobu archiwalnego
Nadawanie znaku sprrawy
Dory:
--- Cytat: Marcin Kapała w Maj 28, 2018, ---
--- Cytat: Dory w Styczeń 22, 2018, ---
--- Cytat: Dory w Styczeń 22, 2018, ---Mam taki problem. W jednej komórce organizacyjnej w instytucie naukowym - Dział Informacji Naukowej, symbol DIN - pracują 3 osoby, każda z określonym zakresem obowiązków. Jak wygląda zakładanie spraw i prowadzenie spisu spraw w takim przypadku? To znaczy czy prowadzony jest jeden spis spraw dla danego symbolu klasyfikacyjnego? Ale czy wtedy pole "Referent" w spisie spraw pozostaje puste i wypełnia się tylko symbol komórki organizacyjnej?
W naszej instrukcji, mocno przestarzałej, sprzed 12 lat :(, nie ma zapisu o możliwości prowadzenia spraw z wykorzystaniem inicjałów prowadzącego sprawę.
Jeśli jest jeden spis spraw, czy można w polu "Uwagi" w spisie spraw podać imię i nazwisko prowadzącego sprawę?
Zakładam, że referenci nie mogą prowadzić osobnych spisów spraw, bo jak wtedy wyglądałoby przekazywanie do archiwum? Kilka teczek o tym samym symbolu i tym samym tytule...?
Bardzo proszę o pilną odpowiedź.
--- Koniec cytatu ---
Dodam, że w strukturze organizacyjnej mamy tylko tę komórkę o symbolu DIN, żadnych podkomórek, więc zakładam, że musi być jeden spis spraw z adnotacjami w spisie spraw, kto prowadzi daną sprawę. A jak to może wyglądać w praktyce? W jednym pokoju mamy segregator np. 050 - Współpraca naukowa krajowa, z założonym spisem spraw i każdy referent, zależnie od tematyki z tej grupy spraw, zakłada i prowadzi dalej sprawy, dokładając dokumentację, tak?
--- Koniec cytatu ---
Problem dotyczy bardziej organizacji pracy. Zakładam, że w Dziale Informacji Naukowej prowadzona jest więcej niż jedna teczka rzeczowa, zakresy obowiązków nie pokrywają się, a kierownik działu dokonuje dekretacji. Wykaz akt dzieli dokumentację na grupy rzeczowe i każdy z pracowników Działu powinien założyć teczki/ spisy dla prowadzonych przez siebie spraw. Teczki nie powinny się pokrywać, jeżeli zakresy obowiązków są czytelne. Kwestia organizacji pracy Działu jest do przemyślenia, jeżeli prowadzenie dokumentacji wygląda inaczej, np. czytelne rozdzielenie zakresu obowiązków lub przypisanie odpowiedzialności za prowadzoną dokumentację. Swoją drogą ciekawi mnie, co trafia do teczki o nazwie Współpraca naukowa krajowa. Z moich doświadczeń wynika, że w takich aktach znajduje się korespondencja, której pracownicy nie potrafili przypisać klasyfikacji rzeczowej (czytaj - Sprawy różne).
--- Cytuj --- Nasz wykaz akt jest niesamowicie przestarzały, więc siłą rzeczy musimy kombinować i np. sprawy uzyskiwania pozwoleń od innych jednostek dotyczących materiałów geologicznych kwalifikujemy tu. Chociaż przyprawia mnie to o zgrzytanie zębów - wszak u nas ta klasa ma kategorię A
--- Koniec cytatu ---
--- Koniec cytatu ---
Jarek:
--- Cytat: Dory w Styczeń 22, 2018, ---Mam taki problem. W jednej komórce organizacyjnej w instytucie naukowym - Dział Informacji Naukowej, symbol DIN - pracują 3 osoby, każda z określonym zakresem obowiązków. Jak wygląda zakładanie spraw i prowadzenie spisu spraw w takim przypadku? To znaczy czy prowadzony jest jeden spis spraw dla danego symbolu klasyfikacyjnego? Ale czy wtedy pole "Referent" w spisie spraw pozostaje puste i wypełnia się tylko symbol komórki organizacyjnej?
W naszej instrukcji, mocno przestarzałej, sprzed 12 lat :(, nie ma zapisu o możliwości prowadzenia spraw z wykorzystaniem inicjałów prowadzącego sprawę.
Jeśli jest jeden spis spraw, czy można w polu "Uwagi" w spisie spraw podać imię i nazwisko prowadzącego sprawę?
Zakładam, że referenci nie mogą prowadzić osobnych spisów spraw, bo jak wtedy wyglądałoby przekazywanie do archiwum? Kilka teczek o tym samym symbolu i tym samym tytule...?
Bardzo proszę o pilną odpowiedź.
--- Koniec cytatu ---
Bezwzględnie tylko jeden spis spraw dla komórki, dla jednego symbolu jrwa i w obrębie jednego roku. Inicjały niczego nie załatwiają. Nie ma takiego obowiązku, żeby sprawy w jednym spisie spraw mógł rejestrować i prowadzić tylko jeden pracownik - w moim (dużym) urzędzie bywa np. tak, że sprawy w obrębie jednego spisu spraw może prowadzić nawet kilkudziesięciu pracowników jednej komórki. Do spisu spraw można wpisywać dodatkowe przydatne informacje.
Jeśli klasa w obecnym jrwa jest mocno ogólna, a pracownicy mają bardziej skonkretyzowane obowiązki (mieszczące się tematycznie w tej klasie), to zawsze można przecież użyć np. podteczek.
Niezależnie od tego może warto pomyśleć po prostu o rozbudowie jrwa.
Dory:
--- Cytat: Jarek w Maj 30, 2018, ---
--- Cytat: Dory w Styczeń 22, 2018, ---Mam taki problem. W jednej komórce organizacyjnej w instytucie naukowym - Dział Informacji Naukowej, symbol DIN - pracują 3 osoby, każda z określonym zakresem obowiązków. Jak wygląda zakładanie spraw i prowadzenie spisu spraw w takim przypadku? To znaczy czy prowadzony jest jeden spis spraw dla danego symbolu klasyfikacyjnego? Ale czy wtedy pole "Referent" w spisie spraw pozostaje puste i wypełnia się tylko symbol komórki organizacyjnej?
W naszej instrukcji, mocno przestarzałej, sprzed 12 lat :(, nie ma zapisu o możliwości prowadzenia spraw z wykorzystaniem inicjałów prowadzącego sprawę.
Jeśli jest jeden spis spraw, czy można w polu "Uwagi" w spisie spraw podać imię i nazwisko prowadzącego sprawę?
Zakładam, że referenci nie mogą prowadzić osobnych spisów spraw, bo jak wtedy wyglądałoby przekazywanie do archiwum? Kilka teczek o tym samym symbolu i tym samym tytule...?
Bardzo proszę o pilną odpowiedź.
--- Koniec cytatu ---
Bezwzględnie tylko jeden spis spraw dla komórki, dla jednego symbolu jrwa i w obrębie jednego roku. Inicjały niczego nie załatwiają. Nie ma takiego obowiązku, żeby sprawy w jednym spisie spraw mógł rejestrować i prowadzić tylko jeden pracownik - w moim (dużym) urzędzie bywa np. tak, że sprawy w obrębie jednego spisu spraw może prowadzić nawet kilkudziesięciu pracowników jednej komórki. Do spisu spraw można wpisywać dodatkowe przydatne informacje.
Jeśli klasa w obecnym jrwa jest mocno ogólna, a pracownicy mają bardziej skonkretyzowane obowiązki (mieszczące się tematycznie w tej klasie), to zawsze można przecież użyć np. podteczek.
Niezależnie od tego może warto pomyśleć po prostu o rozbudowie jrwa.
--- Cytuj --- Jasne, staram się o to od dłuższego czasu, ale dyrekcja jest opieszała w tej kwestii. >:(
--- Koniec cytatu ---
--- Koniec cytatu ---
Forumowicz:
A jeśli chodzi o zaświadczenia? Czy numer zaświadczenia to jednocześnie znak sprawy?
Mateusznowicjusz:
--- Cytat: Marcin Kapała w Czerwiec 08, 2016, ---
--- Cytat: konsacz w Czerwiec 07, 2016, ---Witam. A czy jest jakaś podstawa prawna która nakazuje pisać tylko i wyłącznie taki znak teczki który obowiązywał w momencie wytworzenia dokumentacji?? Proszę uprzejmie o namiar na taki przepis to pokaże go swoim przełożonym którzy każą mi pisać symbole z najnowszego JRWA nawet do starej dokumentacji
--- Koniec cytatu ---
Podstawę prawną stanowi instrukcja kancelaryjna, którą stosujecie. To ona określa, jak jest opisana teczka aktowa i jak wygląda znak akt. Oczywiście znak będzie wynikał z rzeczowego wykazu akt, który obowiązywał w momencie prowadzenia danej teczki. Musi odpowiadać symbolowi klasyfikacyjnemu, który występuje w znakach prowadzonych spraw. Trzeba również pamiętać, że znak akt wiąże się nierozerwalnie z tytułem teczki, który wynika z hasła klasyfikacyjnego rzeczowego wykazu akt. Podsumowując tytuł teczki, znak akt i znak sprawy muszą wynikać z rzeczowego wykazu akt, który obowiązywał w danym okresie. To nie jest tylko kwestia podstawy prawnej, ale przede wszystkim logiki. Wymaganie od pracowników opisywania teczek znakiem z nowego JRWA, który nie odpowiada znakom spraw, jest zwykłą ignorancją. Proszę zapytać swoją szefową, czy każe poprawić w aktach znaki spraw, skoro wymaga opisania teczek symbolami klasyfikacyjnymi z nowego wykazu.
Możemy mieć oczywiście sytuację, w której teczka prowadzona jest dłużej niż przez jeden rok, w czasie obowiązywania dwóch różnych rzeczowych wykazów akt. W opiece społecznej taka sytuacja może występować w przypadku teczek zbiorczych. Wówczas rzeczywiście konieczne jest umieszczenie dwóch znaków akt na teczce, chociaż należy się zastanowić, czy nie lepiej byłoby taką teczkę rozdzielić.
--- Koniec cytatu ---
Cześć, a co w sytuacji gdy teczki zawierają akta które należą do dwóch haseł z wykazu rzędu trzeciego, nie ma możliwości żeby je podzielić żeby było zgodnie z wykazem. Co należy więc zrobić - nadać hasło z rzędu drugiego bardziej szczegółowe czy opisać nie stosowano wykazu akt?
Nawigacja
Idź do wersji pełnej