Nadawanie znaku sprrawy

[konsacz]

A prowadzicie  także  teczki  zbiorcze  świadczeniobiorców?

Do teczek zbiorczych odkładamy akta spraw zarejestrowanych w różnych spisach spraw.
Np. Jan Kowalski otrzymuje świadczenia w postaci zasiłku stałego i celowego. Rejestrujemy dwie sprawy w dwóch osobnych spisach spraw, dla zasiłku stałego i celowego. Następnie możemy te akta odłożyć do teczki zbiorczej założonej dla Jana Kowalskiego. Nie rejestrujemy spraw w teczkach zbiorczych.

Dobry wieczór. Mam jeszcze takie pytanie, czy jeśli wspomniany wyżej Jan Kowalski ma w teczce zbiorczej świadczenie w postaci zasiłku celowego i stałego to czy trzeba przy rejestracji w dwóch osobnych spisach spraw dla zasiłku celowego i stałego zakładać dla tych spisów dwie osobne teczki na nazwisko Jana Kowalskiego przez co będzie miał 3 teczki tj. jedną zbiorczą z dokumentami i dwie teczki rzeczowe tylko na spisy spraw. Czy też mogę zarejestrować w spisach spraw dla zasiłków celowych i zasiłków stałych Kowalskiego pod numerem 1 a pod numerami 2, 3, 4 itd. innych wnioskodawców tych świadczeń, których akta odłożyłem do teczek zbiorczych?

[Marcin Kapała]

Teczka zbiorcza przypisana jest to konkretnego świadczeniobiorcy. Spisy spraw dotyczą natomiast świadczeń i są prowadzone dla różnych świadczeniobiorców.

[Rovan]

Sprawy dot. zasiłków rejestrujesz na spisach spraw w teczkach rzeczowych właściwych dla konkretnych zasiłków (bez podziału na osoby, których dotyczą).
Następnie zasiłki dot. konkretnej osoby przenosisz do teczki zbiorczej tej osoby odnotowując ten fakt na spisie spraw w teczce rzeczowej zasiłków.
Tak więc Jan Kowalski będzie miał tylko jedna teczkę osobową (zbiorczą).

[konsacz]

Witam. Mam kolejne pytanie. Czy w teczkach rzeczowych które zakładamy dla spisów spraw dotyczących np. zasiłków celowych przyznanych wnioskodawcy dla którego prowadzi się teczki zbiorcze, rejestrujemy w spisie spraw tylko decyzje na podstawie której zasiłek celowy został przyznany? Czy też trzeba rejestrować pod pierwszym numerem w wyżej wymienionym spisie spraw najpierw wniosek o przyznanie zasiłku celowego złożony przez wnioskodawce, potem pod drugim numerem w spisie wywiad środowiskowy przeprowadzony przez pracownika socjalnego u wnioskodawcy i dopiero pod trzecim numerem w spisie decyzję o przyznaniu zasiłku celowego?

[Rovan]

W systemie bezdziennikowym nie rejestrujemy wszystkich pism w sprawie - rejestrujemy sprawę jako taką (na podstawie pierwszego pisma - pisma wszczynającego sprawę). Odnosząc się do podanego przez Ciebie przykładu - skoro pismem wszczynającym sprawę jest wniosek o przyznanie zasiłku, to na jego podstawie zarejestrujesz sprawę na spisie spraw. Kolejne pisma w tej samej sprawie nie będą już rejestrowane na spisie. Jeśli decyzja o przyznaniu zasiłku kończy sprawę datę jej wydania odnotujesz na spisie w rubryce "data zakończenia sprawy" (ewentualnie można podać w uwagach sposób zakończenia sprawy, np. decyzja pozytywna, negatywna itp.).

[konsacz]

W systemie bezdziennikowym nie rejestrujemy wszystkich pism w sprawie - rejestrujemy sprawę jako taką (na podstawie pierwszego pisma - pisma wszczynającego sprawę). Odnosząc się do podanego przez Ciebie przykładu - skoro pismem wszczynającym sprawę jest wniosek o przyznanie zasiłku, to na jego podstawie zarejestrujesz sprawę na spisie spraw. Kolejne pisma w tej samej sprawie nie będą już rejestrowane na spisie. Jeśli decyzja o przyznaniu zasiłku kończy sprawę datę jej wydania odnotujesz na spisie w rubryce "data zakończenia sprawy" (ewentualnie można podać w uwagach sposób zakończenia sprawy, np. decyzja pozytywna, negatywna itp.).

Dziękuję za pomoc. W naszym MOPRze kierowniczka nie pozwala rejestrować pism tak jak piszesz tylko każe oddzielnie nanosić na spis spraw wniosek, wywiad i decyzje, a jak ktoś zrobi inaczej to karze poprawiać

[Rovan]

Zatem wasza kierowniczka ewidentnie nie rozumie bezdziennikowego systemu kancelaryjnego. Spis spraw to nie jest wykaz pism w teczce.

[konsacz]

Witam. Chciałbym się dowiedzieć czy jeśli muszę napisać wniosek do Urzędu Stanu Cywilnego o udostępnienie danych dłużnika alimentacyjnego z rejestru mieszkańców,  to czy mogę użyć symbolu 0613 o haśle "współpraca z innymi instytucjami" i kategorii B-25 z naszego JRWA? Czy można jako znak tego wniosku dać symbol taki jakim oznaczona jest teczka danego dłużnika tj 4311 o haśle "postępowanie wobec dłużników alimentacyjnych" i kat. B-10? Proszę o pomoc

[Paweł z ...]

Czy "wniosek do Urzędu Stanu Cywilnego o udostępnienie danych dłużnika alimentacyjnego z rejestru mieszkańców" jest elementem " "postępowanie wobec dłużników alimentacyjnych". Jeśli odpowiedź brzmi tak, jak sądzę, to wniosek oznaczasz znakiem sprawy z symbolem 4311.  Nie 0613 "współpraca z innymi instytucjami". Połowa urzędników wrzuciłaby tu większość pism Dobrze, że z wykazów z 2011 roku takie klasy usunięto.

[konsacz]

Czy "wniosek do Urzędu Stanu Cywilnego o udostępnienie danych dłużnika alimentacyjnego z rejestru mieszkańców" jest elementem " "postępowanie wobec dłużników alimentacyjnych". Jeśli odpowiedź brzmi tak, jak sądzę, to wniosek oznaczasz znakiem sprawy z symbolem 4311.  Nie 0613 "współpraca z innymi instytucjami". Połowa urzędników wrzuciłaby tu większość pism Dobrze, że z wykazów z 2011 roku takie klasy usunięto.

Tak jest elementem postępowanie wobec dłużników alimentacyjnych. Nasza instytucja nie jest pod nadzorem archiwalnym i ciężko wyegzekwować stosowanie przez pracowników przepisów kancelaryjnych

[konsacz]

Dzień dobry. Chciałbym się poradzić czy jeśli mam w teczkach wnioski, które wpłynęły do MOPR-u z innych instytucji, a które dotyczą: "udostępnienia danych osobowych ze zbioru danych", to czy mogę je kwalifikować jako "Informowanie jednostek zewnętrznych o klientach Ośrodka pobierających świadczenia i dodatki" o kat. B-5 ? Pracownicy nadają im tytuł "Współdziałanie z innymi instytucjami" o kat. B-25 co moim zdaniem jest błędne.  We wnioskach tych najczęściej inne instytucje proszą o przeprowadzanie wywiadów alimentacyjnych lub środowiskowych wśród krewnych ich klientów mieszkających w naszym mieście.

[MarcinP]

Nie można takich spraw rejestrować, jako współdziałanie - kat. B 25. To nie jest żadne współdziałanie, tylko przekazanie odpowiedzi na wniosek. Prędzej można to zakwalifikować to hasła, które podałeś lub do hasła związanego z ochroną danych osobowych, niż do B 25.

[konsacz]

Dobry wieczór. Chciałbym się poradzić. Mam do archiwizowania dokumenty świadczeń w postaci usług opiekuńczych z lat 1990 - 93 na których widnieje znak sprawy OSP 9143b/251/93. Czy mogę na spisie zdawczo odbiorczym napisać znak teczki z obecnie obowiązującego u nas symbolu komórki organizacyjnej i obecnego symbolu z naszego JRWA,  czyli MOPR.DUO.41600.  Numer 41600 oznacza Usługi opiekuńcze. Natomiast kategoria archiwalna zarówno w latach 90 jak i w 2016 roku dla usług opiekuńczych jest ta sama tj. B-5. Czy dla starych teczek muszę nadawać znak teczki w spisie zdawczo odbiorczym taki jaki obowiązywał w momencie wytworzenia dokumentów w nich zawartych, czy mogę dać taki znak teczki jaki obowiązuje dla obecnie wytworzonych dokumentów dot. tego samego zagadnienia?

[Paweł z ...]

Na spisie umieszcza się znak teczki jaki stosowano w chwili powstania dokumentacji. Powinniśmy jedynie zmienić kategorię archiwalną, jeżeli obecnie jest stosowana wyższa. W tym przypadki masz jednak taką samą kategorię.

[konsacz]

Na spisie umieszcza się znak teczki jaki stosowano w chwili powstania dokumentacji. Powinniśmy jedynie zmienić kategorię archiwalną, jeżeli obecnie jest stosowana wyższa. W tym przypadki masz jednak taką samą kategorię.

Dziękuje. Dziś się zapytałem o to Panią kierownik z naszego Archiwum Państwowego i powiedziała że mogę użyć nowego symbolu z JRWA