Internetowe Forum Archiwalne > Kształtowanie zasobu archiwalnego
Nadawanie znaku sprrawy
konsacz:
Dzień Dobry. Od niedawna jestem pracownikiem w MOPR. Z naszej instrukcji kancelaryjnej wynika, że po wpłynięciu wniosku o pomoc finansową należy założyć sprawę i nadać jej znak. I tu moje pytanie: jeśli każdy z zasiłków ma w instrukcji kancelaryjnej inny symbol klasyfikacyjny (zasiłek celowy ma nr 4130, zasiłek stały 4131, a zasiłek okresowy 4132), a ta sama osoba zwraca się np. o zasiłek okresowy i celowy to jaki mam nadać numer sprawy, skoro te zasiłki są pod innymi symbolami. Czy do każdego zasiłku wypadałoby prowadzić odrębny spis spraw? Mam nadać dwa znaki spraw? czy założyć odrębne teczki dla tej samej osoby, jedną na zasiłek celowy a drugą na zasiłek okresowy? Czy można nadać symbol dla klasy wyższego rzędu nr 413 i tytuł "świadczenia pomocy społecznej". A co z wnioskiem o pomoc, gdzie osoba nie precyzuje jakim zasiłkiem i na co jest zainteresowana (tak jest bardzo często). Za wszystkie odpowiedzi z góry dziękuję.
Bolek:
A prowadzicie także teczki zbiorcze świadczeniobiorców?
ArchiwistaMOPS:
--- Cytat: Bolek w Luty 22, 2016, ---A prowadzicie także teczki zbiorcze świadczeniobiorców?
--- Koniec cytatu ---
Do teczek zbiorczych odkładamy akta spraw zarejestrowanych w różnych spisach spraw.
Np. Jan Kowalski otrzymuje świadczenia w postaci zasiłku stałego i celowego. Rejestrujemy dwie sprawy w dwóch osobnych spisach spraw, dla zasiłku stałego i celowego. Następnie możemy te akta odłożyć do teczki zbiorczej założonej dla Jana Kowalskiego. Nie rejestrujemy spraw w teczkach zbiorczych.
ArchiwistaMOPS:
--- Cytat: konsacz w Luty 22, 2016, ---ta sama osoba zwraca się np. o zasiłek okresowy i celowy to jaki mam nadać numer sprawy, skoro te zasiłki są pod innymi symbolami. Czy do każdego zasiłku wypadałoby prowadzić odrębny spis spraw? Mam nadać dwa znaki spraw? czy założyć odrębne teczki dla tej samej osoby, jedną na zasiłek celowy a drugą na zasiłek okresowy? Czy można nadać symbol dla klasy wyższego rzędu nr 413 i tytuł "świadczenia pomocy społecznej". A co z wnioskiem o pomoc, gdzie osoba nie precyzuje jakim zasiłkiem i na co jest zainteresowana (tak jest bardzo często). Za wszystkie odpowiedzi z góry dziękuję.
--- Koniec cytatu ---
Mam dokładnie taki sam problem w MOPS. Niestety, u mnie pracownicy bardzo często rejestrowali takie sprawy w teczkach zbiorczych :-[ lub odkładali takie wnioski do tych teczek bez rejestracji...
Moim zdaniem wniosek, który jest podstawą do wszczęcia więcej niż tylko jednej sprawy, rejestrujemy w każdej z tych spraw (umieszczamy po jednym egzemplarzu wniosku w każdej sprawie).
konsacz:
Dziękuję za odpowiedzi. A jaki nadać znak teczce zbiorczej, czy można napisać dwa znaki teczki np na górze znak dla zasiłków celowych a pod nim znak dla zasiłków okresowych i czy oddzielne spisy spraw np dla zasiłku stałego i zasiłku celowego odkładamy do teczek zbiorczych razem z aktami?
Nawigacja
[#] Następna strona
Idź do wersji pełnej