Myślę, że tu MSWiA rozstrzyga, że w spisie spraw mogą być dodatkowe elementy:
Czy do znaku sprawy (na końcu) można dodawać inne elementy niż ujęte w rozporządzeniu [Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej...]?
Nie można. Jeżeli są potrzebne dodatkowe informacje o sprawie to nie ma potrzeby ich dołączać do znaku sprawy. Takie informacje mogą być umieszczane w spisie spraw. Należy nadmienić, że spis spraw może być prowadzony w postaci elektronicznej zgodnie z § 39 ust. 2 pkt 1 [instrukcji kancelaryjnej], co stwarza dodatkowe możliwości podmiotom mającym potrzebę opisania spraw dodatkowymi kryteriami.
Powyższe dostępne pod adresem: https://mswia.gov.pl/pl/wolnytekst/8844,dok.html
Tak się właśnie zastanawiałem, czy aby na pewno to rozróżnienie między systemem tradycyjnym a EZD w kwestii sposobu prowadzenia spisu spraw, było do końca przemyślane i celowe. I ta przytoczona przez Ciebie interpretacja ze strony MSWiA moim zdaniem świadczy, że nie było. W nawiązaniu do tego co pisze Rovan - nie dajmy się zwariować, instrukcja wyznacza ramy i minima niezbędnych informacji, nie tworzy dogmatów w szczegółach postępowania z dokumentacją.
Przyjrzyjmy się jednak "ciemnej stronie mocy" instrukcji kancelaryjnej. W sensie formalnym, moim zdaniem, taka interpretacja zapisu rozporządzenia, gdzie tworzy się furtkę dla zmian w spisie spraw w systemie tradycyjnym, jednak jest nieuprawniona. Dodawanie informacji do spisu spraw nie powinno powodować problemów z oceną dokumentacji w sądach itp.
Obracamy się w tej dyskusji w kręgu racjonalizowania spisu spraw - wracając jednak do pytania użytkownika kingap - mam wrażenie że mamy do czynienia jednak z czyjąś fantazją w prowadzeniu dokumentacji, powodowaną tak naprawdę niezrozumieniem zasad prowadzenia dokumentacji. Spis spraw jest uniwersalny w skali jednostki i nie powinno się go modyfikować ze względu na widzimisię jednego urzędnika.
