Kopie w archiwach społecznych

[Katarzyna Ziętal]

Witam,
chciałam poruszyć temat plików cyfrowych w archiwach społecznych.
Można rozróżnić 3 kategorie takich plików:
1. pliki elektroniczne (born digital) - które w swojej oryginalnej postaci już są elektroniczne
2. pliki wtórnie cyfrowe - kopie materiałów, które posiadamy w archiwum i które przeszły proces digitalizacji
3. pliki wtórnie cyfrowe, co do których nie mamy dostępu do oryginałów. I właśnie o tę sytuację chciałam zapytać. W archiwach społecznych to bardzo częsta sytuacja. Często nie mają one swojej czytelni, gdzie mogą udostępniać zbiory. Organizują natomiast akcje społeczne, w wyniku których osoby prywatne przynoszą do archiwum swoje materiały, tam są digitalizowane i następnie zwracane właścicielom. Digitalizacja odbywa się zgodnie ze standardami. To właśnie ta kopia cyfrowa jest dokumentem, którym archiwum zarządza, nie mając dostępu do oryginału.

I tu pojawia się moje pytanie - rozumiem, że w takim przypadku to plik cyfrowy jest przedmiotem opisu, nie zaś oryginał. Oryginał i sposób jego pozyskania, ofiarodawcę, możemy opisać w rubrykach typu "pochodzenie", natomiast w pozostałych rubrykach typu rozmiar, stan fizyczny opisujemy właśnie plik cyfrowy.
W takim przypadku rubryka "kopie i miejsce ich przechowywania" dotyczy kolejnej kopii naszego pliku cyfrowego.
Czy się mylę?

Pewnie nie tylko w archiwach społ. spotykamy taką sytuację, choć tu jest ona normą.

[Hanna Staszewska]

Pani Katarzyno,
kopie to nierozwiązywalny jak do tej pory problem archiwów, swoisty

[Hanna Staszewska]

Przepraszam, ale nowy IFAR sprawia niespodzianki

Pani Katarzyno,
kopie to nierozwiązywalny jak do tej pory problem polskich archiwów, z którym nie możemy uporać się i który powraca raz po raz 

Ostatni projekt NDAP (a projektów w ciągu ostatnich 10 chyba lat  było kilka) w tym temacie pochodzi z października 2015 r.
A tam paragraf 5 stanowi (cyt.):
"1.   Kopie gromadzi się w archiwach państwowych w formie zbiorów.
2.   Nazwę zbioru kopii nadaje się w archiwum państwowym na podstawie uchwały komisji metodycznej archiwum.
3.   Nazwa zbioru kopii powinna:
1) wskazywać nazwę twórcy oryginalnej dokumentacji lub nazwę twórcy zbioru kopii, o ile zbiór zawiera kopie oryginalnej dokumentacji wielu twórców;
2) odzwierciedlać ich treść, w przypadku braku możliwości określenia twórcy,
np. ?Wyższy Urząd Górniczy we Wrocławiu?, ?Zbiór Jana Nowaka?, ?Zbiór materiałów do krakowskich zespołów gospodarczych w archiwach zagranicznych?, ?Zbiór fotografii getta w Kutnie?, ?Zbiór fotografii rodziny Kowalskich?.
4.   Rejestr zbiorów kopii, zwany dalej ?rejestrem?, archiwa państwowe prowadzą przy wykorzystaniu systemu informatycznego.
5.   Rejestr prowadzi:
1) w archiwum państwowym - osoba wyznaczona przez dyrektora archiwum państwowego;
2) w oddziale zamiejscowym archiwum państwowego - kierownik oddziału zamiejscowego lub osoba wyznaczona przez dyrektora archiwum państwowego.
6.   Sposób opisu zbioru kopii w rejestrze określa Instrukcja, stanowiąca załącznik do zarządzenia."

I tu owa instrukcja (cyt.):
"INSTRUKCJA
W SPRAWIE ZASAD REJESTROWANIA KOPII W ARCHIWACH PAŃSTWOWYCH

Rejestr powinien zawierać następujące dane:
1.   Informacje o kopiach:
1)   numer identyfikacyjny zbioru kopii, składający się z numeru archiwum łamanego przez numer kolejny z rejestru, np. 12/10; 13/12;
2)   nazwa zbioru kopii;
3)   data wykonania kopii, o ile możliwe jest jej ustalenie, np. 2014-12-12, 1945-1948, przed 1970, ok. 1983, lata 70. XX w.; jeśli nie jest możliwe ustalenie daty wykonania kopii, wpisuje się ?brak?;
4)   pomoce ewidencyjno-informacyjne. Należy wymienić wszystkie pomoce otrzymane wraz z kopiami lub sporządzone po ich przejęciu, np. inwentarz, indeks geograficzny, indeks osobowy, indeks rzeczowy, indeks nazw, sumariusz, spis.
5)   udostępnianie: tak/nie/częściowo;
6)   warunki udostępniania, w tym informacja o prawach wykorzystania, np. wyłącznie do użytku w archiwum, domena publiczna, licencja (rodzaj), prawa należą do archiwum, prawa należą do osób trzecich;
7)   dotychczasowy numer identyfikacyjny kopii, jeśli został nadany przed wejściem w życie niniejszego zarządzenia.

2.   Informacje o pozyskaniu:
1)   forma pozyskania do archiwum:
a)   kupno,
b)   dar,
c)   depozyt,
d)   inne, w tym: w ramach wymiany, zamówienie własne,
e)   brak danych;
2)   data/daty pozyskania, o ile możliwe jest ich ustalenie, np. 2014-12-12, 1948, przed 1970, ok. 1983, lata 70. XX w.; jeśli nie jest możliwe ustalenie daty/dat pozyskania, wpisuje się ?brak?;
3)   znak sprawy, w której znajduje się korespondencja lub umowa dotycząca pozyskania, numer z księgi ubytków lub analogicznie numer ewidencji bibliotecznej;
4)   przekazujący ? nazwa instytucji lub nazwisko osoby przekazującej lub nazwa zbioru archiwalnego, z którego dokonano wyłączenia;
5)   uwagi ? wszelkie inne, mające znaczenie dane.

3.   Informacje o materiałach archiwalnych, z których wykonano kopie, o ile jest to możliwe:
1)   zawartość:
a)   poziom opisu oryginalnych dokumentów, np. zespół, zbiór, seria, podseria, jednostka archiwalna, dokument,
b)   tytuł serii/podserii, tytuł jednostki archiwalnej lub dokumentu, którego kopię przekazano, oraz zwięzły opis zawartości materiałów,
c)   sygnatury jednostek archiwalnych;
2)   daty krańcowe. Należy podać krańcowe daty roczne materiałów archiwalnych, z których wykonano kopie;
3)   język materiałów archiwalnych zgodnie z obowiązującymi przepisami metodycznymi;
4)   nazwa i kod zespołu:
a)   nazwa zespołu, pod jaką przechowywany jest w macierzystym archiwum,
b)   kod zespołu, jeśli istnieje w archiwum macierzystym;
5)   nazwa twórcy dokumentacji, jeśli jest ona przechowywana w archiwum prywatnym;
6)   miejsce przechowywania oryginału;
7)   informacje dodatkowe.

4.   Dane dotyczące sporządzenia opisu:
1)   data sporządzenia i modyfikacji opisu;
2)   imię i nazwisko osoby/osób sporządzających i modyfikujących opis."

Niestety, nie wiem, co dzieje się z projektem.


 

[Katarzyna Ziętal]

Pani Hanno,
bardzo dziękuję i przeanalizuję 

Pozdrowienia

[Anna Sobczak]

Haniu,

gdzie można znaleźć pełną treść zarządzenia?

Zastanawia mnie dlaczego kopie mają być usystematyzowane w zbiory. Dlaczego nie dołącza się ich do posiadanych zespołów, jeżeli byłyby ich częścią? Dlaczego traktuje się je osobno? Czy takie zbiory podlegają również opracowaniu? Czy tylko kończy się na rejestrze?

[Hanna Staszewska]

gdzie można znaleźć pełną treść zarządzenia?

Z tego co wiem, zarządzenie nie zostało na razie podpisane.

Zastanawia mnie dlaczego kopie mają być usystematyzowane w zbiory. Dlaczego nie dołącza się ich do posiadanych zespołów, jeżeli byłyby ich częścią? Dlaczego traktuje się je osobno?

Na potrzeby tego postu przytoczę taką definicję zespołu: jest to zarchiwalizowana dokumentacja ustrojowo odrębnego twórcy (urzędu, instytucji, osoby fizycznej itp.),  wytworzona i zgromadzona w wyniku jego działalności.

Kopie nie mogą być więc częścią zespołu, bo nie są wytworem jego twórcy i nie zostały zgromadzone przez niego w wyniku wykonywania czynności w ramach swoich kompetencji. To są kopie wykonane poza kancelarią aktotwórcy.

Czy takie zbiory podlegają również opracowaniu? Czy tylko kończy się na rejestrze?

Nie wyobrażam sobie, żeby kopie nie miałyby być opracowywane. Jeśli nie będziemy ich ?normalnie? opracowywać i udostępniać, to po co je gromadzić?

[Anna Sobczak]

A co w przypadku z kopiami, które wykonuje się z akt aktotwórcy?

Taka sytuacja: ktoś proponuje, że archiwum może zeskanować jego kolekcję unikatowych pocztówek, czy spuściznę i udostępniać w archiwum i internecie, ale ze względu na wartość to on zachowuje oryginał, gdyż chce go przekazać spadkobiercom.

[Hanna Staszewska]

Dokładnie taką sytuację mielismy w AP Poznan: nie było nas stać na zakup kolekcji biletów Lecha Poznan, ale kolekcjoner chętnie udostępnił nam oryginały, zrobilismy skany i są one przechowywane w archiwum jako Zbiór kopii cyfrowych biletów meczowych "Lecha" Poznań.
Podobne zbiory kopii występują np. w AAN czy w NAC.

[Anna Sobczak]

Skąd pochodzi ta definicja zespołu?

Czyli w ujęciu AP kopie nie mogą być traktowane jako równorzędne oryginałom, które mogły się nie zachować i nie mogą wejść w ich miejsce w zespole.

W tej sytuacji nie można nawet wyjść z założenia, że chodzi nam o zachowanie integralności informacji. Szkoda, że nie ma takiego pojęcia jak informacyjna zasada przynależności zespołowej, która pozwalałaby na integrowanie informacji bez względu na to, kto wykonałby kopię.

Czyli mamy taką sytuację, że aktotwórca lub ktoś z jego kancelarii wykonał kopię pisma jego autorstwa, to ta kopia będzie częścią zespołu (i zostanie zachowana w przypadku, gdy oryginał jest niedostępny), a kopia wykonana przez np. odbiorcę z tego samego dokumentu w sytuacji, gdy kopia aktotwórcy zagubiła się, to ta już nie może stać się częścią zespołu. Ciekawe.

[Henryk Niestrój]

Skąd pochodzi ta definicja zespołu?

Czyli w ujęciu AP kopie nie mogą być traktowane jako równorzędne oryginałom, które mogły się nie zachować i nie mogą wejść w ich miejsce w zespole.

W tej sytuacji nie można nawet wyjść z założenia, że chodzi nam o zachowanie integralności informacji. Szkoda, że nie ma takiego pojęcia jak informacyjna zasada przynależności zespołowej, która pozwalałaby na integrowanie informacji bez względu na to, kto wykonałby kopię.

Czyli mamy taką sytuację, że aktotwórca lub ktoś z jego kancelarii wykonał kopię pisma jego autorstwa, to ta kopia będzie częścią zespołu (i zostanie zachowana w przypadku, gdy oryginał jest niedostępny), a kopia wykonana przez np. odbiorcę z tego samego dokumentu w sytuacji, gdy kopia aktotwórcy zagubiła się, to ta już nie może stać się częścią zespołu. Ciekawe.

Ująłbym to tak: jeśli zrobię sobie kopię dowodu osobistego, który zgubiłem i próbowałbym z niej skorzystać, skończyłoby się raczej źle. Jeśli zaś pójdę do urzędu i tam wykonają kopię mojego utraconego dowodu, wówczas wszystko będzie w porządku. Podobnie z innymi dokumentami, zaświadczeniami etc.
Z kopiami i innymi różnego rodzaju "dziwnymi" materiałami w archiwum problem jest taki, że jako archiwiści mamy nieodpartą chęć zbierania wszystkiego, co stare. Bo a nuż się kiedyś przyda. A przecież archiwum państwowe to nie składnica różnego rodzaju - czasem wręcz - śmieci, ale urząd administracji państwowej powołany do świadczenia określonych usług dla społeczeństwa oraz Państwa.

[Anna Sobczak]

Ciekawe podejście do problemu, dziękuję.

[luke]

Skąd pochodzi ta definicja zespołu?

Czyli w ujęciu AP kopie nie mogą być traktowane jako równorzędne oryginałom, które mogły się nie zachować i nie mogą wejść w ich miejsce w zespole.

W tej sytuacji nie można nawet wyjść z założenia, że chodzi nam o zachowanie integralności informacji. Szkoda, że nie ma takiego pojęcia jak informacyjna zasada przynależności zespołowej, która pozwalałaby na integrowanie informacji bez względu na to, kto wykonałby kopię.

Czyli mamy taką sytuację, że aktotwórca lub ktoś z jego kancelarii wykonał kopię pisma jego autorstwa, to ta kopia będzie częścią zespołu (i zostanie zachowana w przypadku, gdy oryginał jest niedostępny), a kopia wykonana przez np. odbiorcę z tego samego dokumentu w sytuacji, gdy kopia aktotwórcy zagubiła się, to ta już nie może stać się częścią zespołu. Ciekawe.

Ująłbym to tak: jeśli zrobię sobie kopię dowodu osobistego, który zgubiłem i próbowałbym z niej skorzystać, skończyłoby się raczej źle. Jeśli zaś pójdę do urzędu i tam wykonają kopię mojego utraconego dowodu, wówczas wszystko będzie w porządku. Podobnie z innymi dokumentami, zaświadczeniami etc.
Z kopiami i innymi różnego rodzaju "dziwnymi" materiałami w archiwum problem jest taki, że jako archiwiści mamy nieodpartą chęć zbierania wszystkiego, co stare. Bo a nuż się kiedyś przyda. A przecież archiwum państwowe to nie składnica różnego rodzaju - czasem wręcz - śmieci, ale urząd administracji państwowej powołany do świadczenia określonych usług dla społeczeństwa oraz Państwa.

Z argumentacją się zgadzam, ale przykład z dowodem osobistym zupełnie nietrafiony. W urzędzie nie zrobią przecież żadnej kopii, wystąpimy o wydanie nowego dokumentu.
Widzę z kolei inne zagadnienie, jeśli archiwum pozyska kopie w postaci papierowej (np. kserokopie) i postanowi je poddać digitalizacji - powstanie kopia cyfrowa z kopii papierowej. Czy wtedy archiwum będzie przechowywało nadal kserokopie i/czy odwzorowania cyfrowe tych kopii? Pomijam jeszcze fakt przechowywania, np. u aktotwórcy, tych "oryginalnych" materiałów archiwalnych.

[Marcin Kapała]

W przypadku kopii rozumianej, jako wtórnik, zawsze może pojawić się problem wiarygodności treści, a co za tym idzie problem wartości źródłowej. Dokumenty tworzone są w określonej/przypisanej formie i są z tą formą związane. Tylko przypisanej formie można przypisać wartość urzędową lub dowodową. Archiwa państwowe są urzędami wiary publicznej i muszą brać na siebie odpowiedzialność za wiarygodność treści przechowywanych materiałów.