Internetowe Forum Archiwalne > Archiwistyka społeczna
Kopie w archiwach społecznych
Katarzyna Ziętal:
Witam,
chciałam poruszyć temat plików cyfrowych w archiwach społecznych.
Można rozróżnić 3 kategorie takich plików:
1. pliki elektroniczne (born digital) - które w swojej oryginalnej postaci już są elektroniczne
2. pliki wtórnie cyfrowe - kopie materiałów, które posiadamy w archiwum i które przeszły proces digitalizacji
3. pliki wtórnie cyfrowe, co do których nie mamy dostępu do oryginałów. I właśnie o tę sytuację chciałam zapytać. W archiwach społecznych to bardzo częsta sytuacja. Często nie mają one swojej czytelni, gdzie mogą udostępniać zbiory. Organizują natomiast akcje społeczne, w wyniku których osoby prywatne przynoszą do archiwum swoje materiały, tam są digitalizowane i następnie zwracane właścicielom. Digitalizacja odbywa się zgodnie ze standardami. To właśnie ta kopia cyfrowa jest dokumentem, którym archiwum zarządza, nie mając dostępu do oryginału.
I tu pojawia się moje pytanie - rozumiem, że w takim przypadku to plik cyfrowy jest przedmiotem opisu, nie zaś oryginał. Oryginał i sposób jego pozyskania, ofiarodawcę, możemy opisać w rubrykach typu "pochodzenie", natomiast w pozostałych rubrykach typu rozmiar, stan fizyczny opisujemy właśnie plik cyfrowy.
W takim przypadku rubryka "kopie i miejsce ich przechowywania" dotyczy kolejnej kopii naszego pliku cyfrowego.
Czy się mylę?
Pewnie nie tylko w archiwach społ. spotykamy taką sytuację, choć tu jest ona normą.
Hanna Staszewska:
Pani Katarzyno,
kopie to nierozwiązywalny jak do tej pory problem archiwów, swoisty
Hanna Staszewska:
Przepraszam, ale nowy IFAR sprawia niespodzianki :D
Pani Katarzyno,
kopie to nierozwiązywalny jak do tej pory problem polskich archiwów, z którym nie możemy uporać się i który powraca raz po raz 8)
Ostatni projekt NDAP (a projektów w ciągu ostatnich 10 chyba lat było kilka) w tym temacie pochodzi z października 2015 r.
A tam paragraf 5 stanowi (cyt.):
"1. Kopie gromadzi się w archiwach państwowych w formie zbiorów.
2. Nazwę zbioru kopii nadaje się w archiwum państwowym na podstawie uchwały komisji metodycznej archiwum.
3. Nazwa zbioru kopii powinna:
1) wskazywać nazwę twórcy oryginalnej dokumentacji lub nazwę twórcy zbioru kopii, o ile zbiór zawiera kopie oryginalnej dokumentacji wielu twórców;
2) odzwierciedlać ich treść, w przypadku braku możliwości określenia twórcy,
np. ?Wyższy Urząd Górniczy we Wrocławiu?, ?Zbiór Jana Nowaka?, ?Zbiór materiałów do krakowskich zespołów gospodarczych w archiwach zagranicznych?, ?Zbiór fotografii getta w Kutnie?, ?Zbiór fotografii rodziny Kowalskich?.
4. Rejestr zbiorów kopii, zwany dalej ?rejestrem?, archiwa państwowe prowadzą przy wykorzystaniu systemu informatycznego.
5. Rejestr prowadzi:
1) w archiwum państwowym - osoba wyznaczona przez dyrektora archiwum państwowego;
2) w oddziale zamiejscowym archiwum państwowego - kierownik oddziału zamiejscowego lub osoba wyznaczona przez dyrektora archiwum państwowego.
6. Sposób opisu zbioru kopii w rejestrze określa Instrukcja, stanowiąca załącznik do zarządzenia."
I tu owa instrukcja (cyt.):
"INSTRUKCJA
W SPRAWIE ZASAD REJESTROWANIA KOPII W ARCHIWACH PAŃSTWOWYCH
Rejestr powinien zawierać następujące dane:
1. Informacje o kopiach:
1) numer identyfikacyjny zbioru kopii, składający się z numeru archiwum łamanego przez numer kolejny z rejestru, np. 12/10; 13/12;
2) nazwa zbioru kopii;
3) data wykonania kopii, o ile możliwe jest jej ustalenie, np. 2014-12-12, 1945-1948, przed 1970, ok. 1983, lata 70. XX w.; jeśli nie jest możliwe ustalenie daty wykonania kopii, wpisuje się ?brak?;
4) pomoce ewidencyjno-informacyjne. Należy wymienić wszystkie pomoce otrzymane wraz z kopiami lub sporządzone po ich przejęciu, np. inwentarz, indeks geograficzny, indeks osobowy, indeks rzeczowy, indeks nazw, sumariusz, spis.
5) udostępnianie: tak/nie/częściowo;
6) warunki udostępniania, w tym informacja o prawach wykorzystania, np. wyłącznie do użytku w archiwum, domena publiczna, licencja (rodzaj), prawa należą do archiwum, prawa należą do osób trzecich;
7) dotychczasowy numer identyfikacyjny kopii, jeśli został nadany przed wejściem w życie niniejszego zarządzenia.
2. Informacje o pozyskaniu:
1) forma pozyskania do archiwum:
a) kupno,
b) dar,
c) depozyt,
d) inne, w tym: w ramach wymiany, zamówienie własne,
e) brak danych;
2) data/daty pozyskania, o ile możliwe jest ich ustalenie, np. 2014-12-12, 1948, przed 1970, ok. 1983, lata 70. XX w.; jeśli nie jest możliwe ustalenie daty/dat pozyskania, wpisuje się ?brak?;
3) znak sprawy, w której znajduje się korespondencja lub umowa dotycząca pozyskania, numer z księgi ubytków lub analogicznie numer ewidencji bibliotecznej;
4) przekazujący ? nazwa instytucji lub nazwisko osoby przekazującej lub nazwa zbioru archiwalnego, z którego dokonano wyłączenia;
5) uwagi ? wszelkie inne, mające znaczenie dane.
3. Informacje o materiałach archiwalnych, z których wykonano kopie, o ile jest to możliwe:
1) zawartość:
a) poziom opisu oryginalnych dokumentów, np. zespół, zbiór, seria, podseria, jednostka archiwalna, dokument,
b) tytuł serii/podserii, tytuł jednostki archiwalnej lub dokumentu, którego kopię przekazano, oraz zwięzły opis zawartości materiałów,
c) sygnatury jednostek archiwalnych;
2) daty krańcowe. Należy podać krańcowe daty roczne materiałów archiwalnych, z których wykonano kopie;
3) język materiałów archiwalnych zgodnie z obowiązującymi przepisami metodycznymi;
4) nazwa i kod zespołu:
a) nazwa zespołu, pod jaką przechowywany jest w macierzystym archiwum,
b) kod zespołu, jeśli istnieje w archiwum macierzystym;
5) nazwa twórcy dokumentacji, jeśli jest ona przechowywana w archiwum prywatnym;
6) miejsce przechowywania oryginału;
7) informacje dodatkowe.
4. Dane dotyczące sporządzenia opisu:
1) data sporządzenia i modyfikacji opisu;
2) imię i nazwisko osoby/osób sporządzających i modyfikujących opis."
Niestety, nie wiem, co dzieje się z projektem.
Katarzyna Ziętal:
Pani Hanno,
bardzo dziękuję i przeanalizuję :)
Pozdrowienia
Anna Sobczak:
Haniu,
gdzie można znaleźć pełną treść zarządzenia?
Zastanawia mnie dlaczego kopie mają być usystematyzowane w zbiory. Dlaczego nie dołącza się ich do posiadanych zespołów, jeżeli byłyby ich częścią? Dlaczego traktuje się je osobno? Czy takie zbiory podlegają również opracowaniu? Czy tylko kończy się na rejestrze?
Nawigacja
[#] Następna strona
Idź do wersji pełnej