Dlaczego czytelnie archiwów nie są otwarte cały rok?

[Marek Gieroń]

Usystematyzujmy.
"Otoczka udostępnianie" to nie jest jakaś specjalistyczna wiedza bliska magii - to po prostu znajomość zasobu i przepisów w tym zakresie i umiejętność SZYBKIEGO jej wykorzystania. Ktos powyżej nazwał to "otoczką" - można się "śmiać" z tego określenia i dorabiać wydumane teorie, jeśli nie ma się niczego ciekawszego do roboty. Zwłaszcza, że najśmieszniej jest z odległej perspektywy.

Używanie takich określeń na coś co opisano w teorii i metodyce budzi zwyczajnie rozbawienie i tyle.

Cóż.. w teorii i metodyce opisano operacje na otwartym sercu i stawianie murów. Kolega pójdzie do najbliższego szpitala i najbliższa budowę i "wyśmieje" "otoczkę kardiologii" i "otoczkę budownictwa". W pierwszym miejscu otrzma kolega uśmiech politowania, a w drugim po prostu w zęby.
EOT.

Ad rem.

To się da opisać w procedurach, procedurę jest w stanie realizować każdy kto ma predyspozycje do wykonywania tej pracy (a nie każdy ma) i zostanie do niej przyuczony.

Zgadzam się w całej rozciągłości. Ale w tym wątku - powtórzę - rozmawiamy o sytuacji, kiedy 18 czerwca weszło w życie zarządzenie NDAP, w myśl którego przerw wakacyjnych nie ma. Urlopy zaplanowane, większość dyżurnych z pracowni/czytelni szła na urlop właśnie w tym okresie. Oczywiście, że można posadzić kogoś z udostępniania na zastępstwo. Nieco gorzej, kiedy oddział nie dysponuje odpowiednią ilością pracowników. Sadzamy kogoś z opracowania/nadzoru/administracji. Jeśli praktyką były dyżury pracowników tych oddziałów w pracowni to sprawę mamy załatwioną z marszu. Co w sytuacji gdy takiej praktyki nie było? Ci ludzie nie maja ani wiedzy w tym zakresie a nie wykluczone że i predyspozycji. Czy mogą się tego nauczyć? Tak. Czy wystarczająco szybko? (przypominam - zarządzenie weszło w życie 18 czerwca). Mam wątpliwości. Mamy być otwarci i profesjonalni. No to strzelamy sobie w kolano.

Nie należy się bać tego że inni mogą wiedzieć tyle co my o naszym archiwum, zasobie, aktach. Trzeba też umieć przyznać że to prostu żadna skomplikowana, wyrafinowana i rzadka wiedza nie jest.

Ależ nikt się tego nie boi! Większość nawet cieszy się na widok korzystającego który zna przepisy udostępniania i ma wiedzę o zasobie. (Proponuję do słownika określenie "korzystający w krawacie"). Nikt też nie twierdzi ze to "skomplikowana, wyrafinowana i rzadka wiedza". Ale żeby jej nabyć tzreba nieco czasu i doświadczenia. I nieco inaczej wygląda praca siedząc w spokoju przed skanerem/komputerem z EZD z pracą face to face z klientem którego 3 urząd odesłał z kwitkiem i trafił do nas.

Po prostu dobrze wykonujecie swoją pracę, która jest jaka jest.

Dziękujemy, ale żeby ją oceniać to proponuję ją wykonać choć przez chwilę. Jazdy na nartach z teorii i metodyki nikt się jeszcze nie nauczył.

[Marek Krzykała]

Ciekawa logika - długość szkolenia jako wyznacznik czasu na naukę danej umiejętności.

Czy kolega aby na pewno rozumie co napisał? Dobre szkolenia trwają zawsze tyle ile powinny, ani za długo ani za krótko.

A kolega na pewno zrozumiał co napisał? Kolega przytoczył link do szkolenia z digitalizacji jako argument swojej tezy, że nauka digitalizacji to dwa tygodnie, po czym kolega pisze o skanowaniu, że studiów do tego nie potrzeba. Owszem, ale samo skanowanie to nie jest cała digitalizacja. To coś, jakbym powiedział, że opracowania można się w jeden dzień nauczyć, ponieważ do przewracania kartek nie potrzeba studiów podyplomowych. Ba, nawet dzieci z przedszkola mogą opracowywać, bo przecież każde umie kartki w książkach przewracać. Będzie to prawda?
Krócej? Digitalizacja to nie tylko skanowanie! A tego najbardziej nie lubię u ludzi: "nie wiem, nie znam się, ale się wypowiem". Kolega nie ma o digitalizacji pojęcia, a jedynie coś tam w temacie skanowania liznął, to niech po prostu nie upraszcza...

"Nogę stracił przy maszynie, odznaczenie go nie minie". Nic o staniu w tym kawałku nie ma.

To kolegi kolega "po otoczce" tak raczył zniekształcić słowa tej piosenki, cytowałem to wcześniej w oryginale, proszę sobie sprawdzić parę (naście) postów wcześniej.

Pozwoliłem sobie sprawdzić:

[...]
 Ale czasy kiedy ktoś spędzał "całe życie przy maszynie, odznaczenie go nie minie" (jednej i tej samej maszynie dodajmy) już minęły.
[...]

Rzeczywiście, miałem rację mówiąc o naginaniu faktów...

Wyrażam pełne poparcie i dopisuję się do tego, co piszą panowie Gieroń czy Korolewicz, bo sam widzę, jak tu wygląda u nas, i po prostu w jakiś sposób nie lubię, kiedy takie oceny wyraża osoba, która z każdym kolejnym zdaniem udowadnia, że nie ma pojęcia o pracy czytelni w AP, ale strasznie dużo ma na ten temat do powiedzenia ograniczając się jedynie do teorii i metodyki, albo "cośtam kiedyś widziałem". 

[Jarek]

Pozwoliłem sobie sprawdzić:

[...]
 Ale czasy kiedy ktoś spędzał "całe życie przy maszynie, odznaczenie go nie minie" (jednej i tej samej maszynie dodajmy) już minęły.
[...]

Rzeczywiście, miałem rację mówiąc o naginaniu faktów...

No brawo. Mnie się lekko pomyliło a kolega to zauważył. O jednej nodze ciężko się stoi. Ino że to nie sankcjonuje nijakich otoczek, wiec proszę się nie zapędzać w wyciąganiu wniosków.

A kolega na pewno zrozumiał co napisał? Kolega przytoczył link do szkolenia z digitalizacji jako argument swojej tezy, że nauka digitalizacji to dwa tygodnie, po czym kolega pisze o skanowaniu, że studiów do tego nie potrzeba. Owszem, ale samo skanowanie to nie jest cała digitalizacja. To coś, jakbym powiedział, że opracowania można się w jeden dzień nauczyć, ponieważ do przewracania kartek nie potrzeba studiów podyplomowych. Ba, nawet dzieci z przedszkola mogą opracowywać, bo przecież każde umie kartki w książkach przewracać. Będzie to prawda?
Krócej? Digitalizacja to nie tylko skanowanie! A tego najbardziej nie lubię u ludzi: "nie wiem, nie znam się, ale się wypowiem". Kolega nie ma o digitalizacji pojęcia, a jedynie coś tam w temacie skanowania liznął, to niech po prostu nie upraszcza...

Skanowanie to nie jest cała digitalizacja. Nauka skanowania to jakaś powiedzmy godzina, dwie, co do nauki digitalizacji to będę się trzymać wcześniejszej szacunkowej oceny - czyli dwa tygodnie.
Archiwiści lubią używać obco i mądrze brzmiących określeń dla działań związanych ze swoją pracą, ale mimo tych zabiegów wciąż są to umiejętności do opanowania raczej (czyli nie zawsze) w ciągu tygodni i miesięcy, a nie lat.

[Jarek]

Usystematyzujmy.
"Otoczka udostępnianie" to nie jest jakaś specjalistyczna wiedza bliska magii - to po prostu znajomość zasobu i przepisów w tym zakresie i umiejętność SZYBKIEGO jej wykorzystania. Ktos powyżej nazwał to "otoczką" - można się "śmiać" z tego określenia i dorabiać wydumane teorie, jeśli nie ma się niczego ciekawszego do roboty. Zwłaszcza, że najśmieszniej jest z odległej perspektywy.

No, z tymi "wydumanymi teoriami" to proszę zgłaszać pretensje pod inny adres. Ja jestem praktykiem, wszelkie moje wnioski dotyczące metodyki i teorii wynikają z praktyki. Dlatego śmieję się z "otoczek", "rekordsmanadżmentów" i innych pierdółek.

Reszty nie cytuję, ino się odwołam i powtórzę: robiłem i robię dokładnie to samo, inny jest tylko zasób. Powtórzę też bo kolega się ciągle czepia: w archiwum państwowym tez pracowałem, udostępniałem, informowałem, robiłem kwerendy. Robię to samo a nawet więcej w swoim az, i nie ma żadnej różnicy w metodzie.
Proszę zapytać jakiegoś budowlańca o otoczkę jego pracy i dać znać jak się odniesie do kolegi uzębienia, powodzenia.
Co do antysłownika to bez dwóch zdań wykorzystam sporo z tego co tu napisano Ale to niestety po tej całej naszej wymianie zdań robi się już mało zabawne.
Moja praca to nie jest spokojne siedzenie przed komputerem. EZD ułatwia nam pracę (po to jest), załatwiamy tysiace wniosków rocznie, notorycznie udzielamy informacji ludziom spławianym przez ZUS, udostępniamy akta do różnych celów, udzielamy informacji o zasobie, w tym w sprawach własnościowych itd. Do tego potrzebna jest wiedza o organizacji, komptenecjach aktotwórców itd., standard dawno przez nas opisany właśnie po to by można nauczyć tego także pracowników z mniejszym doświadczeniem.

[Hanna Staszewska]

Demonizowanie kwestii informowania o zasobie i wszelkie "otoczki" brzmią trochę smiesznie teraz, gdy mamy w archiwach bazy danych i zasób w nich opisany. Wiele lat temu, w epoce papierowych spisów zespołów była może jakas "otoczka" udostępniania...
Ale teraz?
Miałam wielokrotnie dyżury w PN i wiem, jak bardzo pracę ułatwiają bazy danych.
Kwerendy też teraz robi się zupełnie inaczej niż kiedys: cos co kiedys trzeba było szukać żmudnie całymi dniami, teraz można zrobić za pomocą paru kliknięć (np. kwerendy genealogiczne - za pomocą baz danych opracowanych przez genealogów, którzy indeksują zasoby archiwalne).
Nie lekceważę pracy archiwistów, ale doskonale wiem, że dysponują oni teraz narzędziami, które tę pracę znakomicie ułatwiają.
Pozdrawaim

[Śpioszek]

Jeśli przerwa wakacyjna służy nadgonieniu pracy, to znaczy że jednostka jest źle zorganizowana. Zamiast do zabaw edukacyjno-popularyzatorskich należy pracowników przesunąć do digitalizacji. Za organizację pracy w archiwum odpowiada jego kierownik.
Powtarzam więc, że jedynym powodem dopuszczenia w wyjątkowych sytuacjach do przerwy w tym roku jest wejście zarządzenia w życie w trakcie roku. Samo istnienie przerwy jest nieuzasadnione. Równie dobrze urzędy gmin, wojewódzkie itd. również mogłyby na miesiąc zamykać biura obsługi klienta.

Urzędy samorządu terytorialnego mają często jeden dzień w tygodniu "bez interesanta", po to właśnie, by zająć się na spokojnie sprawami, którymi przy nawale interesantów zająć się nie sposób. I to jest właśnie organizacja pracy, i nikt nie mówi, że dyrektor generalny urzędu źle zorganizował pracę pracowników.

Temat przerwy miesięcznej wakacyjnej to temat rzeka, ja wywodzę się z jednego z mniejszych archiwów i nigdy takowej u nas nie było, natomiast nie twierdzę, że obsługa pracowni pomiędzy innymi obowiązkami to często dość spore obciążenie.

Zabawy edukacyjne... zapraszam do prób pracy z dziećmi, stworzenia pomysłu na wzięte przedsięwzięcie popularyzatorskie i realizacji powyższego i przekonania się, czy to rzeczywiście taka lekka orka bez konieczności wysiłku intelektualnego

Dla wielu jest to oderwanie od szarej rzeczywistości i pewna odskocznia, co nie znaczy, że to jakaś farsa i błahostka. Natomiast są archiwa dla których to przykra konieczność, bo mierniki, bo góra oczekuje... i jak się słyszy od "góry" dwuznaczne słowa, to się człowiek zastanawia, co ja tu jeszcze robię?


Pozwólcie, że odbiję piłeczkę- "jednostka jest źle zorganizowana"? Dobry zarządca sieci archiwalnej winien patrzeć wyżej niż czubek własnego nosa

[Hanna Staszewska]

Na marginesie naszej dyskusji o nowych zasadzie otwarcia PN w archiwach zerknęłam do regulaminów udostępniania w 3 centralnych archiwach w Warszawie:
- na stronie AAN wisi sobie stary regulamin http://www.aan.gov.pl/p,62,zasady-udostepniania
- na stronie AGAD wisi sobie stary regulamin http://agad.gov.pl/?page_id=2178
- na stronie NAC wisi nowy regulamin, ale z błędami: jest m.in. odwołanie do Zarządzenia  nr 24 Naczelnego  Dyrektora  Archiwów Państwowych  z  dnia 18  lutego  2017 roku (a zarządzenie jest z 18 maja).
Czy NDAP nie zobowiązał dyrektorów do znowelizowania regulaminów?
Czy ktoś tego pilnuje i egzekwuje?
 

[Kajka]

Hanno twoja naiwność nadal mnie zadziwia!   NDAP nie jest w stanie ogarnąć własnej strony internetowej a Ty oczekujesz że będą koordynować informacje prezentowane przez inne archiwa?   

[mooj]

A czy w strategii opracowanej lata temu, z założenia - wyznaczającej kierunek zmian, nie ma zapisów o udostępnianiu nb także w soboty?
To, że strategia była całkowicie lekceważona (w tym zakresie) przez osoby odpowiedzialne za organizacje pracy, sporządzenie planów urlopowych, że czekano na wskazanie palcem "ma być otwarte wtedy, gdy użytkownicy mają większą szansę na urlop, więc i skorzystanie z zasobu"...i teraz szok?
Można było i w 2015 i w 2016 i w 2017 zaplanować prace tak, jak wspomniana "Strategia .." wskazywała. Bez czekania na zarządzenie, poprzednie to także umożliwiały, to - "wymusza".


inną sprawą jest kwestia warunków technicznych
Podejrzewam, że w większości archiwów wizyta inspekcji pracy, czy innego urzędy z termometrem oznaczałaby zamknięcie pracowni w okresie letnim
Mi, użytkownikowi, bardziej "pasowałoby", gdyby część o o sobotach była wprowadzona, nie o lipcu i sierpniu - czyli to co bardziej wartościowe, a pominięte.

[Hanna Staszewska]

A propos mojego wpisu o nieaktualnych regulaminach udostępniania na stronach internetowych archiwów centralnych: na stronie NDAP to samo: https://www.archiwa.gov.pl/pl/dla-uzytkownikow/warunki-udost%C4%99pniania-zasobu-archiwum
 

[Rafał Rufus Magryś]

 

[Bolek]

Moim zdaniem archiwa powinny dostać kwartał w roku raz na kilka lat na załatwienie niezałatwialnych ogonów. Na pewno każde archiwum takie ma i nie ma kiedy i kim tego zrobić bo plan, priorytety, nieplanowane prace, itp.