Modyfikacja spisu spraw

[kingap]

Witam czy wzór spisu spraw można modyfikować wg własnych potrzeb? Chodzi o to, że mam zrobić spis spraw pism obcych tzw. do wiadomości. Chciałabym ze wzoru usunąć datę wszczęcia sprawy i ostateczną datę załatwienia i zastąpić to rubryką data wpływu, tylko pytanie czy tak można?

[EwelinaP]

Szczerze mówiąc nie do końca rozumiem potrzebę zmiany wzoru. Data wpływu jest datą wszczęcia sprawy. Jako datę zakończenia u nas wpisuje się tą samą datę, a w polu "uwagi" urzędnik wpisuje adnotację "do wiadomości".

[stany]

Dokładnie, tak jak pisze Ewelina

[Jarek]

Witam czy wzór spisu spraw można modyfikować wg własnych potrzeb? Chodzi o to, że mam zrobić spis spraw pism obcych tzw. do wiadomości. Chciałabym ze wzoru usunąć datę wszczęcia sprawy i ostateczną datę załatwienia i zastąpić to rubryką data wpływu, tylko pytanie czy tak można?

Nie, nie można. Jeśli podlegasz pod rozporządzenie z 18.01.2011 to wyraźnie określono tam elementy spisu spraw.

[Bolek]

Określono elementy wymagane i one muszą być co nie oznacza, że nie możemy dodać od siebie jakiś nam potrzebnych nowych elementów.

[Rovan]

Doda możemy, natomiast autorka chciała usunąć rubryki dot. daty wszczęcia i zakończenia sprawy, a tego już zrobić nie może.

[Jarek]

Rozporządzenie z 18.01.2011 r. inaczej traktuje spis spraw w systemie tradycyjnym, inaczej w systemie EZD. W EZD rzeczywiście można jakiś rodzaj danych do takiego spisu dodać (nie można usuwać), natomiast w przypadku systemu tradycyjnego to raczej stały zestaw elementów.

[Rovan]

Tak, w odniesieniu do systemu tradycyjnego brak jest w instrukcji magicznego określenia "co najmniej"

Odrębnym pytaniem pozostaje, czy Archiwum Państwowe podważałoby prawidłowość sporządzenia spisu spraw (w systemie tradycyjnym), do którego dodano by dodatkowe kolumny? To już by chyba była hiper poprawność, szczególnie w kontekście rezygnacji z narzucania w przepisach jednolitych wzorów formularzy na rzecz określania minimalnego zestawu elementów jaki muszą one zawierać.

[jacek_k]

Myślę, że tu MSWiA rozstrzyga, że w spisie spraw mogą być dodatkowe elementy:

Czy do znaku sprawy (na końcu) można dodawać inne elementy niż ujęte w rozporządzeniu [Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej...]?
Nie można. Jeżeli są potrzebne dodatkowe informacje o sprawie to nie ma potrzeby ich dołączać do znaku sprawy. Takie informacje mogą być umieszczane w spisie spraw. Należy nadmienić, że spis spraw może być prowadzony w postaci elektronicznej zgodnie z § 39 ust. 2 pkt 1 [instrukcji kancelaryjnej], co stwarza dodatkowe możliwości podmiotom mającym potrzebę opisania spraw dodatkowymi kryteriami.

Powyższe dostępne pod adresem: https://mswia.gov.pl/pl/wolnytekst/8844,dok.html

[Rovan]

A tak trochę offtop - odnośnie dodawania dodatkowych elementów za znakiem sprawy, instrukcja z 2011 przewiduje jedynie dodawanie inicjałów, ale przykładowe instrukcje stworzone w NDAP i dostępne na jej stronie przewidują również możliwość dodawanie numeru kolejnego pisma w sprawie.

[Jarek]

Myślę, że tu MSWiA rozstrzyga, że w spisie spraw mogą być dodatkowe elementy:

Czy do znaku sprawy (na końcu) można dodawać inne elementy niż ujęte w rozporządzeniu [Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej...]?
Nie można. Jeżeli są potrzebne dodatkowe informacje o sprawie to nie ma potrzeby ich dołączać do znaku sprawy. Takie informacje mogą być umieszczane w spisie spraw. Należy nadmienić, że spis spraw może być prowadzony w postaci elektronicznej zgodnie z § 39 ust. 2 pkt 1 [instrukcji kancelaryjnej], co stwarza dodatkowe możliwości podmiotom mającym potrzebę opisania spraw dodatkowymi kryteriami.

Powyższe dostępne pod adresem: https://mswia.gov.pl/pl/wolnytekst/8844,dok.html

Tak się właśnie zastanawiałem, czy aby na pewno to rozróżnienie między systemem tradycyjnym a EZD w kwestii sposobu prowadzenia spisu spraw, było do końca przemyślane i celowe. I ta przytoczona przez Ciebie interpretacja ze strony MSWiA moim zdaniem świadczy, że nie było. W nawiązaniu do tego co pisze Rovan - nie dajmy się zwariować, instrukcja wyznacza ramy i minima niezbędnych informacji, nie tworzy dogmatów w szczegółach postępowania z dokumentacją.
Przyjrzyjmy się jednak "ciemnej stronie mocy" instrukcji kancelaryjnej. W sensie formalnym, moim zdaniem, taka interpretacja zapisu rozporządzenia, gdzie tworzy się furtkę dla zmian w spisie spraw w systemie tradycyjnym, jednak jest nieuprawniona. Dodawanie informacji do spisu spraw nie powinno powodować problemów z oceną dokumentacji w sądach itp.
Obracamy się w tej dyskusji w kręgu racjonalizowania spisu spraw - wracając jednak do pytania użytkownika kingap - mam wrażenie że mamy do czynienia jednak z czyjąś fantazją w prowadzeniu dokumentacji, powodowaną tak naprawdę niezrozumieniem zasad prowadzenia dokumentacji. Spis spraw jest uniwersalny w skali jednostki i nie powinno się go modyfikować ze względu na widzimisię jednego urzędnika.