Przyjmowanie akt do archiwum - brakujące sprawy

[madzia0025]

Witam serdecznie!
Mam problem z dokumentacją pochodzącą z referatu Gospodarki Terenowej, ale w sumie może ona dotyczyć wszystkich referatów, otóż teczka zawierająca dokumentacje nie ma zaprowadzonego spisu spraw ( bo pracownik zapomniał) ale aby oddać teczkę do archiwum ja wymagam aby uzupełnić ją o spis spraw i okazuje się, że pisma maja kolejne numery np do 9 spisu spraw a później kolejne pismo zaczyna sie od 24 i znowu jakieś braki itd. Mój problem polega na tym jak przyjąć taką teczkę do archiwum z brakującą dokumentacją moje pytania  to:
1. czy dołączyć notatkę służbową dlaczego taka sytuacja zaistniała
2. nie przyjmować dokumentacji
3. pisać jak leci kolejne pisma 9 i zaraz 24- co juz nie zgadza sie ze spisem
pragnę zasugerować , że następowała w czasie tworzenia tej dokumentacji zmiana pracowników, a pism o brakujących numerach nie ma w komputerze więc nie wiadomo czy w ogóle były wytworzone.
co w tym przypadku zrobić? Pomocy

[Jarek]

Skoro nie wiadomo czy te sprawy były w ogóle wytworzone, to ciężko będzie zrobić notatkę wyjaśniającą ... Nieprzyjęcie dokumentacji też niewiele da, bo ten kto ją ma rzuci ją w kąt a sprawa wróci dopiero za jakiś czas kiedy już rzeczywiście nikt nie będzie wiedział co było w tych aktach ... Takie rzeczy się niestety zdarzają. Jeśli próby wyjaśnienia nic nie dadzą, to ja bym przejął tę dokumentację, ale z zaznaczeniem i na teczce, i w zestawieniu spraw w teczce (zamiast spisu spraw), i w spisie zdawczo-odbiorczym, że są tam tylko takie i takie sprawy.
pozdrawiam

[Krzysztof1981]

Pozwalam się zwrócić  z prośbą o rozwianie moich wątpliwości, oraz wyjaśnienie następującej kwestii:
Otóż, wedle obowiązujących przepisów komórki organizacyjne powinny przekazać do archiwum zakładowego (składnicy akt) dokumentację pełnymi rocznikami i kompletną, nie później niż po upływie dwóch lat kalendarzowych, licząc od 1 stycznia roku następnego po roku zakończenia spraw.

Jak poradzić w przypadku kiedy np. w 2012 r. zostało wszczętych 50 spraw, z czego 45 zakończono ostatecznie w tym samym roku, a 5 jeszcze nie zakończono (wszystkie na jednym spisie spraw). Co powinniśmy zrobić, przekazać do Archiwum Zakładowego czy czekać do zakończenia 5 spraw, choć trudno stwierdzić kiedy zostaną zakończone (być może potrwa to nawet kilka lat).

Jakie jest "wyjście" z takiej sytuacji, aby wreszcie przekazać do archiwum zakładowego dokumentację wytworzoną w komórce.


Krzysztof

[stany]

Czekać na zakończenie, zgodnie z IA

[Krzysztof1981]

Dziękuję 

Krzysztof