Gdzie wpisujemy datę załącznika?

[Mona]

Bardzo Wam dziękuję za wszystkie odpowiedzi. Wiele rzeczy mi się teraz rozjaśniło. 

[Mona]

Mam jeszcze  pytanie dotyczące dat skrajnych. Jeśli sprawę zaczętą w 2013 roku, a zakończoną w 2014 roku pisze się (daty) 2013-2014 to czy tak samo wygląda zapis dat dla teczki, w której znajduje się dokumentacja o tym samym znaku sprawy z kilku lat, mam na myśli te teczki w których znajduje się spis + kilka spraw z 2013, spis + kilka spraw z 2014
( &53 ust.4 IK). I czy znak na teczce będzie wtedy miał datę z 2014 roku?

[Rovan]

           Sprawę ( teczkę) rozpoczęta w 16r.  i  zakończona w 19r.  przekazujemy do Az po 2 latach od zakończenia czyli w 2022r, wraz ze wszystkimi teczkami które zakończyły się w 2019r. , mogą to być teczki rozpoczęte w 2015, 16, 17,18, czy 19r. , nie ważne kiedy się rozpoczęły, istotne jest kiedy się zakończyły czyli po dwóch latach od zakończenia przekazujemy do AZ.
Teczka założona w 2016 , a zakończona w 2019r. , powinna być ujęta na spisie z-o sporządzonym w 2022r. , wszystkie teczki jednoroczne z 2016 będą przekazywane w 2019  i  inne rozpoczęte przed 16r. , ale zakończone w 16 r , ujmujemy w spisie   z-o  w  2019r.

Formalnie rzecz biorąc akta powinny być przekazywane do AZ pełnymi rocznikami, czyli np. wszystkie teczki rzeczowe założone w 2016 należy przekazać do AZ po 2 latach kalendarzowych od zamknięcia najdłużej "trwającej" teczki z tego rocznika. W ekstremalnych sytuacjach może się zdarzyć, że jedna niezakończona sprawa w 1 teczce z danego rocznika blokuje przekazanie całego rocznika do AZ. Np komórka założyła w 2010 r. 30 teczek rzeczowych, 20 z nich zostało zamkniętych w tym samym roku, 9 kolejnych w roku 2011, a ostatnia dopiero w 2013. Trzymając się ściśle zasady zdawania pełnymi rocznikami wszystkie 30 teczek będzie można oddać do AZ w 2016 r. (zakładając standardowy 2-letni okres przejściowy).

Oczywiście tak ortodoksyjne podejście bywa bardzo kłopotliwe, toteż bardzo często praktykuje się podejście zaproponowane przez "stany", co jednak nie zmienia faktu, iz przepisy mówią o przekazywaniu pełnymi rocznikami.

[stany]

       W starej instrukcji dla starostw był zapis ,że przyjmujemy kompletnymi rocznikami sprawy zakończone, a w nowej IA o kompletności roczników nie znajduję , chyba że nie doczytałem to proszę wskazać. W czym przeszkoda przyjecie bez teczek niezakończonych ?