Projekt normy opisu materiałów archiwalnych NOMA

[Hanna Staszewska]

Na stronie NDAP ukazał się projekt normy opisu materiałów archiwalnych (NOMA).
http://archiwa.gov.pl/295-projekt-normy-opisu-materia%C5%82%C3%B3w-archiwalnych-noma
Czytamy:
"Prezentujemy projekt normy opisu materiałów archiwalnych (NOMA), przygotowany przez zespół naukowy do spraw opracowania standardu opisu materiałów archiwalnych.

Norma zawiera zasady opisu materiałów archiwalnych i instytucji z zasobem archiwalnym, a także haseł wzorcowych twórców dokumentacji. Oparta jest na standardach Międzynarodowej Rady Archiwów, tzn. ISAD (G), ISAAR (CPF) i ISDIAH. Może stanowić podstawę tworzenia jednolitych opisów materiałów archiwalnych niezależnie od tego, czy są one przechowywane przez archiwa państwowe, czy też inne instytucje, w tym podmioty prywatne. Zgromadzone dane utworzą jednolity system informacji o narodowym zasobie archiwalnym.

Prezentowany projekt jest pierwszą wersją przygotowywanej normy. Opinie, uwagi i propozycje, które pozwolą uczynić ją przydatną do stosowania w wielu środowiskach, prosimy przesyłać na adres: metodyka@archiwa.gov.pl w terminie do 29 lutego 2016 r.".

Zachęcam do lektury 

[Hanna Staszewska]

Na początek parę uwag wstępnych i ogólnych:
1. Już słyszałam głosy: po co nam to?
Odpowiadam: jak to, po co? Tyle mówiliśmy o potrzebie standaryzacji naszej pracy, więc przyjrzyjmy się tej propozycji. Wiem, że dużo czasu upłynęło od opublikowania ISAD, ale skupmy się na pozytywnym fakcie: mamy projekt NOMY.

2. Zastanawiam się, jak NOMA ma się do prac zespołu ds. opracowania, jego prace trwają, a kiedy się zakończą, nie bardzo wiadomo. Czy rezultaty prac nie będą się pokrywać? Albo odwrotnie, czy zespół ds. opracowania weźmie pod uwagę NOMĘ? Już teraz widać, że to powinien być chyba jeden zespół, bo istnieje obawa, że prace mogą się dublować.

3. Zastanawiam się, czy NOMA zostanie wprowadzona do użytkowania w archiwach zarządzeniem NDAP (po wszystkich konsultacjach i opiniowaniu). Jak konkretnie miałoby to wyglądać? Musiałoby być zgrane z wprowadzeniem wskazówek dot. opracowania (czyli trzeba czekać na zakończenie prac zespołu, o którym piszę w pkt 2). Co  z resztą przepisów (jest ich mnóstwo), które należałoby uchylić lub uaktualnić (przepisy o inwentarzu, o opracowaniu fotografii, map itd. )?
Jeśli chcemy, aby taka operacja miała sens i jeśli nie chcemy spowodować chaosu w archiwach, to wszystko musi być zgrane w czasie, dobrze przygotowane, zaplanowane i zorganizowane.
Hmmm... Zważywszy na dotychczasowe doświadczenia, będzie to trwało lata...(Obym się myliła).

4. Bardzo jestem ciekawa reakcji środowiska na NOMĘ. Uczestniczyłam w wielu konferencjach i spotkaniach, w trakcie których ubolewano, że nie mamy polskiego standardu. A więc teraz mamy projekt! Bardzo chcę przeczytać tę mnogość opinii i uwag, zewsząd, zarówno z archiwów, komisji (mniej lub bardziej centralnych), rad archiwalnych,  jak i z uczelni! To będzie dobry test na sprawność intelektualną środowiska, a także na jego gotowość do współpracy. 
I tu propozycja: jak już zaczną spływać do NDAP opinie i uwagi, warto je upublicznić i stworzyć możliwość zapoznania się z nimi, może jakieś repozytorium na stronie NDAP?

5. Na razie mamy czas do końca lutego na przesyłanie uwag i opinii (tak napisano na stronie NDAP), ale pisma oficjalnego do archiwów jeszcze nie było, więc nie wiemy, ile czasu mamy na opiniowanie. Mam nadzieję, że opinie przedstawiane na IFAR również będą wzięte pod uwagę (wszak IFAR jest czytany w NDAP .

Pozdrawiam
CDN...

[Hanna Staszewska]

Na początek przyjrzyjmy się proponowanym poziomom opisu archiwalnego, w porównaniu do standardu ISAD, a także FOPAR. 
W NOMA mamy 10 poziomów:
1) Archiwum - obowiązkowy poziom opisu
2) Grupa zespołów
3) Zespół - obowiązkowy poziom opisu
4) Podzespół
5) Seria
6) Podseria ? kolejne podserie (klasy)
7) Jednostka archiwalna - obowiązkowy poziom opisu
Akta sprawy
9) Dokument
10) Cząstka archiwalna

Dla przypomnienia w ISAD 6:
1) Zespół - obowiązkowy poziom opisu
2) Podzespół
3) Seria
4) Podseria
5) Jednostka archiwalna - obowiązkowy poziom opisu
6) Dokument

FOPAR: 9 poziomów:
1) Archiwum - obowiązkowy poziom opisu
2) Archiwum historyczne
3) Grupa zespołów
4) Zespół - obowiązkowy poziom opisu
5) Podzespół
6) Seria
7) Klasa
8 ) Jednostka archiwalna - obowiązkowy poziom opisu
9) Dokument

Widzimy więc, że NOMA ma bogatszy zestaw poziomów opisu, to uszczegółowienie opisu jednostki wydaje się słuszne, zważywszy na potrzeby informacyjne użytkowników. Na pewno będzie wymagało to tłumaczenia i szkoleń, obawiam się, że opór będzie duży (chociaż te poziomy poniżej tytułu j.a. nie są przecież obowiązkowe). Tak uporządkowane i ustrukturyzowane opisanie j.a. może być całkiem interesującym doświadczeniem metodycznym, chociaż obawiam się tu dowolności i radosnej twórczości kolegów. Mogę sobie wyobrazić, jak rozmaicie, przy teoretycznym zachowaniu poziomów poniżej j.a., wyglądałby opis tych samych materiałów w różnych archiwach, np. przy opisie j.a. z USC pojedynczy wpis o urodzeniu to będzie dokument czy cząstka archiwalna? Podane przykłady niewiele wyjaśniają, bo dla cząstki przykładem sygnatury i tytułu jest Odcisk pieczęci parafii ewangelickiej w Manowie w dokumencie Rejestr zmarłych w 1864 r. (s. 28).

Dodatkową trudność będzie pewnie sprawiać terminologia: wprowadzenie do NOMA dodatkowych poziomów powoduje, że ISAD-owski dokument (def.: najmniejszy, logicznie niepodzielny, opisywany obiekt, np. list, memorandum, raport, fotografia, nagranie dźwiękowe, ang. item, fr. piece) to NOMA-owska cząstka archiwalna (najmniejsza logiczna, niepodzielna informacyjnie część opisywanego dokumentu) - wspólnym mianownikiem jest tutaj logiczna niepodzielność. W tym kontekście niezbyt szczęśliwe wydają mi się przykłady w definicji dokumentu w NOMA: najmniejszy, niepodzielny fizycznie opisywany obiekt, np. list, memorandum, raport, fotografia, zapis dźwiękowy ( ang. item, fr. piece) - czyli przykłady z ISAD-owskiego dokumentu (list, memorandum itd.), gdzie wyróżnikiem ma być logiczna, a nie fizyczna niepodzielność.

Czy dostatecznie skomplikowałam?

Pozdrawiam

 

[Andrzej Choniawko]

Ciekaw jestem kiedy na teren polskiej archiwistyki państwowej wkroczy pewien leśniczy.

[Robert2000]

Nie wiem, skąd w NOMA wzięła się ta cząstka archiwalna (domyślam się, że jest to przetłumaczenie jakiegoś obcojęzycznego terminu), ale to jakieś kuriozum językowe. Cząstka może być w fizyce lub chemii, ale w archiwistyce ?

[Anna Laszuk]

Szkoda, że dyskusja nad normą zaczyna się od najdrobniejszego jej szczegółu, od cząstki, ale skoro to najbardziej przyciąga uwagę...
Termin "cząstka archiwalna" pojawił się w literaturze przed kilkoma laty (Archeion t. 112, 2011 rok). Chyba nie jest to większe "kuriozum", a na pewno mniej zadomowione niż zespół archiwalny, zespół rozbity czy szczątek zespołu. W trakcie prac zespołu przygotowującego NOMA zastanawialiśmy się nad jego utrzymaniem - jako zamienniki proponowane były np. cząstka dokumentu, cząstka dokumentacyjna, cząstka informacyjna, że o innych nie wspomnę. Oznacza to, że sprawa nie była i nadal nie jest oczywista i przesądzona. Trafniejszy pomysł mile widziany, choć nagrody nie są przewidziane.

[Hanna Staszewska]

Szkoda, że dyskusja nad normą zaczyna się od najdrobniejszego jej szczegółu, od cząstki, ale skoro to najbardziej przyciąga uwagę...

Dyskusja nad NOMĄ zaczęła się od moich bardzo ogólnych dywagacji (wszak promujemy myślenie od ogółu do szczegółu ), dot. m.in. relacji NOMY do prac zespołu ds. opracowania oraz do naszych przepisów (będą uaktualnione, zniesione, dopasowane do NOMY?) i ile czasu będzie to trwało. Dotychczasowe bowiem doświadczenia, jeśli chodzi o czas procedowania, nie są najlepsze (chociaż skądinąd wiemy, że archiwa to nie wojsko ).

Termin "cząstka archiwalna" pojawił się w literaturze przed kilkoma laty (Archeion t. 112, 2011 rok).

W literaturze tak, ale na IFAR-ze termin "cząstka archiwalna" pojawił się już w 2010 r.! (wpis Adama Banieckiego z kwietnia 2010 r.) 
http://www.ifar.pl/index.php/topic,1568.0.html

Jeśli o mnie chodzi, sam termin "cząstka archiwalna" bardzo mi się podoba 
Często się zdarza, że nowe terminy budzą opór, to normalne: przypomnę, że gdy w 1925 r. K. Konarski na Zjeździe Historyków Polskich w Poznaniu wystąpił z terminem "zespół archiwalny", spotkał się z oporem i niechęcią środowiska archiwistów, a nie minęło wiele czasu, i już w latach 30. XX. termin ten był w powszechnym użyciu (za sprawą oczywiście podręcznika Konarskiego, który "zespół" spopularyzował). 
Tak więc, nie bójmy się cząstki

[Kajka]

Mi idea czaski się podoba (można być jeszcze się zastanowić nad doprecyzowanie nazwy). Pozytywnie też oceniam poziom akt sprawy. Logiczny i pomocny w wyszukiwaniu informacji. Obawiam się jednak, że wśród osób dogmatycznej zaprogramowanych na standarwy międzynarodowe polskie określenia mogą budzić opór. Jednak skoro już zdecydowaliśmy się na opracowanie krajowej normy (zamiast bezrefleksyjnie wdrażać standardy miedzynarodowe), warto być było przekonać się do lokalnych rozwiązań.

[sirsilis]

nie wiem czemu  ale Cząstka archiwalna bardzo mi się podoba

[Hanna Staszewska]

Bo cząstka jest fajna 


Do cząstki jeszcze wrócę, teraz chciałabym chwilę przyjrzeć się grupie zespołów: termin nienowy, więc nie powinien wzbudzić kontrowersji (termin nie, ale sam pomysł już chyba tak).
Grupę zespołów wyodrębnił też prof. Ryszewski w swoim FOPAR-ze, określając ja jako szczególne związki zespołów archiwalnych, tworzone dla uproszczenia ewidencji: Ryszewski podkreślał przestrzeganie zasady, aby w każdym przypadku były to zespoły nie łączone dowolnie, lecz powiązane ustrojowo, naturalnymi więzami ("Problemy komputeryzacji archiwów", 1994, s.43).

Przypomnę, jak tworzyliśmy grupy zespołów w archiwach: miało to funkcje ściśle ewidencyjne, pozwalające rejestrować na jednej karcie wiele zespołów, po raz pierwszy pojawiło się w przepisach o ewidencji w 1961 r. Definicja grupy zespołów pojawiła się w kolejnych przepisach, z 1972 r.: można było rejestrować zespoły na jednej karcie, pod warunkiem, że układ i ich zawartość były do siebie zbliżone: w grupach miały być zespoły niewielkie, powstałe w wyniku działalności organów władzy tej samej instancji, powołane jednym aktem prawnym i posiadających identyczne kompetencje, a różniące się między sobą terenem działania (np. grupa zespołów akt gminnych rad określonego powiatu, czy grupa zespołów akt notariuszy powiatu). Nie można było łączyć w grupy zespołów, których twórcy reprezentowali ten sam poziom hierarchiczny i mieli te same kompetencje, lecz działali w różnych okresach historycznych i na podstawie różnych aktów prawnych (czyli np. nie można było połączyć w grupę zespołów akt sądowych z lat 1815-1876). Możliwość tworzenia grup zespołów w archiwach zniesiono w momencie wprowadzenia bazy SEZAM w 2000 r. (przepisy z 1999 r.)

Grupa zespołów wraca w NOMA (reaktywacja  ) i jest to (definicja): dwa lub więcej zespołów archiwalnych charakteryzujących się jednorodnością funkcji i/lub należące do tej samej klasyfikacji rzeczowej i/lub posiadających wspólne dzieje.
Jako obowiązkowe elementy opisu dla grupy zespołów określono: tytuł, daty, poziom opisu. Grupa zespołów ogóle nie przewiduje sygnatury, elementu obowiązkowego przy pozostałych poziomach.
W celach opisu napisano (cyt.):
"4.14.1. Wspólne obszary informacji o twórcy a zespoły archiwalne.
Cel: Wykorzystanie wspólnych obszarów informacji w celu zwiększenia wiedzy o kontekście wytworzenia i/lub przechowywania zespołu.
Reguła: Zespoły archiwalne twórców jednostek organizacyjnych powołane do wypełnienia tych samych funkcji i/lub należące do tej samej klasyfikacji rzeczowej i/lub posiadających wspólne dzieje mogą tworzyć bloki zawierające wspólne im informacje.
Zespoły, których opisy wiąże wspólna informacja, tworzą grupę zespołów.

Reguła szczegółowa D2.1.1. stanowi (cyt.): "Grupie zespołów można nadać nazwę w oparciu o nazwę twórców, funkcji i/lub klasyfikację rzeczową i/lub nazwę okresu historycznego, którego dotyczy".

4.14.2. Hierarchiczność bloków wspólnej informacji
Cel: Ukazanie informacji o twórcy i zespole w szerszym kontekście funkcjonalnym, rzeczowym i historycznym.
Bloki wspólnej informacji mogą tworzyć struktury powiązane relacjami"
Dzieje twórcy zaś należy opisać następująco (7.7.) (cyt.), s. 77-78.
"D2. Reguły szczegółowe:
D.2.1. Poziom grupy zespołów
Jeśli zespół przynależy do grupy zespołów, to na poziomie grupy zespołów należy opisać wspólne dzieje administracyjne/ustrojowe od momentu powołania do momentu zniesienia lub likwidacji.
D.2.2. Poziom zespołu
D.2.2.1. Twórca zespołu należy do grupy zespołów.
Jeśli zespół archiwalny przynależy do grupy zespołów, w której dzieje twórców zostały opisane, na poziomie zespołu należy opisać tylko jego historię bez odnoszenia się do dziejów ustrojowych, opisanych na wyższy poziomie (patrz 7.2.2. D2.1).
D2.2.2. Twórca zespołu nie należy do grupy zespołów
Jeśli twórca zespołu nie jest opisywany na poziomie grupy zespołów opisać go wedle reguły ogólnej (7.2.2. D1)".

Z powyższego wynika, że tak naprawdę dopuszczono dość dużą dowolność w tworzeniu grup zespołów, a jedynym kryterium jest twórca, a nie np. zawartość czy typy materiałów. I jeszcze jedno pytanie: czy można utworzyć grupy zbiorów? Np. grupa zbiorów dokumentacji nieaktowej w archiwum (jakkolwiek to brzmi).

Roztrząśnijmy przykład:
1) Archiwum: APP (nr 53)
2) Grupa zespołów: Urzędy stanu cywilnego w Archiwum Państwowym w Poznaniu (i tu wpisuję dzieje ustrojowo/administracyjne urzędów)
3) Zespół - Urząd Stanu Cywilnego w Miłosławiu (tutaj dzieje konkretnego urzędu)

Inny przykład:
1) Archiwum: APP (nr 53)
2) Grupa zespołów: Księgi sądów i urzędów grodzkich w Archiwum Państwowym w Poznaniu
3) Zespół: Księgi sądu i urzędu grodzkiego w Poznaniu.

I jeszcze jedno pytanie: czy jeden zespól może należeć do kilku grup zespołów? Np. Cech krawców Poznaniu do grupy Cechy w Archiwum Państwowym w Poznaniu (kryterium funkcji) oraz do grupy zespołów z Archiwum Miejskiego w Poznaniu (wspólne dzieje i pochodzenie z jednego archiwum historycznego).
Bo, przypomnę, "Zespoły, których opisy wiąże wspólna informacja, tworzą grupę zespołów".  A takich wspólnych obszarów informacji może być kilka w przypadku jednego zespołu w relacji z wieloma zespołami: wspólne dzieje, te same funkcje, ta sama klasyfikacja rzeczowa. Wg jakiego kryterium tworzyć wtedy grupy, jeśli jeden zespół będzie krzyżowo pasować do wielu grup zespołów?

Patrzę na te przykłady i widzę, że takie i mnóstwo innych grup zespołów mogę sporządzić w ZoSIA za pomocą raportu.
Czy potrzebujemy więc takiego poziomu opisu?
Bo zrezygnowaliśmy z niego, wprowadzając SEZAM...

[Rafał Rufus Magryś]

Najpierw chciałem pogratulować zespołowi, że praca zespołu zakończyła się sukcesem, tj. jest rezultat.

I jeśli jak pisała Ania nie mamy się skupiać na małych sprawach to chciałem zapytać o podstawowe:

1. W jakim celu powstała NOMA?

Próbowałem sobie odpowiedzieć na pytanie i na razie nie znajduję odpowiedzi. W artykule z Archeionu przywoływanym we wstępie do NOMA (Analiza wskazówek metodycznych wydanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, oprac. M. Andrasz - Mrożek, A. Laszuk, A. Makówka, ?Archeion?, t. 114, 2013, s. 123) mamy taki fragment:

Działania standaryzacyjne podjęte zostały przez MRA w latach 90. XX w.
Powstałe w ich rezultacie cztery standardy opisu zaczęto już uwzględniać w pra-
cy archiwów w wielu krajach. Zastosowano przy tym dwie drogi postępowania:
- bezpośrednie przejęcie standardów MRA,
- opracowanie własnych norm w oparciu o te standardy.

I dalej:

Nie regulują jednak innych  aspektów opracowania, takich jak: określanie granic rzeczowych i chronologicznych zespołu i zbioru archiwalnego.

A w przypisie:

Polskie tłumaczenia drugich wersji standardów ISAD (G) i ISAAR (CPF) zostały uzupełnione o polskie przykłady, w tym kompletne opisy (...)

2. Dlaczego zatem wybraliśmy trudniejszą drogę tj. stworzenie własnego standardu?

Mamy wszak bardzo dobrze rozpoznane zarówno wersje analogowe dzięki dr.Wajsowi, dr Laszuk i elektroniczne (EAD) tłumaczenie dr. Woźniaka?

Póki co widzę tylko minusy ? pamiętam pracę przy APEnet gdzie kilka krajów miało własną wersję narodową opisu i aby dołączyć do ogólnoeuropejskiego projektu kraje te musiały: najpierw zmapować standard narodowy z ISAD i dopiero importować do tworzonego systemu. W przypadku Polski nie było tego problemu bo łatwo dawało się przenosić dzięki stosowaniu "bezpośredniego" ISAD, co zaoszczędziło nam kilka miesięcy pracy. Jak rozumiem chcemy pracowicie odwrócić ten proces.

3. Dlaczego zajmujemy się normą opisu chociaż istnieje taka do jakiej implementacji się szykowaliśmy w archiwach i nawet część to zrobiła (np. AGAD, ZoSIA i NAC) a nie jesteśmy w stanie zacząć od prawdziwych podstaw tj. od słownika archiwalnego? Przypominam, że NAC przekazał kompletne hasła do NDAP wiele lat temu.

4. Patrzę kto brał udział w tworzeniu NOMA - i mam pytanie (chyba, że źle zauważyłem) - dlaczego w zespole nie było archiwistów z NAC? I nie chodzi np. tylko o Wojtka Woźniaka (przypominam tłumacza EAD) lecz specjalistów od materiałów audiowizualnych?


Pozdrawiam,

[Hanna Staszewska]

Pytania zadane przez Rafała są bardzo zasadne, mam nadzieję, że poznamy odpowiedzi.

A na razie proponuję wrócić do analizy NOMY, chwilę chciałabym jeszcze poroztrząsać grupy zespołów.
Otóż...
Im dłużej o tym myślę to dochodzę do wniosku, że nie potrzebujemy tego poziomu opisu, tym bardziej, że chodzi (z tego co zrozumiałam) raczej o dodatkową pomoc informacyjną, opartą o klasyfikację przede wszystkim twórcy (jego funkcji, klasyfikację rzeczową lub wspólne dzieje). A taką klasyfikację już mamy, a jest nią klasyfikacja rzeczowa aktotwórcy, którą wybieramy z zamkniętej listy przy opisie zespołu.

Podejrzewam, że jednym z motywów wprowadzenie nowego poziomu była możliwość uwspólnienia opisu ustrojowego aktotwórcy w zespołach jednakowych ustrojowo (sądy, gminne rady narodowe, usc itp.). Tylko czy do tego potrzebny jest nowy poziom opisu? Grupy zespołów, tworzone kiedyś w archiwach, pełniły funkcje uproszczenia ewidencyjnego, i to miało sens, a teraz chodzi raczej o wspólną informację i można to osiągnąć, moim zdaniem, prościej, poprzez rozbudowane raporty i sortowanie danych w bazie.

I jak miałyby w praktyce wyglądać takie grupy zespołów?
Czy fakt przynależności zespołu do grupy zespołów pociągałby skutki dla jego opracowania, czyli np. czy takie zespoły mogłyby mieć wspólny wstęp i inwentarz?
I czy do jednej grupy mogłyby należeć zespoły z różnych grup opracowania A1, A2 A3?
Czy grupy zespołów będą miały wpływ na karty zespołów, spisy zespołów itp. (przypominam, obowiązkowo drukowane)?

Oczyma wyobraźni już widzę nadciągający chaos informacyjny: te same zespoły będą kwalifikowane do grup zespołów w różnych archiwach od sasa do lasa...

 

[Hanna Staszewska]

Kwestie związane m.in. z opisem twórcy w kontekście stosowania standardów omawiamy też w dziale Archiwistyki społecznej, w wątku "Międzynarodowe standardy a archiwa społeczne":

http://www.ifar.pl/index.php/topic,2972.msg19061/topicseen.html#msg19061

[Hanna Staszewska]

Proponuję przyjrzeć się terminologii zastosowanej w normie, a wyszczególnionej na wstępie.
Poniżej część moich wątpliwości (cdn.)

Archiwum ? 1. instytucja (jednostka organizacyjna) posiadająca zasób archiwalny; gromadząca i przechowująca materiały archiwalne i udostępniająca je społeczeństwu (por. instytucja z zasobem archiwalnym); 2. najwyższy poziom opisu archiwalnego.
oraz
Instytucja z zasobem archiwalnym ? jednostka organizacyjna (osoba prawna) gromadząca i przechowujący materiały archiwalne i udostępniająca je społeczeństwu (por. archiwum).
Dla mnie jest to samo.


Dopływ ? nabytek dołączany jako część do zespołu (zbioru) archiwalnego, znajdującego się już w archiwum.
A co z nabytkami, w wyniku których dopiero tworzy się nowy zespół?
Może więc zamiast dopływu zastosować ?nabytek? i określić go jako materiały wpływające do archiwum (tak jak w przepisach o ewidencji).
I jeszcze jedno: skoro jest tu nabytek, może powinien też być ubytek?


Obiekt trójwymiarowy ? przedmiot o szczególnej wartos?ci naukowej, historycznej, artystycznej lub kulturowej, stanowiacy integralna? cze?s?c? przeje?tych przez archiwum materiałów archiwalnych.
Rozumiem, że jest to próba wprowadzenia do obiegu archiwalnego tych nieszczęsnych gratów i rozmaitych przedmiotów rzeczowych, które archiwa, często całkowicie niefrasobliwie i niejako przy okazji, zgromadziły. I chyba słusznie, pora skończyć z udawaniem, że ich nie mamy. Ale definicja wydaje mi się niezbyt szczęśliwa, bo obejmuje tylko takie, które są integralną częścią materiałów archiwalnych, czyli (jeśli dobrze rozumiem) np. odznaczenia lub medale wraz z dokumentami je nadającymi. Ale czy mieszczą się w tej definicji portrety przodków, przejęte wraz ze spuścizną lub sztandary partyjne przejęte wraz z dokumentacją b. PZPR? Chyba nie. Poza tym wymienianie w definicji szczególnej wartości naukowej, historycznej, artystycznej lub kulturowej zawsze stwarza podejrzenia o granice takiego wartościowania, może wystarczy po prostu wartość historyczna?


Kopia ? mechaniczne odwzorowanie dokumentu, wykonane w postaci analogowej lub cyfrowej, np. mikrofilm, fotokopia, kserokopia, kopia cyfrowa, wydruk, nagranie dz?wie?kowe, film, które nie zostało wytworzone w wyniku zabezpieczenia zasobu archiwalnego.
i
Kopia użytkowa ? kopia wykonana w celu udostępniania.
Druga definicja nie istnieje bez pierwszej, więc należy je połączyć. I w rezultacie będziemy mieć kopie użytkowe i niezabezpieczające(?). A gdzie w takim razie kopie zabezpieczające?

Oryginał ? pierwotny zapis bez wzgledu na jego postac? utrwalajacy jakis? fakt lub fakty.
i
Dublet ? drugi egzemplarz pisma lub innego rodzaju dokumentu, identyczny pod wzgledem tres?ci i formy.
I dla porównania:
Zapis ? informacja utrwalona niezależnie od nos?nika i cech (zob. tez? dokument), bez względu na jego forme?, bedacy s?wiadectwem jakiegos? zdarzenia i zjawisk obiektywnej rzeczywistos?ci lub przejawów mys?li ludzkiej.
Powyższe definicje powinny być spójne, a tu mamy formę wymienną z postacią, fakt/fakty ze zdarzeniami i zjawiskami obiektywnymi itd. To należy uporządkować i ujednolicić, bo trochę wygląda tak, jakby przygotowywały to różne osoby, bez końcowej analizy i konsultacji.


Opis archiwalny ? prezentacja materiału archiwalnego; przedstawienie opisywanego obiektu i jego cze?s?ci składowych ? jeżeli takie posiada ? polegające na takim wybraniu, przeanalizowaniu, uporządkowaniu i zapisaniu każdej informacji, aby mogła ona słuzyc? do zidentyfikowania, zarządzania i zlokalizowania materiałów archiwalnych, objas?nienia ich zawartos?ci oraz okres?lenia systemu, którego są wytworem. Termin ten oznacza zarówno proces, jak i jego rezultat.
i
Pomoc archiwalna? szerokie okres?lenie obejmujące kazdy opis materiałów archiwalnych wykonany w archiwum lub otrzymany w zwiazku z przejmowaniem kontroli nad materiałem archiwalnym; archiwalna pomoc informacyjna (ang. finding aid; fr. instrument de recherche).
Dla mnie to jest to samo.

Wakat ? miejsce w strukturze opisu archiwalnego po opisie obiektu, który w nim juz? nie figuruje.
Teraz wakaty wpisujemy tylko w miejsce wycofanych opisów zespołów, czy to znaczy, że NOMA proponuje wakaty także na innych poziomach opisu, np. j.a.? Jeśli tak, to dobry pomysł.


Zespół archiwalny otwarty ? zespół archiwalny, do którego dopływają materiały archiwalne od czynnego twórcy.
i
Zespół archiwalny zamknięty ? zespół, którego twórca zakończył działalność.
Tu wspomnę, że w tej kwestii mamy dość istotną rozbieżność: od 2013 r. wg nowych przepisów o ewidencji mamy w bazie danych oznaczać status zespołu: otwarty/zamknięty i wg definicji z podręcznika do bazy zespół zamknięty to taki, którego twórca zakończył działalność i całość dokumentacji została przekazana do archiwum.
Ta definicja wydaje mi się ok, jest logiczna, i wskazuje na bardzo istotny element, czyli nie tylko zakończenie działalności twórcy, ale i kompletność jego materiałów archiwalnych w archiwum.
Niestety, gdy zaczęliśmy dopytywać w NDAP o tę kwestię otrzymaliśmy odpowiedź (na piśmie), w której podano nam odmienną definicję i wskazano, że kompletność akt w archiwum nie ma wpływu na definicję i zespół archiwalny otwarty to taki, do którego dopływają stopniowo ulegające archiwalizacji materiały archiwalne od czynnego twórcy danego zespołu, a zespół zamknięty to taki, którego twórca zakończył swoją działalność (czyli tak jak w NOMIE).
Jak więc ma być?

Na razie tyle...

[Rafał Rufus Magryś]

Haniu,

Super robota. Ta nie powinna być NOMA ale HNOMA ...
Mam nadzieję, że Cię chociaż uwzględnią w zespole pracującym w kolejnej wersji (jeśli się pojawi ...).