Gdzie wpisujemy datę załącznika?

[Mona]

Czy ktoś z Was wie gdzie w spisie zdawczo odbiorczym należy wpisać datę załącznika, którego rok jest wcześniejszy od dat skrajnych. Załącznik z 2013, sprawa rozpoczęła się z w 2014 i zakończyła w 2015. W rubryce 4 pisze daty skrajne więc będzie 2014 (2015), a co z załącznikiem - (2013)?

[szycha]

Nigdzie, nie bierze się pod uwagę załączników

[Mona]

Dziękuję za odpowiedź.

[Jarek]

Pomalutku.
Powinno się to zapisać tak: (2013) 2014-2015

[stany]

W teczkach znajdują się różne załączniki np. sprzed 5, 10, 20 czy 40 lat  i co piszemy daty załączników?  jakie przepisy to regulują?

[Robert2000]

A nie ma to przypadkiem coś wspólnego z kwestią anteriorów?

[Jarek]

W rozporządzeniu z 18.01.2011 r. opisano to trochę dziwnie, bo z jednej strony w opisie teczki ma być rok jej założenia uzupełniony o rok najpóźniejszego pisma w teczce (czyli np. "2014-2015"), z drugiej w spisie zdawczo-odbiorczym ma być rok założenia teczki, rok najwcześniejszego pisma i rok najpóźniejszego pisma (czyli mogłoby być np. "(2013) 2014-2015", albo w ogóle byłyby to trzy osobne rubryki i tak jest chyba najprościej i najczytelniej). Pytanie tylko czy "pismo" wg definicji z rozporządzenia to także załącznik? Moim zdaniem raczej tak.
Próbowałem to jeszcze odnieść do przepisów metodycznych NDAP dot. sporządzania inwentarzy w archiwach państwowych, ale to rodzi tylko kolejne pytania.
Liczę że zapowiadana narodowa norma opisu archiwalnego rozwieje nasze wątpliwości także w tym zakresie.

[Mona]

No właśnie jak to jest z tymi datami skrajnymi. Chodzę po kursach i szkoleniach i mam mętlik w głowie. Raz  pani nr 1 podała takie daty skrajne: 2014 (2015), a Pani nr 2: 2014-2015. Przy czym 1 Pani stwierdziła, ze taki zapis, jaki zaprezentowała Pani nr 2  jest niepoprawny. Tak można pisać w przypadku gdy w teczce mamy spis spraw z 2014 z małą ilością spraw i z 2015 r. z małą ilością spraw. Pytałam się jak tam inni z kursantów piszą u siebie. Oni robią tak jak Pani nr 1. Co mnie jeszcze zastanawia to taka sytuacja gdy sprawa kończy się na początku stycznia następnego roku. Taki przykład: 30 grudnia 2014 wpływa wniosek o wydanie zaświadczenia, z datą 2 stycznia 2015 wydano zaświadczenie. Dowiedziałam się od obu Pań, że teczka ma być w spisie na 2014 rok (czyli, kiedy zaczęto tą sprawę; spisy zd-odb. robione są u nas na każdy rok), a nie 2015. I tego też nie łapię. Przecież zaświadczenie wydano już w nowym roku ! A była archiwistka, jak się dopytywałam, też kazała dawać takie taczki do spisu zd-odb. z rokiem założenia sprawy. I też pisała tak daty 2014-2015.

Jak jest  prawidłowo? (chodzi mi i o daty skrajne, i tą sytuację z zaświadczeniem)

[stany]

         Nie potrafię wskazać z czego wynika zapis pani nr 1, może ktoś się wypowie. Sprawa rozpoczęta w 2014, to teczka z 2014r., na teczce i spisie z-o piszę 2014-2015 i wiem że teczka została założona w 2014 roku. W teczkach z podwójnymi datami skrajnymi i np. w przypadku przeniesienia sprawy z 2011r. do  teczki założonej w 2014r. wtedy zapisuję 2011-2014 , może być też że zakończyła się w 2015 , to zapisuję 2011-2015, ale po hasłem teczki piszę ( za 2014r. ). W przypadku zaświadczeń to teczka z 2014r, bo faktycznie  rozpoczęła się w 2014r. , a zakończyła 2015.

[Mona]

" na teczce i spisie z-o piszę 2014-2015 "

Czyli daty skrajne pisze się; 2014-2015, ok

"W przypadku zaświadczeń to teczka z 2014r, bo faktycznie  rozpoczęła się w 2014r. , a zakończyła 2015."

czyli mimo, że sprawa zakończyła się w 2015 roku to idzie do archiwum w spisie z teczkami zakończonymi w 2014 roku? I od 2014 obliczam okres przechowywania?

[stany]

Do brakowania odliczamy od 2015, bo zakończenie jest w 2015, czyli  gdy to jest kat. B5 możemy zniszczyć w 2021r. Do archiwum przekazujemy w 2018r., czyli 16 i 17r.  przechowujemy w   k.o. ,  a w 18r. przekazujemy  do AZ.

[Mona]

"bo zakończenie jest w 2015"
I to chciałam wiedzieć. Czyli teczka zostanie wpisana do spisu zdawczo odbiorczego z teczkami, w  których sprawy zakończyły się w 2015 roku.
Dzięki

[Jarek]

Czyli teczka zostanie wpisana do spisu zdawczo odbiorczego z teczkami, w  których sprawy zakończyły się w 2015 roku.

No właśnie nie, na spisie powinna być w roczniku 2014 r. (teczek założonych w 2014 r.). Natomiast co do przekazywania do az, czasu przechowywania - dokładnie tak jak napisał Stany.

[Mona]

Czyli jak sprawa zacznie się w 2016, a skończy w 2019 to daty wyglądają tak 2016-2019 i jest wpisana do spisu z 2016 roku ( wtedy teczkę rozpoczęto). A co z teczkami, w których sprawy zaczęły się w 2016 i w tym samym roku zakończyły ? Czekają aż minie okres trzymania w k.o tej teczki, w której sprawy zakończyły się w 2019 r i wtedy wszystkie schodzą do archiwum?

[stany]

           Sprawę ( teczkę) rozpoczęta w 16r.  i  zakończona w 19r.  przekazujemy do Az po 2 latach od zakończenia czyli w 2022r, wraz ze wszystkimi teczkami które zakończyły się w 2019r. , mogą to być teczki rozpoczęte w 2015, 16, 17,18, czy 19r. , nie ważne kiedy się rozpoczęły, istotne jest kiedy się zakończyły czyli po dwóch latach od zakończenia przekazujemy do AZ.
Teczka założona w 2016 , a zakończona w 2019r. , powinna być ujęta na spisie z-o sporządzonym w 2022r. , wszystkie teczki jednoroczne z 2016 będą przekazywane w 2019  i  inne rozpoczęte przed 16r. , ale zakończone w 16 r , ujmujemy w spisie   z-o  w  2019r.