teczka aktowa dla akt jednej sprawy i inne pytania.

[Mona]

&53 ust 7 IK dopuszcza się zakładanie teczkę aktowych dla akt jednej sprawy. W jakich sytuacjach ją tworzymy , czy może dać ktoś z Was przykład ? Czy wolno np. wyciągnąć ze spisu spraw 1 ciągnącą się długo sprawę i zrobić z niej taką teczkę?

Co robicie w sytuacji gdy teczce nadano zły znak np.: 5215 ( wykaz z 1999, teczka z 2001) zezwolenia na pobyt czasowy poborowych za granicą, a w środku są pisma dot. nadania odznaczenia, wypłacenia pieniędzy za służbę, w środku teczki nie ma spisu spraw?

A jakby był tam spis spraw to zostawiacie teczkę tak jak została wytworzona?

Mam również taką sytuację, że pod jednym numerem np. 1234 mam trzy teczki (teczki, a  nie podteczki, choć wyglądają na podteczki, teczki głównej nie ma) 1234/1/ odpisy skrócone aktu urodzenia, 1234/2/ odpis skrócony aktu zgonu, 1234/3/ odpis y skrócone aktu małżeństwa. Czy dać każdy w osobnym wierszu czy połączyć  w tomy.

Z góry dziękuję za odpowiedzi.

[Paweł z ...]

&53 ust 7 IK dopuszcza się zakładanie teczkę aktowych dla akt jednej sprawy. W jakich sytuacjach ją tworzymy , czy może dać ktoś z Was przykład ? Czy wolno np. wyciągnąć ze spisu spraw 1 ciągnącą się długo sprawę i zrobić z niej taką teczkę?

Zwykle gdy sprawa jest obszerna i nie mieści się w teczce głównej, albo sprawy trwają długo to często spotykam się z teczkami dla jednej sprawy. Ważne, żeby informacja o przechowywaniu sprawy w odrębnej teczce wpisana do spisu spraw.

Co robicie w sytuacji gdy teczce nadano zły znak np.: 5215 ( wykaz z 1999, teczka z 2001) zezwolenia na pobyt czasowy poborowych za granicą, a w środku są pisma dot. nadania odznaczenia, wypłacenia pieniędzy za służbę, w środku teczki nie ma spisu spraw?

Jeżeli dokumenty w teczce oznaczone są znakami spraw odpowiadającymi oznaczeniu teczki to nie pozostaje nic innego jak zachować układ oryginalny teczki a tylko rozszerzyć tytuł teczki o wskazanie jakie akta w teczce się znajdują w rzeczywistości i oznaczyć je prawidłową kategorią archiwalną.

Mam również taką sytuację, że pod jednym numerem np. 1234 mam trzy teczki (teczki, a  nie podteczki, choć wyglądają na podteczki, teczki głównej nie ma) 1234/1/ odpisy skrócone aktu urodzenia, 1234/2/ odpis skrócony aktu zgonu, 1234/3/ odpis y skrócone aktu małżeństwa. Czy dać każdy w osobnym wierszu czy połączyć  w tomy.

Zdecydowanie każdą teczkę w osobnym wierszu wpisać - wolę na spisie więcej informacji niż mniej.

[Mona]

Wśród tych teczek z błędnym znakiem ( jest tylko w  opisie na teczce) mam kilka, które nie posiadają spisu spraw, a dokumentom wewnątrz w ogóle nie nadano tego znaku (nie wysyłano ich poza urząd). Czy mimo tego i tak zostawiam ten znak na teczce?

[stany]

Na teczce z błędnym symbolem k.  piszę powinno być: i wpisuję właściwy symbol i hasło klasyfik. W przypadku braku spisu spraw można go sporządzić.

Mam również taką sytuację, że pod jednym numerem np. 1234 mam trzy teczki (teczki, a  nie podteczki, choć wyglądają na podteczki, teczki głównej nie ma) 1234/1/ odpisy skrócone aktu urodzenia, 1234/2/ odpis skrócony aktu zgonu, 1234/3/ odpis y skrócone aktu małżeństwa. Czy dać każdy w osobnym wierszu czy połączyć  w tomy.

Można umieścić ( chyba chodzi o spis z-o) w jednej, albo w trzech poz. , ale na teczce w każdym przypadku zamieścić opis -w spisie z-o  też.

[Rovan]

Generalnie archiwista nie powinien usuwać z teczki żadnych oznaczeń / opisów nadanych przez komórkę prowadzącą. W przypadku wykrycia błędnego znaku / tytułu należy pod błędną informacją umieścić dane prawidłowe (w nawiasie kwadratowym).

[stany]

Nie ma tu mowy o usuwaniu czegokolwiek przez archiwistę.  Przekazujący wykonuje opis teczki wg. uzgodnień z archiwistą.