Obiegówka - przejście na emeryturę, odejście z pracy

[Dory]

Kochani, czy i jak u Was jest rozwiązana kwestia przekazywania do archiwum akt, które prowadził dany pracownik, w obliczu przejścia na emeryturę lub odejścia z pracy? Czy obowiązuje coś w rodzaju obiegówki?

Pracuję w instytucie naukowym. Ogólnie mówiąc, nie dość, że wszystko, co jest związane z archiwizowaniem, tutaj mocno kuleje, to jeszcze nigdy nie było zwyczaju tzw. obiegówki. Człowiek odchodził z tych czy innych powodów, dokumenty zostawały, nikt się tym już nie interesował.

Chciałabym uniknąć sytuacji, gdzie dokumenty zostają, po jakimś czasie już nie wiadomo, czyje to akta, jakie sprawy prowadzono itp.
Jeśli istnieje u Was obiegówka, czy zostało to jakoś prawnie rozwiązane (poprzez zarządzenie, zapis w regulaminie organizacyjnym lub inny sposób)?

[Rovan]

U mnie komórki org. do których istnieje obowiązek dostarczenia obiegówki są ujęte w regulaminie organizacyjnym.

[szycha]

A u mnie jak na razie obiegówka jest ale nie dotyczy archiwum, nad czym ubolewam jednak mam nadzieję, że to niedługo się zmieni. Ale jeśli chodzi o samą obiegówkę to bardziej interesowałoby mnie to czy dany pracownik rozliczył się z dokumentacji którą wypożyczył, a nie z tej którą wytworzył. Bo przecież po pani Basi przyjdzie pani Kasia, która będzie kontynuowała sprawy rozpoczęte przez poprzedniczkę.

[Rovan]

Zgadzam się. Akta spraw pozostają w gestii komórki, która je prowadzi niezależnie od zmian personalnych. Z punktu widzenia AZ nie ma większego znaczenia, który z pracowników zajmuje się daną dokumentacją - za jej zdanie do archiwum i tak odpowiada przede wszystkim kierownik komórki.

Co innego z dokumentacją wypożyczaną z AZ. Jest ona wydawana konkretnej osobie, której dane widnieją na karcie wypożyczenia, i ta osoba powinna rozliczyć się z archiwum w momencie odejścia z pracy.

[krzysiekp]

u mnie "obiegówka" przechowywana jest w teczce akt osobowych w części C - dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy.

[muniekdm]

Czy jest jakiś przepis, który nakazuje rozliczenie się z wypożyczonych akt, wypełnienie obiegówki w przypadku odejścia z pracy. Chciałbym u siebie wprowadzić taki obowiązek, ponieważ jest bardzo duża rotacja pracowników. Wiadomo, że osoba wypożyczająca odpowiada na wypożyczoną dokumentację i powinna ją zwrócić do az po określonym czasie, ale w praktyce bywa z tym różnie.

[Robert2000]

U nas obiegówka istnieje, trafia potem do akt osobowych, my jako archiwum rozliczamy wypożyczenia akt, natomiast faktycznie nikt nad tym nie panuje. W tej sytuacji zarówno pracownicy cywilni, jak też funkcjonariusze mogą odejść bez rozliczenia obiegówki. Dodam jeszcze, że rozliczenie z korespondencji na podstawie dziennika korespondencyjnego następuje wyłącznie z inicjatywy przełożonego. Jeśli będzie miał to gdzieś, to pracownik lub funkcjonariusz nie muszą tego robić. Tak funkcjonuje komenda główna jednej z polskich służb mundurowych. Ale ja już różne rzeczy tam widziałem, więc przestało mnie to szokować. Z drugiej strony - jak sam będę kiedyś odchodził z pracy ...