Czy ktoś z Was spotkał się z takim przypadkiem:
W Urzędzie sprawy niezakończone przerejestrowano co roku do spisu na następny rok. Nie było to związane ani z reorganizacją ani z ponownym, wszczęciem sprawy. Po prostu latami trwał taki proceder, aż jeden z kierowników się sprzeciwił.
Niezakończona sprawa zaczęta w 2004 roku ze znakiem X.1234.6.2004 została przerejestrowana do spisu na 2005 rok ze znakiem X.1234.2.2005. Jeśli się zakończyła w 2005 roku to tu zostawała. Jeśli nie to znowu była przerejestrowana do 2006 ze znakiem X.1234.2.2006 i dalej X.1234.9.2007. No i spis z 2007 roku wygląda tak, że są sprawy zaczęte w 2005 roku i zakończone ( po przerejestrowaniu) w 2007 roku i sprawy zaczęte w 2007 roku i zakończone w 2011 roku ( w 2008 roku zakończono ten proceder, jest ciągle znak z 2007 roku) Na dokumencie wszczynającym sprawę mogą być 4 różne znaki. A dowiedziałam się o tym, gdy koleżanka spytała się jakie dać daty skrajne (dokumentacja czeka, by ją oddać z 2011 rokiem).
Jak to przyjąć do archiwum i jakie daty skrajne dać? Czy to ma wyglądać tak: 2005 (2006-2011)? I czy na każdym tomie( bo jest ich około 20) mają być te same daty? ( ostatnia Pani archiwistka kazała na opisie teczki dać daty skrajne z POSZCZEGÓLNYCH tomów (tzn w I mogły być sprawy z lat 2005-2007, w II 2007-2008,III 2007-2011 a już na spisie zdawczo odbiorczym podawała SKRAJNE daty CAŁEJ dokumentacji 2005-2011) .
Czy prawnie zezwolono na takie przerejestrowanie spraw niezakończonych w jakimś wcześniejszym rozporządzeniu(?), czy to tylko ?widzi mi się? byłej P. archiwistki? Mój staż pracy w archiwum liczy 3 miesiące i 2 tygodnie, może jakiś doświadczony kolega/ koleżanka podpowie mi jak rozwiązać ten problem?
pozdrawiam
