Znak sprawy a rozdrobnienie wydziałów

[lukas_drill]

witam,
mam pewną wątpliwość odnośnie znaku sprawy.
Otóż w wyniku reorganizacji w naszej jednostce (urząd miasta) zlikwidowano wiele WYDZIAŁÓW, natomiast w ich strukturach utworzono sporo DZIAŁÓW. Wydział Gospodarki Komunalnej np stosuje znak GK, jako oznaczenie komórki. W ramach wydziału mamy powiedzmy 5 działów. Te wszystkie działy oczywiście używają znaku wydziału, czyli GK, nie można bowiem zgodnie z IK stosować jakichś rozdzielników, np GK-BD, jako powiedzmy Wydział Gospodarki Komunalnej, Biuro Dróg.
Tutaj pojawia się moje pytanie: aby w jakikolwiek sposób rozróżniać działy czy chociażby przy dekretacji, instrukcja dopuszcza dodanie na końcu znaku sprawy, po roku, inicjałów prowadzących sprawy. Czy można zamiast inicjałów prowadzących użyć skrótów tych właśnie działów? Czyli znak sprawy z Działu Biura Dróg wyglądałby tak: GK.1234.1.2015.BD.  Wtedy kierownik dekretuje na ten dział, pracownik używa znaku takiego i wszyscy wiedzą od kogo wyszło... Czy zapis w instrukcji ma być jednoznacznie traktowany i MUSI to być TYLKO SYMBOL PROWADZĄCEGO?
Dziękuję za sugestie i pozdrawiam 

[pmm]

A §6 ust.9 instrukcji?

[stany]

         Powinno być zawarte odpowiednie zapisy  w regulaminie organizacyjnym i wtedy znak sprawy powinien wyglądać tak; GK-I.1234.1.2015,  GK-II.1234.1.2015, GK-III.1234.1.2015, GK-IV.1234.1.2015, GK-V.1234.1.2015, można też dołożyć inicjały.

[lukas_drill]

A §6 ust.9 instrukcji?

a nie paragraf 5?

         Powinno być zawarte odpowiednie zapisy  w regulaminie organizacyjnym i wtedy znak sprawy powinien wyglądać tak; GK-I.1234.1.2015,  GK-II.1234.1.2015, GK-III.1234.1.2015, GK-IV.1234.1.2015, GK-V.1234.1.2015, można też dołożyć inicjały.

Ale jak mówi instrukcja: "Dopuszcza się stosowanie w oznaczeniu komórki organizacyjnej znaku rozdzielającego minus w następujący sposóv: AB-C-V.123.78.2011.JK2, gdzie "AB-C-V" jest oznaczeniem komórki organizacyjnej"
Czyli GK-I, GK-II to wg powyższego zapisu byłyby komórki organizacyjne, czyli wydziały, a nie wydzielone działy... tak przynajmniej ja to zinterpretowałem...

[stany]

Może też być GK-C-V.... .   GK to wydział, a GK-I , czy GK- C, to np. referat wydziału GK.

[lukas_drill]

no ale w instrukcji jest jednak mowa o wydziale...nie ma nic o kolejnym stopniu podziału...
nie mówię, że tak jak piszesz jest źle, wg mnie tak właśnie byłoby lepiej, ale czy to rzeczywiście zgodne z instrukcją?

[lukas_drill]

Może też być GK-C-V.... .   GK to wydział, a GK-I , czy GK- C, to np. referat wydziału GK.

Wg mnie taka interpretacja byłaby prawidłowa, gdyby w instrukcji był zapis" gdzie AB-C-V to nazwa działu/referatu/poddziału/itp"

[pmm]

Oczywiście miałem na myśli § 5. Mój błąd.

Komórka organizacyjna to każda wydzielona organizacyjnie część jednostki, bez względu na zapisy regulaminu organizacyjnego. Ten problem zdarza się chyba dość często. U mnie jest to samo. Przy pracach nad nową instrukcją kancelaryjną napotkałem na opór. Uparli się, że komórka organizacyjna to tylko departament lub biuro wymienione w regulaminie organizacyjnym urzędu. To tak, jakbyśmy w ustawie zapisali, że delfin nie jest ssakiem i on automatycznie miałby stać się rybą.

[Jarek]

Może też być GK-C-V.... .   GK to wydział, a GK-I , czy GK- C, to np. referat wydziału GK.

Wg mnie taka interpretacja byłaby prawidłowa, gdyby w instrukcji był zapis" gdzie AB-C-V to nazwa działu/referatu/poddziału/itp"

Żeby rozwiać Twoje wątpliwości:
Oficjalne uzasadnienie do rozporządzenia z 18.01.2011 r.:"Jedynym separatorem różnym od kropki
dopuszczonym w znaku sprawy jest znak minus w oznaczeniu symbolu komórki
organizacyjnej, tak aby umożliwić uwidocznienie w znaku sprawy struktury organizacyjnej
podmiotu jeśli zachodzi taka potrzeba."

I jeszcze oficjalne wyjaśnienia MSWiA (podkreślenie moje):
"Jeśli potrzebne jest w oznaczeniu komórki organizacyjnej zastosowanie znaku rozdzielającego (na przykład w celu zaznaczenia, że komórka wchodzi w skład większej struktury organizacyjnej) to tym znakiem może być tylko znak minus (§5 ust. 9)."
https://www.msw.gov.pl/pl/wolnytekst/8844,dok.html