znakowanie pisma i odpowiedzi

[lukas_drill]

witam,
moje pytanie dotyczy nadawania znaku pismom, które odnoszą się do współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi urzędu.
Jeśli np. wydział ABC wyśle pismo o znaku ABC.1234 skierowane do wydziału X, to wydział X powinien odpowiedzieć pismem znakowanym również ABC.1234, z datą swojej oczywiście odpowiedzi i pieczątką wydziału? U siebie równocześnie nie pozostawiając tejże odpowiedzi. Takie postępowanie wg mnie jest prawidłowe i z instrukcji kancelaryjnej też chyba tak wynika... a jeśli wydział odpowie pismem X.1234 (czy nadali jakiś swój nr, bo i tak bywa...) to musi w takiej sytuacji zarejestrować to pismo, założyć teczkę i zakwalifikować je do kat. Bc?
dzięki from the mountain za odpowiedź
pozdrawiam

[yorik]

... a jeśli wydział odpowie pismem X.1234 (czy nadali jakiś swój nr, bo i tak bywa...) to musi w takiej sytuacji zarejestrować to pismo, założyć teczkę i zakwalifikować je do kat. Bc?

Jeśli odpowie pismem X.1234 to będzie to Bc. Jeśli zarejestruje to w innej klasie (chociaż dlaczego mieliby to uczynić ) to będzie taka kategoria jaka jest właściwa dla tej klasy. Inna rzecz, że najpierw się rejestruje (SPRAWĘ nie PISMO) a potem odpowiada.
Najlepsza byłaby jednak chyba opcja jeśli wydział X. posłużyłby się znakiem wydziału ABC.
Tak przynajmniej mi się wydaje....

[stany]

  Dopuszczalne jest odrębne zakładanie spraw w komórce innej niż merytoryczna  ( czyli  w X ) pod własnym znakiem i należy sprawę zakwalifikować do kat. BC , a nie jak w kom. merytorycznej. 

[lukas_drill]

Niestety nie do końca mam jasność w tym temacie...bo jeśli odpowiem na pismo z wydziału ABC oznakowane jako ABC.1234.1.2013 pismem z ich znakiem, tzn ABC.1234.1.2013 to w miejscu, gdzie znajduje się znak pisma powinna być pieczątka wydziału mojego..w takim razie na znaku ABC.1234.1.2013 odbiję pieczątkę mojego wydziału X...trochę to dziwne i nie wiem czy prawidłowe...
a czy nie można by było zwyczajnie nie nadawać znaku na pismo, tylko w treści napisać: "W odpowiedzi na pismo - tutaj znak tamtego pisma - z dnia - tutaj data - informuję, że...". Wtedy nie ma u mnie takich niepotrzebnych pism rejestrowanych, a tylko skłądam sobie je gdzieś dla własnej chęci posiadania:)
prosiłbym o odpowiedź
dziei

[MarcinP]

Można bez znaku - znak zostanie nadany w komórce merytorycznej.

[Dewi]

Pierwsze słyszę, żeby komórka mogła odsyłać pismo BEZ SWOJEGO ZNAKU! Ani razu się z tym nie spotkałam.
AAN czy inne Archiwum Państwowe wyraża na to zgodę?

W takim razie rozumiem, że komórka NIEmerytoryczna rejestruje tylko pismo i tyle. A odpowiada NIE nadając żadnego znaku, tylko w piśmie "w odpowiedzi na pismo nr...", tak?

[szycha]

Można bez znaku - znak zostanie nadany w komórce merytorycznej.

Chyba nie do końca. Jeżeli opieramy się na rozporządzeniu z 18 stycznia 2011 r. to:
par. 9
ust. 1 W przypadku gdy akta spraw są tworzone w systemie tradycyjnym komórka merytoryczna, współpracująca
przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, informuje te komórki o znaku prowadzonej
przez siebie sprawy.

ust. 2 Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy między komórkami
organizacyjnymi komórki inne niż merytoryczne  przekazują do akt sprawy komórki merytorycznej, używając
znaku sprawy nadanego przez komórkę merytoryczną. - czyli przekazują już ze znakiem sprawy merytorycznej a nie bez znaku

[Dewi]

Szycha!
To w takim razie w praktyce wyglądało by to tak?

[Kajka]

Zgadza się sprawa ma tylko jeden znak nadany w komórce merytorycznej. Jest to rozwiązanie przejęte z EZD gdzie system nie daje możliwości nadawania w jednej instytucji dwóch znaków tej samej sprawie. Komórka niemerytoryczna może sobie przechowywać u siebie odpowiedzi udzielone dla innych komórek jako dokumentację Bc. Oile instrukcja kancelaryjna przewiduje takie rozwiązanie.

[Dewi]

Wow! No to wyobraźcie sobie, że przez 3 lata w Urzędzie, gdzie pracowałam wyglądało to tak:

Czyli, że Wydział Informatyki odpowiadając na pismo z Kadr nadawał znak: WI[Wydz.Inform]-143-11[kolejny nr ze swojego dziennika koresp]/15

Rozumiem, że to co tutaj napisałam jest niepoprawne, tak? Nie ma u nas obiegu EZD, ale to pewnie nie ma znaczenia?

[MarcinP]

Można bez znaku - znak zostanie nadany w komórce merytorycznej.

Chyba nie do końca. Jeżeli opieramy się na rozporządzeniu z 18 stycznia 2011 r. to:
par. 9
ust. 1 W przypadku gdy akta spraw są tworzone w systemie tradycyjnym komórka merytoryczna, współpracująca
przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, informuje te komórki o znaku prowadzonej
przez siebie sprawy.

ust. 2 Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy między komórkami
organizacyjnymi komórki inne niż merytoryczne  przekazują do akt sprawy komórki merytorycznej, używając
znaku sprawy nadanego przez komórkę merytoryczną. - czyli przekazują już ze znakiem sprawy merytorycznej a nie bez znaku

W praktyce często pisma komórki "niemerytoryczne" przekazują pisma bez znaku, a znak ten jest nadawany w komórce merytorycznej. Najważniejsze, aby znak sprawy komórki merytorycznej był użyty i żeby nie tworzono "sztucznych spraw".

[stany]

          Pismo powinno być ze znakiem, k.o. przekazuje do  k. merytorycznej pismo ze znakiem k. merytorycznej, możemy też nadać znak wg. wyboru z własnej k.o. , jeżeli nadamy własny znak, to k. merytoryczna naniesie swój znak . Dla komórki przekazującej takie sprawy( teczka) jest k. BC.

[szycha]

Współpraca współpracą, ale powiem wam, że jestem zwolennikiem tego aby każdy trzymał swoje akta u siebie Weź później chodź i błagaj komórkę merytoryczną aby udostępniła Ci akta sprawy, albo jak już komórka merytoryczna zda akta do archiwum, to tak naprawdę komórka niemerytoryczna jeżeli chce akta sprawy z archiwum to musi z wnioskiem o wypożyczenie iść do kierownika komórki merytorycznej, to raz. A dwa, jak przychodzi o brakowanie to opinię o przydatności akt do celów praktycznych to kto wystawia? komórka merytoryczna, a komórka współpracująca, która być może wyprodukowała tony akt w czasie współpracy może zgodnie z prawem nic nie wiedzieć o brakowaniu. Komórce merytorycznej może akt już nie potrzebne ale k. współpracującej tak. I taka moja refleksja.

[stany]

            Dokumentacja wytworzona przez k. współpracującą zachowujemy jako BC i trzymamy u siebie wg. potrzeb i nie trzeba nigdzie biegać. Dla k. współpracującej to w zasadzie dokumentacja do której nie wraca, bo to nie jej sprawa.

[szycha]

            Dokumentacja wytworzona przez k. współpracującą zachowujemy jako BC i trzymamy u siebie wg. potrzeb i nie trzeba nigdzie biegać. Dla k. współpracującej to w zasadzie dokumentacja do której nie wraca, bo to nie jej sprawa.

Trzymamy jako Bc i musimy zdać ją do archiwum, a archiwum musi prosić o zgodę na brakowanie kat. Bc