Brakowanie dokumentacj jednostki podległej

[kalon]

Jednostka podległa, która dokumentacje przechowuje w archiwum zakładowym i jest składnicą akt, chce wystąpić o brakowanie dokumentacji nie przydatnej, czy?:
Jako archiwista sporządzam:
-wniosek /podpisuje kierownik tej jednostki/
-zarządzenie o powołaniu komisji
-protokół oceny dokumentacji
-spis dokumentacji /do brakowania/
Jako archiwista zakładowy do tej pory nie występowałam o brakowanie takiej dokumentacji

[kalon]

Już mam  

[MarcinP]

O brakowanie występuje jednostka podległa. Jeśli jednostka ma składnicę akt, to dlaczego przechowuje dokumentację w Waszym archiwum zakładowym? AP nie miało zastrzeżeń co do tego?

[kalon]

Mamy archiwum wielozakładowe /zarządzenie/, az urzędu oraz składnice akt dla trzech jednostek podległych. Dokumentacja z jednostek jest wydzielona w magazynie archiwum na odrębnych półkach i oczywiście odrębna ewidencja. A jak to bywa żeby zaoszczędzić wszystkim zajmuje się jeden archiwista. Jest ok wg AP kontrolującego nas.

[archiwistka90]

Ja miałam zastrzeżenia z AP do takiej praktyki. Kazano mi wydzielić dokumentację jednostki podległej do innego pomieszczenia i w żadnym wypadku ja jako archiwista "głównej" jednostki nie mogłam sprawować pieczy nad tymi dokumentami, chyba, że byłabym tam również zatrudniona, choćby na cząstkę etatu

[kalon]

Chciałabym by mieli zastrzeżenia może wtedy jednostki podległe by mi płaciły jednak ja podlegam pod wójta, któremu podlegają te jednostki, a jest zapis "prace zlecona przez wójta" w moim zakresie czynności!  i tu nie mam szans na nic! 

[Bolek]

Mamy archiwum wielozakładowe /zarządzenie/, az urzędu oraz składnice akt dla trzech jednostek podległych. Dokumentacja z jednostek jest wydzielona w magazynie archiwum na odrębnych półkach i oczywiście odrębna ewidencja. A jak to bywa żeby zaoszczędzić wszystkim zajmuje się jeden archiwista. Jest ok wg AP kontrolującego nas.

Dziwna to sytuacja.
Jednostki podległe gminie powinny dokumentację wytworzoną przez siebie przechowywać u siebie. Na moim terenie archiwum zwalcza takie praktyki, że np. dokumentacja GOPS-u, jakiś zarządów oświaty lub zakładu komunalnego jest przechowywana w AZ gminy (nie dotyczy jednostek zlikwidowanych). Jeśli opiekuje się nią ten sam archiwista to musi ona być wydzielona do innego pomieszczenia, które nie jest lokalem AZ gminy. Ale jak widać różne są praktyki i podejścia AP do tego.

[kalon]

Mi się to tez nie podoba, ale jest tak przyjęte i AP nie robi problemów. Osobiście uważam, ze powinni mieć swoje własne pomieszczenia, ale kto się słucha archiwisty

[MarcinP]

Chciałabym by mieli zastrzeżenia może wtedy jednostki podległe by mi płaciły jednak ja podlegam pod wójta, któremu podlegają te jednostki, a jest zapis "prace zlecona przez wójta" w moim zakresie czynności!  i tu nie mam szans na nic! 

Zakres czynności na stanowisku musi być określony precyzyjnie. Nie może być tak, że pracownikowi zostanie wpisany enigmatyczny zapis: "prace zlecone przez wójta" i wójt będzie wymagać na tej podstawie prowadzenia składnicy akt jednostki podległej. Poza tym należałoby sprawdzić, jak jest opisane Twoje stanowisko pracy w regulaminie organizacyjnym oraz w strukturze wewnętrznej urzędu (czy jest w zakresie Twojej komórki prowadzenie składnicy akt jednostki podległej).
Pod inne praca zlecone przez wójta powinny podpadać tylko zadanie o charakterze okolicznościowym/jednorazowym, a nie prace wymagające systematycznego/codziennego zaangażowania, które powinno się wskazać w zakresie czynności.
Ciekawy link:
http://www.samorzad.lex.pl/czytaj/-/artykul/nieprawidlowosci-w-opisie-stanowisk-pracy

[kalon]

Dzięki za link, fakt to jest, że są nieprawidłowości w zapisach

[kalon]

Podziękowania dla MarcinP, zmotywowałeś mnie do działanie. Poszłam na całość, wykorzystałam link i dzieje się coś w tej sprawie. Nie było to przyjemne, bo jak można komuś kto jest władny zarzucić, że jest coś nie tak! wszystko było niby dobrze
będą zmiany w zapisach mam nadzieję na korzyść archiwisty

[MarcinP]

Cieszę się, że są jakieś realne efekty naszej polemiki na forum
Pozdrawiam.

[muniekdm]

To może ja jeszcze przekonam swoją p. dyrektor, że przyjmowanie dokumentacji do archiwum nie jest równoznaczne z tworzeniem przez archiwistę spisu zdawczo-odbiorczego. 

Swoją drogą zakres obowiązków i zadania archiwisty czasami są ujęte zbyt ogólnie i pozostawiają przełożonym duże pole interpretacji. Ostatnio się o tym przekonałem.