Program X Zjazdu IFARwersja pełna
czwartek 15 grudnia10.30 - 10.40. Otwarcie X Zjazdu IFAR10.40 - 11.00. Gdzie jesteśmy i dokąd zmierzamy dr Wojciech Woźniak, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych - o realizacji koncepcji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Przystępując do konkursu na stanowisko Naczelnego Dyrektora przygotowałem koncepcję, która następnie stała się dokumentem kierunkowym działalności archiwów państwowych w Polsce. Minęło kilka miesięcy, odkąd sprawuję ten urząd. Sądzę, że to dobra okazja do przeglądu działań już podjętych i tych, które czekają na realizację, oraz do wpisania ich w całościową koncepcję ze wskazaniem, w jaki sposób poszczególne kierunki zostaną zaadresowane przez konkretne działania. W referacie przedstawione zostaną główne kierunki działań oraz zadania stanowiące ich realizację.
11.00 - 11.20. Program retrokonwersji pomocy archiwalnych - Maciej Zdunek, NDAPPriorytetowym zadaniem archiwów państwowych w najbliższym czasie jest intensyfikacja działań polegających na cyfryzacji wszelkich pomocy informacyjnych i ich szerokim udostępnianiu w Internecie. W związku z tym Naczelny Dyrektor zainicjował w tym roku Program retrokonwersji pomocy archiwalnych. W wystąpieniu opowiem o założeniach programu, jego bieżącej realizacji i zamierzeniach na kolejny rok.
11.20 - 11.40. Roztrząsania metodyczne na IFARze - bilans zamknięcia i nowe otwarcie Hanna Staszewska, MKiDNMetodyka archiwalna, będąca zbiorem przepisów, procedur i sposobów postępowania z dokumentacją stanowi podstawę pracy archiwisty. Doświadczenie IFAR pokazuje, że dla znaczącej części środowiska pojawiające się w trakcie pracy problemy metodyczne mogą być omawiane i rozwiązywane w ramach otwartej dyskusji na forum internetowym. Wystąpienie ma na celu przedstawienie przeglądu najważniejszych wątków metodycznych dyskutowanych na forum, a także omówiony zostanie ich wpływ na realne rozwiązania, planowane w pracach prowadzonych w ramach Centralnej Komisji Metodycznej kadencji 2016-2018.
11.40 - 12.00. ZoSIA w obliczu wyzwań i oczekiwań archiwów - Marianna Otmianowska, NAC, Damian Kusnik, NACW wystąpieniu zostanie przedstawiony obecny stan projektu oraz nowości, które ukażą się w wersji 1.5 ZoSIA. Prezentacja zostanie podzielona na dwie części, pierwsza poświęcona zostanie aktualnym wyzwaniom przed którymi stoi zarówno NAC jak i polska archiwistyka, poruszone zostaną także efekty wprowadzonych uprzednio zmian. Podczas drugiej części omówione zostaną aspekty techniczne oraz problemy z nimi związane. Omówione zostaną również wykorzystywane techniki informatyczne oraz rozwiązania infrastruktury informatycznej.
12.00 - 12.20. Główne Archiwum Policji jako przykład 'resortowego' archiwum wyodrębnionego - Robert BulińskiReferat dotyczy funkcjonowania Głównego Archiwum Policji KGP w charakterze 'resortowego' archiwum wyodrębnionego. Na początku omówię w nim status archiwum wyodrębnionego, utworzony na mocy ustawy archiwalnej z 1983 r. z podziałem na archiwa wyodrębnione konstytucyjnych organów władzy państwowej i tzw. 'resortowe' archiwa wyodrębnione. W dalszej części dokonam analizy faktycznego nadzoru archiwalnego Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji nad GAP w porównaniu do zapisów prawnych. Główną część referatu zajmie analiza poszczególnych form działalności tego archiwum, jak gromadzenie, przechowywanie, udostępnianie i brakowanie akt oraz przekazywanie do archiwum państwowego. Referat zakończę próbą bilansu działalności GAP jako przykładu patologii istnienia statusu archiwum wyodrębnionego w ramach państwowej sieci archiwalnej w Polsce.
12.20 - 12.40. Po drugiej stronie lustra. Garść refleksji użytkowania na temat udostępniania dokumentacji i obsługi klienta w archiwach państwowej sieci archiwalnej - Damian SitkiewiczW swoim wystąpieniu poruszę kwestię udostępniania archiwaliów użytkownikom w pracowni archiwalnej. Refleksje na ten temat powstały na bazie moich własnych doświadczeń. Problematyka, którą tu poruszę będzie dotyczyć wielu kwestii, między innymi takich jak: postawa archiwistów wobec użytkowników, kultura udostępnienia akt, trudności w korzystaniu z akt lub pracowni, potencjalnie oczekiwania klientów. Być może opowiem jeszcze o innych aspektach, ale będą one dotyczyć podobnych kwestii.
12.40 - 13.40. Dyskusja i przerwa obiadowa13.40 - 14.00. - Archiwa i co DalEj? ? Sebastian Czerniak, MKiDNReferat podejmie próbę zdiagnozowania stanu, w jakim znajdują się w chwili obecnej archiwa państwowe w kontekście dokumentu elektronicznego. W moim wystąpieniu chciałabym przedstawić najważniejsze problemy, z którymi w borykają się archiwa państwowe oraz wyzwania przed nimi stojące. Tezy przedstawione w wystąpieniu mają za zadanie zachęcić do dyskusji o archiwach i archiwistach, ich miejscu a także roli w współczesnym świecie.
14.00 - 14.20. Czy jestem stróżem brata swego? Archiwa wobec aktotwórców i ich kancelarii - prof. Waldemar Chorążyczewski, UMK w ToruniuBędzie to refleksja nad przeszłością, teraźniejszością nadzoru archiwalnego, w tym w odniesieniu do dokumentacji elektronicznej
14.20 - 14.40. Kształtowanie postaw proarchiwalnych w społeczeństwie - Marcin Kapała, AP w LesznieWiedza obywateli o roli archiwów we współczesnym świecie jest szczątkowa. Przekłada się to na brak zrozumienia dla procesów narastania, gromadzenia i przechowywania dokumentacji. Formowanie archiwalnej świadomości społecznej rozumianej, jako społeczna wiedza o roli archiwów we współczesnym świecie, może okazać się skutecznym narzędziem usprawniającym kształtowanie narodowego zasobu archiwalnego. Powszechna wiedza o prawach rządzących narastaniem dokumentacji może wymiernie ułatwić pracę archiwistom zarówno zakładowym, jak i państwowym.
14.40 - 15.00. Archiwum wyższej uczelni muzycznej - dr Małgorzata Śliż-Marciniec, Akademia Pomorska w Słupsku/Archiwum Akademii Muzycznej w KrakowieMiejsce w strukturach organizacyjnych i zadania. Obecnie w Polsce działa osiem publicznych wyższych szkół muzycznych, niektóre z nich szczycą się ponad stuletnią historia. Wiedza na temat ich archiwów pozostaje jednak znikoma, w dodatku wbrew istniejące tradycji dokumentację niektórych ze wspomnianych szkół znaleźć można w zasobach Archiwów Państwowych. Rodzi to pytanie o funkcjonowanie uczelnianych archiwów - niniejsze wystąpienie stanowi próbę udzielenia odpowiedzi na pytanie dotyczące spełnianych przez nie zadań i miejsca w strukturach organizacyjnych.
15.00 - 15.20. Koncepcje rekonstrukcji zasobu archiwalnego - dr Anna Sobczak, Międzynarodowy Trybunał Prawa Morza, Hamburg 'Zamiast próbować odzyskać materiały fizycznie, co może pociągnąć za sobą długotrwałe negocjacje dyplomatyczne, technologia oferuje możliwość stworzenia wirtualnej pamięci narodu?' - G. MacKenzie. Wystąpienie będzie dotyczyło rekonstrukcji zasobu archiwalnego, który uległ rozproszeniu lub zniszczeniu. Na wybranych przykładach z Polski i Niemiec omówione zostaną koncepcje: tradycyjna obejmująca fizyczne odzyskanie materiałów, jak i wirtualna wspierana technologią informatyczną.
15.20 - 15.40. Działalność edukacyjna archiwów? Czy i komu jest to potrzebne? - Hubert Mazur, AP w Kielcach/UMK w ToruniuAktywność edukacyjna archiwów państwowych nie posiada należytych umocowań w ustawodawstwie archiwalnym, co nierzadko daje asumpt do podważania i negowania zasadności czy potrzeby prowadzenia tego typu działań. Przeciwnicy działalności edukacyjnej są zdania, że archiwa państwowe nie mogą wchodzić w rolę szkół i innych instytucji oświaty, a powinny ograniczyć się jedynie do inicjatyw popularyzatorskich. Czy rzeczywiście archiwa muszą zrezygnować z aktywności na polu edukacji? Czy zadania realizowane w tym obszarze potrzebne są archiwum, archiwistom, czy społeczeństwu?
15.40. - 16.00. Założenia systemu e-learningowego dla kształcenia archiwistów - Dawid Żądłowski, IPN WarszawaCelem wystąpienia jest omówienie zagadnienia wykorzystania e-learningu w kształceniu archiwistów. Uczelnie kształcące archiwistów nie mogą pomijać e-learningu jako jednej z popularniejszych dziś form kształcenia na odległość. Przyszli jak obecni archiwiści coraz sprawniej wykorzystują dostęp do zasobów sieci tj. tworzą, wyszukują, analizują i uczą się. Zatem trzeba opracować założenia platformy edukacyjnej nie tylko dla przyszłych archiwistów, ale też dla obecnych pracowników archiwów. Jest to zadanie na już, na teraz, zwłaszcza, że coraz większa grupa osób, podnosi swoje kwalifikacje tą drogą. W tej kwestii uczelnie, archiwa mają wieloletnie zaległości, które jednak można na szybko nadrobić. Już teraz szkolenia on-line w takich obszarach np. informatyka, programowanie stały się alternatywną i efektywną metodą kształcenia. Bierzmy przykład od najlepszych i stwórzmy system, który stanie się z jednym głównych elementów edukacji a także promocji we wszystkich instytucjach archiwalnych.
16.00 - 17.00. Dyskusja17.00. Zakończenie pierwszego dnia obrad19.00 - ... Spotkanie integracyjnepiątek 16 grudnia9.10 - 9.30. Biurowość w sądach - od pieczątki wpływu do archiwum zakładowego - Mariusz Krausse, Sąd Rejonowy w Stargardzie Szczecińskim.Tematem mojego referatu będzie biurowość w sądach. Chciałbym omówić postępowanie z dokumentacją od momentu wpływu korespondencji do sądu, poprzez obieg dokumentacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi, aż do przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego. Jako archiwista pracujący w sądzie wiem, jak to wygląda, jakie są problemy ze stosowaniem instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt. Przygotowując referat zwróciłem się do kilku sądów z zapytaniem jak postępuje się z korespondencją, która nie dotyczy spraw rozpoznawanych w sądzie, czy funkcjonuje system EZD, jakie są systemy teleinformatyczne. Referat ma na celu zobrazowanie problemów wymiaru sprawiedliwości w obszarze postępowania z dokumentacją inną, aniżeli akta spraw toczących się w poszczególnych wydziałach. W ostatnim czasie w sądach dokonuje się informatyzacja, jednak nadal największym problemem pozostaje postępowanie z dokumentacją papierową. Mimo wprowadzania systemów nie określono także norm dotyczących postępowania z dokumentacją elektroniczną.
Chciałbym wskazać także różnice występujące w sądach, a dotyczące kancelaryjnej postaci pisma, pieczątki wpływu, rejestracji spraw. W moim referacie chciałbym wykazać jak wiele dzieli sądy od innych instytucji adminitracji państwowej i jak wiele jeszcze pozostaje do zrobienia w kwestii właściwego postępowania z dokumentacją wytwarzaną przez sądy.
9.30 - 9.50. Raporty w systemie EZD jako narzędzie koordynatora czynności kancelaryjnych i archiwisty - Paweł WlezieńPrzedmiotem wystąpienia będzie wykorzystanie raportów generowanych w systemach EZD do weryfikacji czynności kancelaryjnych i prawidłowości powstawiania dokumentów w jednostce. Poruszając się w trzech głównych obszarach zainteresowania koordynatora czynności kancelaryjnych i archiwisty tj.: klasyfikacji dokumentów, metadanych spraw i dokumentów oraz kompletności akt, Przedstawię sposoby i przykłady możliwych do prowadzenia w sposób masowy weryfikacji w systemie EZD. Zarysuję też możliwości podejmowania takich działań nie tylko na gruncie jednej jednostki, ale również wielu podmiotów
9.50 - 10.10. Archiwizacja dokumentów elektronicznych w systemie EZD PUW teoria i praktyka, refleksje archiwisty cyfrowego - Kamila Jastrzębska, Ministerstwo FinansówArchiwizacja elektroniczna w systemie EZD Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego, teoria i praktyka ? refleksje archiwisty cyfrowego.
W Ministerstwie Finansów System EZD PUW działa od 2015 r. w marcu tego roku w związku z reorganizacją rozpoczęto pierwszą archiwizację spraw elektronicznych.
Celem mojego wystąpienia będzie próba konfrontacji przepisów kancelaryjno ? archiwalnych z rzeczywistością archiwum cyfrowego.
W prezentacji postaram się przedstawić najistotniejsze swoim zdaniem zagadnienia związane z archiwizacją elektroniczną oraz przybliżyć realia pracy w systemie EZD
w centralnym urzędzie administracji rządowej posiadającym bardzo rozbudowaną strukturę.
10.10 - 10.30. Techniczne aspekty wdrażania jednolitego systemu EZD PUW w archiwach państwowych - Marcin Buczek, AP w LublinieEZD PUW to jeden z najczęściej wykorzystywanych systemów elektronicznych do zarządzania dokumentacją w administracji państwowej. Po podpisaniu w lipcu 2012 roku porozumienia pomiędzy Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych a Podlaskim Urzędem Wojewódzkim rozpoczęto wdrażanie systemu w kolejnych archiwach państwowych. Obecnie system EZD PUW jest wykorzystywany w 11 archiwach państwowych z czego połowie z nich jako
system podstawowy. Przejście archiwum na system EZD to miesiące żmudnej pracy związanej z dostosowywaniem placówki pod kontem rozwiązań prawnych, organizacyjnych i technicznych, które pozwalają na skuteczne funkcjonowanie systemu. Właściwy dobór sprzętu i oprogramowania pozwala na funkcjonowanie systemu zgodnie z założeniami twórców. Wszelkie niedoszacowania parametrów zakupionego sprzętu lub oprogramowania
powodują niewłaściwe funkcjonowanie systemu które w efekcie prowadzi do spowolnienia lub paraliżu prac urzędu. Dotychczasowa praktyka pozwala zauważyć, że archiwa, które zdecydowały się na wdrożenie EZD PUW często borykają się z problemami technicznymi zarówno na etapie jego wdrażania w placówce jak i późniejszego podczas użytkowania.
10.30 - 10.50. Cyfryzacja Aktów Stanu Cywilnego - Łukasz Skowron, Ministerstwo CyfryzacjiCelem wystąpienia jest zaprezentowanie koncepcji masowej migracji aktów stanu cywilnego do postaci elektronicznej oraz przedstawienie relacji tych działań do nowelizowanego zarządzenia ws. zasad postępowania z asc w archiwach państwowych.
Akta stanu cywilnego sporządzone w księgach, po upływie okresów przechowywania ksiąg w USC nie są przenoszone do rejestru s.c., lecz przekazywane do archiwum państwowego. Prawo o aktach stanu cywilnego nie wymaga migracji wszystkich aktów z przekazywanych ksiąg do rejestru. Tym niemniej, ich cyfryzacja w USC spowoduje, że archiwa poza księgami mogłyby przejmować akty już w postaci elektronicznej zgromadzone w rejestrze centralnym.
10.50 - 11.10. Udostępnianie akt metrykalnych on-line - podsumowanie doświadczeń Archiwum Państwowego w Toruniu z portalem www.genealogiawarchiwach.pl - Hadrian Ciechanowski, AP w ToruniuCelem referatu będzie przedstawienie innowacyjnego w naszym kraju sposobu udostępniania cyfrowych kopii materiałów metrykalnych za pomocą portalu
www.genealogiawarchiwach.pl oraz implikacji wynikających z jego prowadzenia dla funkcjonowania AP w Toruniu. W referacie podsumowane zostaną 1,5 roczne doświadczenia Archiwum w prowadzeniu i wykorzystaniu portalu. Celem referatu będzie przedstawienie innowacyjnego w naszym kraju sposobu udostępniania cyfrowych kopii materiałów metrykalnych za pomocą portalu
www.genealogiawarchiwach.pl oraz implikacji wynikających z jego prowadzenia dla funkcjonowania AP w Toruniu. W referacie podsumowane zostaną 1,5 roczne doświadczenia Archiwum w prowadzeniu i wykorzystaniu portalu.
11.10 - 11.40. Dyskusja i przerwa11.40 - 12.00. Archiwa holenderskie w mediach społecznościowych - zarys problematyki
Piotr Goździak, Uniwersytet SzczecińskiMedia społecznościowe, w ciągu kilku ostatnich lat stały się wiodącą formą komunikacji w Internecie. W dobie ich dynamicznego rozwoju chętnie korzystają z nich różnego rodzaju instytucje państwowe, w tym również archiwa.
Celem niniejszego referatu będzie analiza wspomnianego wyżej zjawiska na przykładzie kilku archiwów holenderskich, takich jak np. Archief Naational, Stadsarchief Amsterdam czy Het Utrechts Archief, ze szczególnym uwzględnieniem portali Facebook i Twitter.
12.00 - 12.20. Jak nie oszaleć w czasie katalogowania? Precyzja opisu fotografii Narcyza Witczaka-Witaczyńskiego - Magdalena Hartwig, NACReferat będzie przedstawieniem metody opisu zdjęć, stosowanej przez wojskowego fotografa z lat międzywojennych, którego spuścizna znajduje się w zasobie NAC. Zwięzłość i celność jego sformułowań, których używał podczas inwentaryzacji własnej twórczości mogą być inspiracją dla współczesnego archiwisty, zmagającego się ze znalezieniem sposobu na ?opis doskonały? a także głosem w dyskusji nad uproszczeniem zasad opracowania fotografii?.
12.20 - 12.40. Machine Learning i big data w pracy archiwisty - Grzegorz Gałęzowski, IPN LublinMachine Learning i big data odnosi się do nowo nabytych przez ludzkość umiejętności przetwarzania ogromnych ilości informacji, ich błyskawicznej analizy i wyciągania odkrywczych wniosków.
Podczas mojego wystąpienia będę starał się wyjaśnić termin uczenia maszynowego i big data jako nowej ścieżki sztucznej inteligencji, która zmieni wszystkie aspekty ludzkiego życia.
Postaram się zaprezentować historyczny rodowód tych terminów i sposoby ich praktycznego wykorzystania.
Na zakończenie wystąpienia zaprezentuję w jaki sposób można zaprząc uczenie maszynowe do rozpoznawania fotografii i tworzenia na tej podstawie automatycznych opisów zdjęć.
12.40 - 13.00. Kancelarie Urzędów Stanu Cywilnego w Księstwie Warszawskim na przykładzie instytucji działających w Łowiczu - Grzegorz Trafalski, Uniwersytet ŁódzkiWraz z armią Napoleona na ziemie polskie dotarły przeróżne zdobycze Rewolucji Francuskiej. Wśród nich pomysł na zorganizowanie świeckich urzędów stanu cywilnego. Miejsc w których dokonywałoby rejestracji podstawowych wydarzeń w życiu mieszkańców kraju, jak urodzenia małżeństwa i zgony. Miały one rozpocząć pracę w momencie wejścia w życie przetłumaczonego na polski Kodeksu Cywilnego Napoleona, a więc z dniem 1 maja 1808 r. Podstawowym problemem było nieprzystawanie warunków francuskich do polskich realiów. Wprowadzaniu i funkcjonowaniu urzędów stanu cywilnego przyjrzę się na przykładzie instytucji działających w Łowiczu. Opiszę czas pracy urzędników. Przedstawię również sposób prowadzenia przez nich kancelarii.
13.00 - 13.20. Dyskusja13.20 - 13.30. Podsumowanie i zakończenie Zjazdu.
Ankieta