Materiały archiwalne aktowe a materiały na nośnikach - przekazywanie

[Dory]

Pracuję w instytucie naukowym PAN, u nas obowiązuje tradycyjny system kancelaryjny. Aktualizuję instrukcję kancelaryjną, doszłam do rozdziału o przekazywaniu materiałów archiwalnych. Z tego, co zdążyłam się zorientować, materiały archiwalne zapisane na nośnikach elektronicznych przekazuje się do AP po 10 latach od wytworzenia, MA aktowe - jak wiadomo, po 25 latach. W aktualizacji IK zapisuję, że MA na nośnikach przekazuje się osobno, nie razem z dokumentacją aktową właśnie po to, żeby móc przekazać je wcześniej. Wszystko jasne, jeśli nośniki i papier są w archiwum zakładowym, a później? Przykład: przewód doktorski, recenzje doktoratów sporządzane są na papierze i na nośniku, ok, przyjmuję do archiwum dokumentację papierową na jednym spisie, a nośniki na innym. A przy przekazywaniu kat. A do AP jak to rozdzielam, skoro nośniki trzeba przekazać już po 10 latach? Muszę opisać, że jest to część np. dokumentacji przewodu doktorskiego pana X?

[Robert2000]

A co zrobić z nośnikami, które były przyjmowane do archiwum razem z aktami papierowymi na jednym spisie? U nas tak to wygląda. Na szczęście jesteśmy archiwum wyodrębnionym, więc takiego problemu nie mamy (poinformowaliśmy NDAP, że nic nie przekażemy do 2040 r.), ale inne archiwa mają realny problem.

[Dory]

Jeśli ktoś wie, jak postępować, bardzo proszę o odpowiedź.

[jacek_k]

Najlepiej zwrócić się do właściwego dyrektora archiwum państwowego i ustalić to z nim

[Dory]

Najlepiej zwrócić się do właściwego dyrektora archiwum państwowego i ustalić to z nim

Jasna sprawa, ale jestem ciekawa, jak to jest rozwiązane w innych jednostkach.

[jacek_k]

Najlepiej zwrócić się do właściwego dyrektora archiwum państwowego i ustalić to z nim

Jasna sprawa, ale jestem ciekawa, jak to jest rozwiązane w innych jednostkach.

W mojej jednostce funkcjonuje skład informatycznych nośników danych i nośniki te (w rozumieniu nowego kc dokumenty) są przekazywane razem z dokumentacją tradycyjną, której dotyczą (analogiczne do nośników dotyczących dokumentacji w systemie ezd z par. 44 zał. nr 6 rozporządzenia PRM z 18.01.2011).
Ponadto MKiDN oraz NDAP traktuje informatyczne nośniki danych bardziej jako dokumenty tradycyjne aniżeli elektroniczne (zob. załącznik - pkt. 16 raportu z konsultacji społecznych do rozporządzeniem w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania). Wskazuje na to zresztą cały proces legislacyjny ww. rozporządzenia...