Witam
czy w metryce sprawy (kolumna - określenie podejmowanej czynności) powinna znajdować się informacja dla kogo została wykonana dekretacja. Wątpliwości w tej kwestii dotyczą sytuacji gdy osoba podejmująca czynność w sprawie(dekretujący pismo) wskazuje jednocześnie dwie lub więcej osób do wykonania polecenia. Inaczej zadając pytanie czy system generujący metrykę powinien wskazywać w metryce dla kogo jest przeznaczona dekretacja czy jednak to sam dekretujący musi w treści dekretacji wpisać nazwisko osoby (osób) której przydziela zadania (zadania) i dopiero przesłać zadania do konkretnych osób.
metryka powinna odzwierciedlać przebieg sprawy wraz z kluczowymi jej aktorami, a cytując wprost ustawodawcę:
USTAWA z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego
art 66 a § 2.W treści metryki sprawy wskazuje się wszystkie osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności w postępowaniu administracyjnym oraz określa się wszystkie podejmowane przez te osoby czynności wraz z odpowiednim odesłaniem do dokumentów zachowanych w formie pisemnej lub elektronicznej określających te czynności.
§ 4. Minister właściwy do spraw administracji publicznej określa, w drodze rozporządzenia, wzór i sposób prowadzenia metryki sprawy, uwzględniając treść i formę metryki określoną w § 1 i 2 oraz obowiązek bieżącej aktualizacji metryki, a także, aby w oparciu o treść metryki było możliwe ustalenie treści czynności w postępowaniu administracyjnym podejmowanych w sprawie przez poszczególne osoby.
Podsumowując system powinien rozróżnić rolę koordynatora/koordynatorów, może być ich bowiem np. dwóch, ponieważ sprawa dotyczy spraw prowadzonych przez dwa wydziały/departamenty, ale w samej treści dekretacji dekretujący wprowadza zapis - odpowiedzi udziela x, wkład do pisma od y. W metryce również powinno to być widoczne, tj. x przygotował pismo wychodzące (nadaje też znak sprawie), bo takie polecenie dostał w dekretacji do którego wkład dał y, bo też takie polecenie w dekretacji otrzymał. Przygotowany zaś przez niego wkład do akt sprawy również powinien zostać dołączony (notatka, e-mail, załącznik do pisma, etc.). To są przecież role i czynności, które wg kpa powinny zostać w metryce udokumentowane.
Piszesz trochę jakby od końca, metryka prezentuje/udokumetowuje czynności podejmowane w sprawie, a to funkcjonalność systemu odpowiada za taki czy inny sposób wykonywania dekretacji. Niektóre znane mi systemy ezd zostały tak zaprojektowane aby możliwe było wskazanie dwóch lub więcej koordynatorów. Natomiast aby uniknąć problemów z podejmowaniem przez określone osoby czynności w sprawie praktyką jest dopisywanie w treści dekretacji, że osobą wiodącą/mającą udzielić odpowiedzi jest x a udzielającym pomocy/wsparcia y.
Prościej mówiąc, możesz jako dekretujący odznaczyć koordynatora w sprawie bez treści dekretacji, standardowa procedura załatwienia sprawy; jak sprawa jest jednak trudniejsza, wymagająca współpracy kilku osób/wydziałów wskazujesz tylu właśnie koordynatorów, lub jednego a dodajesz kolejne osoby i wpisujesz w treści dekretacji, że te osoby/wydziały udzielają wsparcia. Niemniej wszystkie te kwestie to po pierwsze funkcjonalności systemu oraz praktyka urzędu bądź zapisy instrukcji kancelaryjnej. KPA mówi zaś, że tak czy inaczej metryka powinna ten sposób załatwiania sprawy odzwierciedlać.
Funkcjonalność systemu na którym ja pracuję nie wymaga wpisywania nazwisk osób, po prostu są one wybierane ze słownika. Samą czynność dekretacji można zaś wykonać na kilka sposobów, w tym opisanych wyżej, zawsze jednak są one widoczne w metryce.
Jeśli jednak miałeś na myśli jakąś inną sytuację opisz proszę problem nieco jaśniej.
