pytania młodego adepta

[Bolek]

Przeczytałem protokół pokontrolny (zalecenia pokontrolne, które miały być zamieszczone w osobnym piśmie zniknęły, może się jeszcze znajdą).

Co to za urząd, że dokumentacja przeprowadzonej kontroli jest zdekompletowana !
Porażka totalna.

Z tego co zauważyłem to rozporządzenie z 18.01.2011 jest stosowane bezpośrednio. Nie mamy żadnej swojej własnej, wewnętrznej instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i jrwa. Nie mamy też koordynatora czynności kancelaryjnych. Czy może pierwszym krokiem nie powinno być stworzenie jakiejś własnej instrukcji archiwalnej?

Rozporządzenie dotyczy was bezpośrednio. A w szczególności jego załączniki nr 1, 3 i 6. Żadne inne normatywy kancelaryjno-archiwalne. Dowiedz się czy kierownik jednostki (czyli starosta) zarządzeniem wyznaczył system wykonywania czynności kancelaryjnych (tradycyjny czy EZD) i czy wyznaczono koordynatora czynności kancelaryjnych. Jeśli jesteś wyznaczony na archiwistę to ty nim (tj. koordynatorem) zostaniesz.
Ponadto musisz z kierownikami poszczególnych referatów ustalić terminarz przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego (jak starosta wprowadzi taki terminarz zarządzeniem to jeszcze lepiej). Z innych rzeczy to w przyszłym roku kończy się 5 letni okres dostosowania lokalu AZ do wymogów rozporządzenia. I tak na marginesie: zaprowadź rejestr temperatury i wilgotności w archiwum zakładowym, ponadto zmieniły się też wzory wykazu spisów zdawczo-odbiorczych oraz spisów zdawczo-odbiorczych. Miej to na uwadze.

Są to teczki (koperty) z wszystkimi aktami kierowców, którym się już było umrzeć. Wydaje mi się, że już wiem. Po prostu te koperty z aktami powkładam do pudeł na wierzch spis spraw i tyle. Tak?
A propos, w spisie spraw, każdy zmarły będzie osobną sprawą?

To zależy jak w wydziale to rejestrowali. Czy każda osoba była osobną teczką czy w ramach roku 1 osoba to 1 sprawa.[/quote]

[jjdtmrc]

Mamy system tradycyjny wspierany EZD, nie mamy osoby koordynującej.

[jjdtmrc]

Z innych rzeczy to w przyszłym roku kończy się 5 letni okres dostosowania lokalu AZ do wymogów rozporządzenia.

Z czego to wynika?

To zależy jak w wydziale to rejestrowali. Czy każda osoba była osobną teczką czy w ramach roku 1 osoba to 1 sprawa.

[/quote]

Jedna osoba, jedna sprawa.

[EwelinaP]

Co do podpisów pod spisami zd-odb., to ja porządkując dokumentację, która już była w archiwum (swoją drogą też ktoś kiedyś przynosił teczki bez ładu i składu), nanoszę na spis informację, że jest on sporządzony z natury i podpisuję tylko ja.
Co do akt pojazdów i kierowców, to u nas każdy ma osobną teczkę. Sygnaturę takiej teczki dodatkowo pracownicy wydz. komunikacji umieszczają w cepiku. Powiem szczerze, że od kiedy dyrektor wydziału i bardzo skrupulatne pracownice wzięli się za pracę w swoim "składzie dokumentów", to do archiwum trafiają jedne z najlepiej przygotowanych teczek, jakie widziałam w życiu!
Szczerze współczuję (nie tyle pracy, co przełożonych) i życzę powodzenia!

[Bolek]

Z innych rzeczy to w przyszłym roku kończy się 5 letni okres dostosowania lokalu AZ do wymogów rozporządzenia.

Z czego to wynika?

Z Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie Instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011, Nr 14, poz. 67) - § 6.9 "Lokal archiwum zakładowego niespełniający wymogów rozporządzenia należy dostosować do tych wymogów w terminie 5 lat od dnia wejścia w życie rozporządzenia". A wymogi masz określone w załączniku nr 6 do rozporządzenia w Rozdziale 3 - Lokal archiwum zakładowego.

Jedna osoba, jedna sprawa.

Trudno mi sobie wyobrazić ile musiała by mieć taka teczka grubości lub na ile tomów to podzielić. Nie chcę Ci tutaj czegokolwiek doradzać. archiwum może mieć inne zdanie. Najlepiej zadzwoń do nadzoru Archiwum Państwowego, które was kontroluje i niech oni ci poradzą jak to najlepiej zrobić. W końcu przychodzą na kontrolę

[jjdtmrc]

A jak nie wprowadzi się takich zmian zgodnie z rozporządzeniem to starostwo może ponieść jakieś konsekwencje? AP chyba nie nakłada kar.

[Bolek]

Archiwum nie, ale może wnieść do organu was nadzorującego z wnioskiem o zastosowanie środków nadzoru zmierzającego do usunięcia stwierdzonych w trakcie kontroli nieprawidłowości. (art 21c.8 w ustawie archiwalnej po nowelizacji).

[szycha]

Archiwum nie, ale może wnieść do organu was nadzorującego z wnioskiem o zastosowanie środków nadzoru zmierzającego do usunięcia stwierdzonych w trakcie kontroli nieprawidłowości. (art 21c.8 w ustawie archiwalnej po nowelizacji).

Może i będzie mogło ale od 1 listopada;) a być może i później bo tego rodzaju środek pewnie mogliby zastosować po kontroli, która będzie miała miejsce w terminie już po wejściu w życie nowelizacji ustawy;)

[Dorota2302]

Witam. W związku z powyższymi informacjami mam pytanie - wydział komunikacji dotychczas przekazywał dokumenty z ewidencjonowania kierowców wkładając wszystkie koperty z osobami które zmarły w danym roku(nr. 2020) do pudła archiwizacyjnego, ile się zmieściło i wpisując na spisie z-o  wszystkie pudła w w jednym wierszu a w kolumnie daty skraje od do - wpisywali 2020. Dodatkowo dołączali do spisu załącznik - zestawienie zmarli z całego powiatu z 2020 roku i wpisywali tam imię, nazwisko, pesel, adres zam., nr. prawa jazdy i data zgonu.
Nie wiem tak naprawdę czy taka forma jest prawidłowa. A jeśli nie to jaka powinna być prawidłowa?