pytania młodego adepta

[jjdtmrc]

Witam,

to mój pierwszy post na forum. Obecnie jestem młodziutkim pracownikiem wydziału komunikacji w starostwie powiatowym. W naszym starostwie nie istnieje archiwum zakładowe (istnieje natomiast budynek, który wygląda jak składowisko makulatury) oraz póki co nie ma osoby odpowiedzialnej za archiwum. Protokół kontroli AZ przeprowadzonego przez AP nie zostawia suchej nitki na naszym archiwum (które, zgodnie z protokółem nie istnieje   ). Teraz to ja będę odpowiedzialny za nasze archiwum. Na kursy archiwalne będę wydelegowany do AP za jakiś czas. Ustawę z 1983przeczytałem, instrukcję kancelaryjną z 2011 przeczytałem, forum i portale o archiwizacji przejrzałem, więcej grzechów nie pamiętam.

Mimo to, mam pytanie i proszę o pomoc.

Np. w "archiwum" leżą teczki wydziału komunikacji wyrejestrowanych pojazdów. Po przejrzeniu rozporządzenia o instrukcji błyskotliwie zauważyłem, że dok. rej. poj. to BE10. Pomyślałem więc, że po co układać, spisywać i zajmować się tą dokumentacją (spisów z.-o. oczywiście też nie ma, chociaż legenda głosi, że kiedyś "chyba były"), skoro można by poprosić AP o brakowanie tych akt. Dobrze myślę?

Dalej, w archiwum leżą akta dotyczące praw jazdy osób, które kopnęły już w kalendarz. Akta te leża związane sznurkiem, każda osoba w swojej kopertce. U nas wygląda to tak, że gdy nagromadzi się z jakieś 50 kopert to przychodzi Pan Mietek - konserwator i wrzuca to, do któregoś kąta w archiwum. Spisów z.-o. nikt nie robi. Czy to może oznaczać, że te spisy do akt, które już są w tym archiwum będę miał teraz zrobić ja?

Następnie, pytanie techniczne. Akta praw jazdy są w kopertach. Czy mam teraz to z tych kopert wyciągnąć i każdą osobę przedziurkować, wyjąć elementy metalowe itd. i związać każdą osobę w osobną teczkę? Czy to ma sens, bo to też BE10.

No i następne pytanie, na które muszę szybko odpowiedź. Co mi będzie potrzebne? Już przejrzałem forum i wiem, że bez teczek i kartonów z tektury bezkwasowej oraz białej tasiemki bawełnianej niebarwionej się nie obejdzie. Co jeszcze? Zaznaczam, że w moim archiwum nie ma nic.

Proszę o pomoc, buziaczki.

[jjdtmrc]

Jeszcze raz proszę o pomoc, bo u mnie w starostwie nikt mi na te pytanie nie odpowie. Przepraszam za post pod postem.

[Aleksander81]

Witam!
Najważniejsze by w waszym urzędzie były normatywy kancelaryjne (instrukcja archiwalna, instrukcja kancelaryjna, jrwa) według tych dokumentów należy pracować, to w nich zawarte powinny być informacje jak powinny być przygotowane dokumenty kat B3, B5, B10 lub BE10, BE5 oraz dokumenty o wyższych kategoriach tzn B25, B50 itd. czy kategoria A. Przy kategoriach B3, B5, B10 nie ma dużo pracy ale przy kategoriach o dłuższym okresie przechowywania niestety  jest więcej pracy (zapis w mojej instrukcji archiwalnej mówi że przy kategorii wyższej niż B10 należy akta przygotować tak samo jak kategorię A). Więc wszystko zależy od waszej instrukcji archiwalnej. Teczki i pudła z tektury bezkwasowej używa się dla kategorii A dla pozostałych kategorii o niższym okresie przechowywania używa się teczek i pudeł zwykłych (tzn. pudła z tektury trójwarstwowej, teczki zwykłe,) na pewno potrzebne  Ci będzie sznurek (dratwa) dobrze też zaopatrzyć się w igłę szewską, klipsy archiwalne, dużą ilość ołówków i podstawowe artykuły nożyczki, dziurkacz itd.
Wszystkie dokumenty należy spisać na spis przed wysłaniem prośby o wybrakowanie dokumentacji. Po zatem musisz wiedzieć co masz w archiwum zakładowym, jakie dokumenty tam się znajdują, na pewno po kontroli AP dostaliście protokół pokontrolny w którym jest informacja co i jak musicie poprawić, najlepiej skontaktować się też z pracownikiem AP do którego jesteście przypisani. 

Pamiętaj że z dniem 1 października wchodzi w życie znowelizowana ustawa z marca tego roku, na tą chwilę czekamy tylko na akty wykonawcze do tej ustawy. 

[aleksandra.nina]

poprawka nowelizacja wchodzi w życie 1 listopada 2015 roku

jjdtmrc znając sprawę z autopsji (podobny problem miałam u mnie) niech starostwo zainwestuje w profesjonalny dziurkacz, który dziurkuje na 4 dziurki jednorazowo 300 kartek, inaczej się zamęczysz z biurowym sprzętem.
Jako starostwo działacie na podst. instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej z 2011 tam masz wszystko opisane jak postępować z dok. wytworzoną w systemie tradycyjnym.
Uważaj na zmiany w regulaminie organizacyjnym. Zapewne nazwy wydziałów przez lata ulegały zmianie, zatem musisz podzielić dokumentację zgodnie z wydziałami. Najprawdopodobniej znajdziesz u siebie akta odziedziczone po byłym Urzędzie Rejonowym, które musisz archiwizować na podst RWA obowiązującego w tamtym okresie.
Czyli najlepiej jak zaczniesz od zapoznania się ze schematem organizacyjnym swojej jednostki i jego zmianami.

[Jarek]

Coście się tak uparli na to dziurkowanie? Poczytajcie tu:
http://archiwa.gov.pl/pl/component/content/article/226-zabezpieczanie-dokumentacji/3933-techniki-laczenia-dokumentacji.html?template=archiwa_home

wskazanym jest: (...) pozostawianie dokumentacji papierowej luzem
(...)
nie jest wskazanym dziurkowanie dokumentacji tylko po to, by ją połączyć dla celów przechowywania w archiwum.

Co do reszty: przeczytaj najpierw instrukcję archiwalną.

[aleksandra.nina]

i tak decyzja należeć będzie do AP ja u siebie muszę dziurkować

[marcia]

U mnie też dziurkujemy, a raczej dostajemy już podziurkowane. Nie raz widziałam teczkę kat. A spiętą plastikowymi klipsami, jak po wyjęciu z pudła się się rozwaliła w rękach. Rorzumiem ideę trzymania luzem ale przy aktach, z których często korzysta roztargniony pracownik, boję się tego podejścia

[stany]

U mnie jeszcze w Urzędzie Rejonowym nie sznurowaliśmy, oczywiście wg. zaleceń AP, chodzi o kat A, a z B to różnie, zależy jakie dokumenty.

[Bolek]

Witam,
to mój pierwszy post na forum. Obecnie jestem młodziutkim pracownikiem wydziału komunikacji w starostwie powiatowym. W naszym starostwie nie istnieje archiwum zakładowe (istnieje natomiast budynek, który wygląda jak składowisko makulatury) oraz póki co nie ma osoby odpowiedzialnej za archiwum. Protokół kontroli AZ przeprowadzonego przez AP nie zostawia suchej nitki na naszym archiwum (które, zgodnie z protokółem nie istnieje   ). Teraz to ja będę odpowiedzialny za nasze archiwum. Na kursy archiwalne będę wydelegowany do AP za jakiś czas. Ustawę z 1983przeczytałem, instrukcję kancelaryjną z 2011 przeczytałem, forum i portale o archiwizacji przejrzałem, więcej grzechów nie pamiętam.

Przede wszystkim poproś o protokoły z kontroli AZ przez właściwe miejscowo AP oraz zalecenia pokontrolne. Być może będą tam zapisy, które zwolnią cię z części prac np. typu "zwrócić akta wydziału XXX pracownikom celem naniesieni poprawek.

Np. w "archiwum" leżą teczki wydziału komunikacji wyrejestrowanych pojazdów. Po przejrzeniu rozporządzenia o instrukcji błyskotliwie zauważyłem, że dok. rej. poj. to BE10. Pomyślałem więc, że po co układać, spisywać i zajmować się tą dokumentacją (spisów z.-o. oczywiście też nie ma, chociaż legenda głosi, że kiedyś "chyba były"), skoro można by poprosić AP o brakowanie tych akt. Dobrze myślę?

Nie wiem jak AP do tego podchodzi ale powinna być aktualna ewidencja całej dokumentacji przechowywanej w AZ. Ponadto musisz mieć świadomość, że wszystko co ma kategorię BE musi przejść przez ekspertyzę archiwum państwowego. Nawet nie umieszczaj tego na wniosku na brakowanie bo z miejsca ci to odrzucą. Musisz wystąpić z wnioskiem o ekspertyzę.

Dalej, w archiwum leżą akta dotyczące praw jazdy osób, które kopnęły już w kalendarz. Akta te leża związane sznurkiem, każda osoba w swojej kopertce.

Tutaj może być tak, że po przeprowadzeniu ekspertyzy przez AP będziesz musiał przykładowe akta zakwalifikować do kategorii A - według kryteriów podanych przez AP i wówczas pozostałe będziesz mógł wybrakować.

U nas wygląda to tak, że gdy nagromadzi się z jakieś 50 kopert to przychodzi Pan Mietek - konserwator i wrzuca to, do któregoś kąta w archiwum.

Niestety niedopuszczalne jest aby ktoś nieupoważniony wchodził do AZ i cokolwiek tam zostawiał. Albo zabierał. Jeśli zdarzy ci się to podczas twojej nieobecności sporządzaj notatki bo może ci się to przydać.

Spisów z.-o. nikt nie robi.

Akt bez spisów nie przyjmuj. Gdy ci podrzucą. Oddaj.

Czy to może oznaczać, że te spisy do akt, które już są w tym archiwum będę miał teraz zrobić ja?

W 100% raczej tak, jeśli nikt tego wcześniej nie egzekwował.

Następnie, pytanie techniczne. Akta praw jazdy są w kopertach. Czy mam teraz to z tych kopert wyciągnąć i każdą osobę przedziurkować, wyjąć elementy metalowe itd. i związać każdą osobę w osobną teczkę? Czy to ma sens, bo to też BE10.

Doprecyzuj. Czy są to tylko wnioski o wymianę praw jazdy z załączonym starym unieważniony prawem jazdy czy konkretne teczki kierowców?

No i następne pytanie, na które muszę szybko odpowiedź. Co mi będzie potrzebne? Już przejrzałem forum i wiem, że bez teczek i kartonów z tektury bezkwasowej oraz białej tasiemki bawełnianej niebarwionej się nie obejdzie. Co jeszcze? Zaznaczam, że w moim archiwum nie ma nic.

Proszę o pomoc, buziaczki.

[jjdtmrc]

Ooo, dziękuję za falę odpowiedzi.

Przeczytałem protokół pokontrolny (zalecenia pokontrolne, które miały być zamieszczone w osobnym piśmie zniknęły, może się jeszcze znajdą). Ustaleniem kontroli jest m.in., że "normatywy kancelaryjno-archiwalne nie są stosowane". Z tego co zauważyłem to rozporządzenie z 18.01.2011 jest stosowane bezpośrednio. Nie mamy żadnej swojej własnej, wewnętrznej instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i jrwa. Nie mamy też koordynatora czynności kancelaryjnych. Czy może pierwszym krokiem nie powinno być stworzenie jakiejś własnej instrukcji archiwalnej?

Doprecyzuj. Czy są to tylko wnioski o wymianę praw jazdy z załączonym starym unieważniony prawem jazdy czy konkretne teczki kierowców?

Są to teczki (koperty) z wszystkimi aktami kierowców, którym się już było umrzeć. Wydaje mi się, że już wiem. Po prostu te koperty z aktami powkładam do pudeł na wierzch spis spraw i tyle. Tak?

A propos, w spisie spraw, każdy zmarły będzie osobną sprawą?

[MarcinP]

Należałoby postawić pytanie: gdzie podziewał się sekretarz tego szacownego starostwa, w którym nie powołano archiwum zakładowego? Taki sekretarzyna powinien wylecieć z urzędu (już pomijam odpowiedzialność kierownika jednostki). Wstyd.
A teraz po kolei:
1) akta ewidencyjne pojazdów, zapakowane w kopertach, należy zewidencjonować w spisach zdawczo-odbiorczych tworząc np. osobne spisy dla każdego roku kalendarzowego wyrejestrowanych pojazdów i spisy takie przekazać do archiwum zakładowego;
2) nie uzyskasz zgody na wybrakowanie dokumentacji, ponieważ nie ma wytycznych co do przeprowadzenia ekspertyzy ww. dokumentów;
3) wszystkie dokumenty, którzy mają być przeznaczone do brakowania, najpierw muszą być zewidencjonowane (żeby było "czarno na białym", co będzie niszczone);
4) akta zmarłych kierowców również należy spisać i przekazać do archiwum zakładowego;
5) nie musisz wyjmować elementów metalowych itd. - wymóg dotyczy dokumentacji o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat;
6) nie twórz spisów spraw, jeśli na dokumentach nie ma znaków spraw i spisów takich nie zakładano i nie prowadzono (w komórkach do spraw praw jazdy i rejestracji pojazdów na ogół sprawy nie były zakładane - każdy pojazd miał swoją kopertę/teczkę i każda osoba, która otrzymała prawo jazdy);
7) trzeba po prostu spisać w formie spisów zdawczo-odbiorczych koperty/teczki umieszczając każdą kopertą/teczkę, jako odrębną pozycję na spisie - to najprostszy sposób.

[jjdtmrc]

Dziękuje, za odpowiedź. Czyli tworząc spisy będzie się to wiązać z tym, że będę musiał pobiegać po wydziałach starostwa i zdobyć wszystkie pokemony, bo na spisach z.-o. są miejsca na podpisy kierowników. A gdy ktoś nie będzie chciał podpisać?

[Jarek]

Powtórzę: przeczytaj najpierw instrukcję archiwalną. Tam są odpowiedzi na większość Twoich pytań.

[jjdtmrc]

Czy taki asortyment na początek wystarczy? wszystko z beskidplus.

?   okładka archiwizacyjna na poszyty z otworami;
?   klipsy archiwizacyjne;
?   taśma bawełniana niebarwiona;
?   igły do zszywania akt;
?   pudła z wiekiem do przechowywania akt;
?   dziurkacz do dużej ilości papieru;

[Robert2000]

Firma Beskid - ulubiona firma NDAP.