dokumentacja zamówień publicznych w wersji cyfrowej

[Leksandra]

Czy w takich sytuacjach, gdzie wspomagająco funkcjonuje EZD i są do niego zaczytywana wszystkie dokumenty, należy oprócz naszego rozporządzenia w spr instrukcji kancelaryjnej napisać instrukcję kancelaryjną dla EZD ? (no bo rozumiem że nawet z pomocniczym EZD jest tak jak ze światłami przeciwmgielnymi - nie trzeba mieć ale jak są to jest obowiązek ich używania)

Bo ja mam zamiar zrobić z zamówieniami publicznymi tak: dokumentacja wytworzona w firmie jest  w wersji papierowej a wymagalne przez platformę dokumenty (jest to dokumentacja przysyłąna przez oferentów) będzie zaczytywana do EZD i w taki sam sposób przekazywana do archiwum zakładowego, a następnie brakowana.

Choć uważam, że rozporządzenie z 11 stycznia 2011 reguluje wszystkie wątpliwości.

[Rovan]

Instytucje podlegające pod Rozporządzenie PRM z 18.01.2011 r. posługują się instrukcją kancelaryjną wprowadzona tym rozporządzeniem i żadną inną.
Instrukcja ta uwzględnia sytuację gdy jednostka działa w systemie tradycyjnym ze wsparciem EZD.
Gdyby jakieś kwestie były niewystarczająco szczegółowo opisane można ewentualnie dodatkowe regulacje zawrzeć w zarządzeniu wewnętrznym kierownika jednostki.

Bo ja mam zamiar zrobić z zamówieniami publicznymi tak: dokumentacja wytworzona w firmie jest  w wersji papierowej a wymagalne przez platformę dokumenty (jest to dokumentacja przysyłana przez oferentów) będzie zaczytywana do EZD i w taki sam sposób przekazywana do archiwum zakładowego, a następnie brakowana.

Jeśli dobrze zrozumiałem planujesz część dokumentacji prowadzić papierowo, część tylko elektronicznie?
Takie podejście nie będzie prawidłowe.
Wyjątki od podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych wskazuje się dla całych klas końcowych z JRWA.
To czy dokumenty powstały w podmiocie, czy wpłynęły z zewnątrz nie stanowi w tej kwestii kryterium.

- Jeśli dla klasy obejmującej zamówienia publiczne wskazano system EZD, to cała dokumentacja zamówień publicznych ma być prowadzona w EZD
- Jeśli dla zamówień publicznych wskazano system tradycyjny, to całość dokumentacji ZP jest prowadzona papierowo (ewentualnie archiwizowana na nośnikach danych - gdy brak możliwości wydruku). Można ją równolegle prowadzić i archiwizować w EZD, ale to nie zwalnia z obowiązku prowadzenia i archiwizowania tej dokumentacji w całości papierowo

Upraszczając - poszczególne klasy końcowe (i odpowiadająca im dokumentacja) mogą być albo w całości papierowe, albo w całości elektroniczne. Opcji kombinowanej przepisy nie przewidują.
Prowadząc dokumentacje zamówień publicznych papierowo, możesz ją (albo jej część) prowadzić i archiwizować równolegle w EZD, ale nie możesz prowadzić części tej dokumentacji tylko papierowo, a części tylko w EZD.

[Leksandra]

Dziękuję Rovan za pomoc, zrobię wersję papierową z informatycznymi nośnikami danych, z tego powodu, że będzie tam też dokumentacja dot zadań finansowanych ze środków zewnętrznych, o dłuższym okresie przechowywania niż 5 lat,  która często jest udostępniana w celach kontrolnych. Pozdrawiam

[Aleksandra]

- Prowadząc dokumentację w tradycyjnym systemie wykonywania czynności kancelaryjnych ewentualne dokumenty elektroniczne drukujemy i przechowujemy wydruki (chyba  że wydruk jest niemożliwy - wówczas zapisujemy na IND i przechowujemy nośniki). Nie mamy obowiązku archiwizować dokumentów elektronicznych, dla których sporządzono wydruki.
- Jeśli jednak dokumentację prowadzoną w systemie tradycyjnym równolegle wprowadzimy do EZD (mimo iż nie mieliśmy takiego obowiązku), wówczas archiwizujemy zarówno postać elektroniczną - w EZD, jak i papierową - fizycznie w AZ

Jeżeli dobrze rozumiem, to wychodzi na to, że (w odniesieniu do spraw prowadzonych tradycyjnie/papierowo) jeśli dok. elektroniczny został wprowadzony do systemu EZD to go archiwizujemy i przechowujemy tyle ile papier, ale jeśli dok. elektroniczny nie został wprowadzony do systemu EZD, czyli powstał poza tym systemem (np. na dysku komputera), to już nie musimy go przechowywać?

[Rovan]

Zgadza się.

[Aleksandra]

Podrążę jeszcze Jak w takim razie postąpić z materiałami archiwalnymi w następujących sytuacjach:
1. Sprawa prowadzona na wyjątku papierowym, odwzorowana także w EZD, kat. A. Do archiwum zakładowego pójdzie papier oraz dokumenty elektroniczne. Co powinno się stać z tymi dok. elektronicznymi? Trzymamy je w EZD 25 lat, tyle ile papier przed przekazaniem do AP? czy może 10 lat, bo to elektroniczne? co potem?
2. Sprawa prowadzona elektronicznie, kat. A. Po 10 latach przekazujemy tą sprawę do AP (ADE). Czy po przekazaniu tej sprawy elektronicznie powinniśmy usunąć ją z systemu? a jeśli nie, to ile trzymać?

[Rovan]

Ad. 1 Moim zdaniem do AP mamy obowiązek przekazać jedynie papier (po 25 latach).
Żaden przepis ani wytyczna NDAP nie wymaga aby w przypadku dokumentacji prowadzonej w systemie tradycyjnym ewentualne odpowiadające jej dane w EZD przekazywać do AP.
Zapis par. 10 ust. 2 przykładowej instrukcji kancelaryjnej NDAP dla systemu tradycyjnego ze wsparciem EZD:

Dane i dokumenty zgromadzone w systemie EZD dotyczące spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym, przechowuje się co najmniej przez taki okres jak dokumentację której dotyczą.

interpretuję jako dotyczący okresu przechowywania u Aktotwórcy (czyli obydwie wersje przechowujemy 25 lat, później papier do AP, a dane w EZD do brakowania jako drugi egz.).
Oczywiście moja interpretacja nie jest wiążąca
W razie wątpliwości zapytałbym w AP.

Ad. 2 Teoretycznie nie musimy usuwać - przepisy tego nie regulują. Chyba że w aktach takiej sprawy znajdują się dane osobowe - wówczas wraz z przekazaniem dokumentacji do AP przestajemy być (jako jednostka) administratorem tych danych i tracimy podstawę prawną do ich dalszego przechowywania (zgodnie z art. 22d pkt. 1 UNZA będą one przetwarzane wieczyście, ale teraz już w AP).