Każda dokumentacja musi trafić do archiwum, a w komórce organizacyjnej może być przetrzymywana dwa lata od zakończenia spraw. Czasami zdarza się, że nawet po zamknięciu teczki trzeba do niej wrócić, zajrzeć, coś sprawdzić. Po to jest jedno z zadań archiwum - wypożyczanie! Mnie kilka lat zajęło uświadomienie pracownikom, że jak dokumenty trafią do magazynu, to nie jest równoznaczne z ich zniszczeniem, zamknięciem w sejfie, do którego wyrzucono klucz. Mówiłam, że przetrzymywanie teczek bez uzasadnienia jest łamaniem przepisów i utrudnianiem mi wykonywania obowiązków. A jednym z nich jest niestety (lub "stety") bieganie po magazynach i wypożyczanie akt. Zawsze trzeba rozumieć (mówić, że się rozumie), że często to teczki "po kimś". Ktoś odszedł zostawiając swoje sprawy nie uporządkowane i ja się absolutnie nie dziwię, że się pracownikom nie chce za to zabierać. Co innego, że powinni.
Jeśli się ktoś upiera, że nie odda, to instrukcja dopuszcza jeszcze jedno rozwiązanie (par. 63, pkt 2) - można tą dokumentację im zostawić, ale na zasadzie wypożyczenia. Czyli i tak ją muszą przygotować, przekazać spisy zdawczo-odbiorcze itd. Generalnie walka z wiatrakami...
