Usuwanie "brudnopisów" z akt akt. A

[Rovan]

Ostatnio dyskutując z "kolegą po fachu" z innej jednostki w sprawie porządkowania materiałów archiwalnych zorientowałem się, że praktykuje on moim zdaniem dość dziwne podejście do usuwania "brudnopisów" z akt kat. A. Usuwa mianowicie:

- wszelkie odręczne projekty pism (często różne w treści od wersji końcowej)
- różnego typu odręczne notatki "bez kontekstu", np jakieś obliczenia itp., co do których nie wiadomo czego dotyczą
- dokumenty niekompletne (w szczególności pozbawione początku)

Moim zdaniem takie podejście jest nieprawidłowe. Mam opory nawet przed usuwaniem ewidentnych odręcznych brudnopisów (zazwyczaj różnią się treścią od wersji ostatecznej).
Zresztą wszystkie współczesne instrukcje (począwszy od tej z 2011 r.) nakazują jedynie usuwać identyczne kopie pism" a brudnopis z reguły nie jest identyczny w treści z czystopisem.

W każdym razie dyskusja ta pozostawiła mnie w rozterkach, chciałbym zatem poznać waszą opinię na ten temat.

[szerka]

W materiałach archiwalnych wszystko zostawiam, łącznie z dopiskami.
szerka

[Robert2000]

W Głównym Archiwum Policji, gdzie pracowałem, była stosowana taka praktyka. W teczce kategorii "A" powinny być przechowywane wyłącznie materiały archiwalne. Nie zgadzam się z taką praktyką.

[szerka]

Robercie,
moim zdaniem brudnopis też jest materiałem archiwalnym
szerka

[Jarek]

W teczce kategorii "A" powinny być przechowywane wyłącznie materiały archiwalne.

[Rovan]

Jarku, można prosić o szerszą wypowiedź? Cenię sobie Twoja opinię 

[metricisRegninotarii]

Czyli archiwista stwierdza, iż jest mądrzejszy od kancelisty, nadto ma najwidoczniej za mało pracy i rozczłonkowuje teczki składając je napowrót wedle własnej woli, najwidoczniej w oparciu o jakieś swoje własne wewnętrzne normatywy.
Zdziebko bez sensu.
Niechajże zaprzestanie tenże człowiek swoich, niewątpliwie niecnych, praktyk.

[Jarek]

Niechajże zaprzestanie tenże człowiek swoich, niewątpliwie niecnych, praktyk.

O, to to to. Zwrotki, brudnopisy, dowody wpłat i wypłat, itp. - jeśli prowadzący sprawy to zostawił, to niech archiwista tego nie rusza. Materiałem archiwalnym są całe akta sprawy, a nie tylko wybrane dokumenty.

[sto]

Ja rozumiem, że chodzi o takie akta, które zostały przekazane do archiwum jako B, a potem zmieniono ich kwalifikacje i archiwista musi je uporządkować. Więc argument, że archiwista nie może uważać się za mądrzejszego od kancelisty jest nietrafiony.
Mimo wszystko zalecałbym ostrożność. Ja na wszelki wypadek usuwam jedynie ewidentne kopie dokumentów powtarzające się w teczce (o identycznej treści) i... faxy na papieże termicznym, które znikły. Wszystko inne, nawet odręczne notatki - zostawiam. W przypadku niekompletnych akt sam sporządzam notatkę, że brakuje stron i parafuję z datą.
Pozdrawiam.

[metricisRegninotarii]

Ktoś bierze do ręki teczkę kat.B - przeprowadza coś w rodzaju ekspertyzy, stwierdza, iż jest to materiał archiwalny i zmienia kwalifikację - potem jednak się rozmyśla i część akt z tej teczki uznaje za materiały niearchiwalne po czym natychmiast z teczki je usuwa uznając tą część de facto za kat. Bc lub nawet gorzej, bo Bc nie można od tak sobie wrzucić do niszczarki.

Jedyne prace porządkowe, które nie musiały być wykonane wcześniej w momencie przekazania akt do AZ, a które należy wykonać po przekwalifikowaniu akt do kat.A, to czynności techniczne np. zszycie akt, bo wczesniej to była kat. B10, w której instrukcja stosowana w danej instytucji dopuszczała stosowanie klipsów archiwalnych. Względnie inne prace, np. numerowanie stron, bo komuś się wczesniej tego nie chciało zrobić/zapomniał lub przyjmujący nie dopilnował/przeoczył.

[Rovan]

Ja rozumiem, że chodzi o takie akta, które zostały przekazane do archiwum jako B, a potem zmieniono ich kwalifikacje i archiwista musi je uporządkować.

O ile się orientuję w omawianej sytuacji wchodzą w grę wszelkie materiały archiwalne, zarówno przekwalifikowane z kat. B jak i będące od początku kat. A.