Na szkolenia wysłać urzedników

[kalon]

Witam

jestem archiwistą zakładowym, bardzo lubię swoja pracę i staram się wykonywać ją najlepiej jak potrafię. Z wieloma pracownikami współpracuje mi się dobrze, jednak wciąż jest wielu pracowników, którzy są tzw "niereformowalni"

Ten problem pewnie nie jest obcy innym archiwistom, i dlatego marzy mi się by nie wysyłać i organizować tysiące szkoleń dla archiwistów ale organizować chociaż raz na 5 lat szkolenia pracownikom jednostek państwowych, urzędnikom, kierownikom podmiotów i im mówić jak ważne jest prowadzenie archiwum zakładowego i dalczego  należy stosować instrukcje kancelaryjną, jrzwa, instrukcje archiwalną. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów nie jest tylko dla archiwistów ale każdy jeden urzędnik powinien wiedzieć ze to jego tez dotyczy.

Nie jest nam łatwo archiwistom zakładowym nie zarabiamy wiele na to co robimy z czym się zmagamy to jest żart, jednak i tak słyszymy uporządkujesz to za nas bo masz tyle do roboty!

Może by naczelny dyrektor Archiwów Państwowych pomyślał o zalecenie szkolenia w każdej takiej jednostce ale nie archiwistom ale urzędnikom tym, którzy wytwarzają dokumentacje, bo to oni powinni zdawać sobie sprawę z jej wartości przede wszystkim.

Pozdrawiam archiwista zakładowy

wciąż mimo wszystko lubiący swoja pracę

[muniekdm]

No właśnie, takie jest życie. U mnie też pracownicy nie mają pojęcia o instrukcji kancelaryjnej i wykazie akt, obiegu korespondencji, tworzeniu teczek. Ja też uważam, że powinno się w administracji położyć większy nacisk na szkolenie pracowników z biurowości i archiwistyki, IK, powinni poznać pracę archiwum. Uważam też, że pracownicy starający się o pracę w urzędach powinni posiadać wiedzę z archiwistyki, przynajmniej wiedzieć jak przyjmuję się korespondencję, czym jest dekretacja, jak rejestruje się sprawy, czym jest znak sprawy. Każdy powinien też na początku zobaczyć jak funkcjonuje archiwum, aby później wiedział, że to jak będzie postępował z dokumentacją jest istotne, bo później dokumentacja trafia do archiwum i powinna być odpowiednio uporządkowana, aby można było z niej korzystać.

[EwelinaP]

Ja takie szkolenia organizuję cyklicznie. W ubiegłym roku obowiązek był dla wszystkich, a tak to po 2-3 pracowników z wydziału. Powoli, bardzo powoli, ale ludziom otwierają się oczy. Takie szkolenia są bardzo istotne. Można też pomyśleć o służbie przygotowawczej i krótkim szkoleniu każdego nowego pracownika. Co prawda starych się nie zreformuje, ale nowych można uczyć od początku!

[Aleksander81]

Ja również przeprowadziłem cykl szkoleń dotyczących przepisów do których musimy się stosować (ustawa i rozporządzenia także dyrektywy EU) oraz w jaki sposób należy przygotować spisy zd-od oraz akta by przekazać je do archiwum zakładowego. Kilku opornych na wiedzę szybko postawiłem do pionu jak kilka razy nie przyjąłem błędnie przygotowanej dokumentacji, ileż można razy poprawiać po kimś te same błędy.
Poprosiłem również by każdy przekazujący akta w końcu przeczytał instrukcje "archiwalną", instrukcję kancelaryjną i rzeczowy wykaz akt. 

[muniekdm]

EwelinaP, a masz w zakresie obowiązków przeprowadzanie szkoleń? U mnie też przydałyby się szkolenia, ale szefostwo generalnie oporne jest na poprawę postępowania z dokumentacją i szkolenie pracowników w tym zakresie.

[Robert2000]

Szkolenia cykliczne to faktycznie bardzo dobry pomysł, ale 100% problemu nie rozwiążą.

[kalon]

EwelinaP
Aleksander81
Pozazdrościć, tych szkoleń prawdopodobnie nie przeforsowałabym tego ponieważ jedno co się nasuwa:
-chyba jej się nudzi, skoro szkolenia chce nam robić?
Dlatego ja wolałabym by to ktoś z zewnątrz a na to zgody nie będzie bo szkoda kasy skoro ja mogę im to przekazać i tak w kółko.
Niestety od początku pracy drżałam o nią i nie ważne jak pracownik przygotował dokumentację ja ją miałam przyjąć! to się zmieniło od 2 lat jednak wciąż są nietykalni którzy maja dość pracy a ja im tylko wymyślam, niestety !
Natomiast na każdym szkoleniu powinno się wspominać o archiwizowaniu dokumentacji po zakończeniu sprawy, tzn. jak ważne jest by teczka aktowa była właściwie założona i prowadzona, a na pewno by to wiele zmieniło!

[Aleksander81]

W każdej instrukcji "archiwalnej" jest (lub powinien być) zapis:

 "Akta przejmowane przez archiwum zakładowe muszą być uporządkowane przez zespół przekazujący akta."

U mnie był z tym problem i nikt się nie stosował, wtedy skorzystałem z drugiego zapisu:

 "Archiwista może odmówić przyjęcia dokumentacji w przypadku stwierdzenia, że akta nie zostały uporządkowane zgodnie z przepisami oraz ustaleniami lub spis nie został sporządzony prawidłowo.",

 wtedy nastąpiła konsternacja reszty pracowników w jaki sposób przygotować dokumentację ponieważ mało kto słyszał o instrukcji "archiwalnej" a jeszcze mnie osób się do niej stosowało. Jedynym sposobem było przeprowadzić szkolenia i nauczyć kolegów że za dokumenty oni odpowiadają ja tylko za pomieszczenie w którym one są przechowywane oraz  warunki jakie tam panują (tem. i wilgo).

[MarcinP]

Jednym ze sposobów na motywowanie pracowników do przestrzegania instrukcji kancelaryjnej, wykazu akt i instrukcji archiwalnej jest systematyczne przeprowadzanie kontroli wewnętrznych w komórkach organizacyjnych. Każdorazowo ze sprawozdaniem z kontroli powinien zapoznać się kierownik podmiotu lub inna osoba odpowiedzialna za organizację jednostki.

[Robert2000]

Po pierwsze, z reguły komórka kontroli wewnętrznej ma poważniejsze problemy niż kontrolowanie przestrzegania przepisów kancelaryjno-archiwalnych. Po drugie, jeśli kierownik komórki archiwalnej nie ma silnego przełożenia na swoją jednostkę, to sobie można ... A archiwa zakładowe w urzędach to z reguły piąte koło u wozu.

[muniekdm]

Może jeszcze powinno się wysyłać szefów na szkolenia. Ja cały czas w sprawozdaniach poruszam problem niewłaściwego postępowania z dokumentacją, potrzebę szkolenia pracowników i kontroli wewnętrznej i cisza. No ale może faktycznie sądy to specyficzna, niereformowalna instytucja i jedynym sposobem jest wstrzymanie przyjmowania dokumentacji źle prowadzonej. Może jak się w sekretariatach szafy zapchają to komuś oczy się na ten problem otworzą. 

[MarcinP]

Po pierwsze, z reguły komórka kontroli wewnętrznej ma poważniejsze problemy niż kontrolowanie przestrzegania przepisów kancelaryjno-archiwalnych. Po drugie, jeśli kierownik komórki archiwalnej nie ma silnego przełożenia na swoją jednostkę, to sobie można ... A archiwa zakładowe w urzędach to z reguły piąte koło u wozu.

Kontrolowaniem komórek organizacyjnych pod kątem przestrzegania instrukcji kancelaryjnej, wykazu akt, instrukcji archiwalnej powinien zajmować się archiwista.

[Robert2000]

Kolega widzę ostro odjechał. W jakiej instytucji komórka archiwista ma prawo kontrolować pozostałe komórki organizacyjne pod względem przepisów kancelaryjno-archiwalnych? Ja przez 5 lat pracowałem w komórce kontroli wewnętrznej, owszem, mieliśmy wśród swoich kompetencji też takie zagadnienie, tylko że zawsze były ważniejsze problemy, zwłaszcza, że w grę wchodziły kontrole miejscowe i wyjazdowe. Obecnie pracuję w archiwum instytucji, które ma zadania kontrolne, ale w stosunku do archiwów jednostek podporządkowanych naszej instytucji, a nie własnych komórek organizacyjnych. Od kontroli w ramach danej instytucji powinna być jedynie komórka kontroli wewnętrznej.

[muniekdm]

W ilu instytucjach jest komórka kontroli wewnętrznej i czy pracownicy tej komórki posiadają wiedzę z dziedziny archiwistyki? U mnie np. takiej komórki nie ma, więc chyba w tym wypadku jako archiwista jestem uprawniony do przeprowadzenia kontroli, jeśli będzie takie zarządzenie prezesa. W końcu archiwista sprawuje nadzór nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej.

[MarcinP]

Kolega widzę ostro odjechał. W jakiej instytucji komórka archiwista ma prawo kontrolować pozostałe komórki organizacyjne pod względem przepisów kancelaryjno-archiwalnych?

W mojej instytucji mam takie prawo. W ciągu roku przeprowadzam zwykle kontrole wewnętrzne w 2 - 4 komórkach.