Spis spraw a system dziennikowy - problem przy porządkowaniu

[Dory]

Jak byście postąpili w takiej sytuacji:
Po kadrowej, która już nie pracuje, została dokumentacja prowadzonych spraw, nieuporządkowana, dobrze chociaż, że są spisy sprawy i znaki sprawy. Ale tu jest problem, bo chyba ta pani nie odróżniała systemu dziennikowego od bezdziennikowego.
Sprawa: uzgadnianie regulaminu ZFŚS ze związkiem zawodowym i komisją socjalną, 3 dokumenty w sprawie, które powinny razem składać się na jedną sprawę. Tymczasem te 3 dokumenty zostały wpisane kolejno do spisu sprawy pod numerem 1, 2, 3, czyli zrobił nam się system dziennikowy zamiast bezdziennikowego. Mam AP-140-3/2013 z 11.03.2013, dalej AP-140-2/2013 z 06.03.2013 i AP-140-1/2013 z 29.01.2013 (niechronologicznie, ale to jest najmniejszy problem). Powinna być jedna sprawa z jednym znakiem sprawy, a mam 3 znaki. W dodatku jest to dokumentacja kategorii A. Jak z tego wybrnąć? Na pewno ułożyć w porządku chronologicznym, zapewne załączyć spis spraw (chociaż nieprawidłowy) i co dalej? Opisać sytuację w uwagach na spisie zdawczo-odbiorczym typu: Sprawa prowadzona w systemie dziennikowym zamiast bezdziennkowego (3 znaki sprawy)?

[MarcinP]

Jeżeli dokumentacja została wytworzona i zgromadzona w obrębie prawidłowego symbolu klasyfikacyjnego (w tym wypadku: 140), to zachowałbym całość akt połączonych w sprawy, tj. tak, jak dokumentację prowadzono w komórce. Na okładce teczki wystąpi znak akt (AP-140) bez informacji o sprawach. Nie ma sensu pisać, że na dokumentach nadawano znaki spraw, ponieważ jeśli ktoś będzie kiedyś szukać tej dokumentacji, to znajdzie ją po symbolem 140.

[Jarek]

Ale nad czym tu się w ogóle zastanawiać? Masz spis spraw i 3 sprawy. Ułóż to wg zasad czyli spis spraw na górze, pod nim kolejne sprawy, opis teczki, paginacja itd. To nie jest Twoje zmartwienie że ktoś prowadził dokumentację w taki sposób - czy to 3 sprawy czy jedna to i tak jest to kat. A, i taka sama ilość stron. Zachowaj dla dokumentacji układ nadany przez twórcę, nie grzeb w tym, na tym polega właśnie zasada przynależności kancelaryjnej. Archiwista nie jest po to żeby "naprawiać" błędy prowadzących sprawy.

pozdrawiam

[homo novus]

Obawiam się, że różne bywają na tę sprawę poglądy   Wszystko zależy od tego pod które  AP Dory podlega 

[MarcinP]

Metoda powinna opierać się na poszanowaniu układu, jaki wytworzyła komórka organizacyjna. Jeżeli rejestrowano każde pismo w teczce, jako sprawę, to trudno - najważniejsze, żeby zawartość tej dokumentacji była zgodna z opisem (w tym hasłem klasyfikacyjnym), które użyto. Poza tym pojawia się pytanie: skąd osoba rejestrująca sprawy zaczerpnęła hasło i symbol z wykazu akt, skoro w jednostce wykaz taki nie mógł obowiązywać? Może symbol i hasło są błędne?

[Dory]

Dzięki za odpowiedzi.
Pracuję w instytucie PAN-owskim, podlegamy PAN Archiwum i Archiwum Akt Nowych.
140 to wg wykazu akt "Przepisy prawne dotyczące spraw socjalno-bytowych pracowników", więc klasyfikacja jest prawidłowa.
Zrobię tak, jak sugerujecie. Wiem, że istnieje przynależność kancelaryjna, którą trzeba szanować, ale z drugiej strony jeśli z niewiedzy pracownika, jak klasyfikować i kwalifikować, wynikały późniejsze błędy i problem z przekazaniem do archiwum dokumentacji nieprawidłowo prowadzonej, nie jest tak prosto.

Moja poprzedniczka w archiwum miała za zadanie uporządkować, opisać, zewidencjonować dużo metrów najróżniejszej dokumentacji, z którą przez lata nikt nic nie robił. Zostawiła po sobie taki burdel i narobiła tyle błędów, że można się złapać za głowę. Zrobiła na odwal, nie używając przy tym pomyślunku. Oczywiście to nie ona jest wytwórcą dokumentacji, nie ona prowadziła sprawy, ale nie da rady zostawić tego tak, jak ona zrobiła, bo mamy przynależność kancelaryjną - AAN nakazało po kontroli doprowadzenie całej źle zarchiwizowanej dokumentacji do ładu. Oznacza to morderczą robotę, którą ja mam wykonać. Z tego wynika, że to, co jest już w archiwum, to działka archiwisty, mimo że to nie on popełnił masę błędów.

[MarcinP]

To jeżeli osoba zakładała sprawy posługując się obowiązującym wykazem akt... to znaczy, że postąpiła prawidłowo, a system obowiązujący był bezdziennikowy. Nieprawidłowo natomiast "rozbiła" dokumentację jednej sprawy na szereg spraw różnych zarejestrowanych w obrębie jednego spisu spraw.

[Dory]

Jest tak, jak mówisz, MarcinP. Moje wątpliwości dotyczyły tego, że jest to kategoria A, więc archiwum nadzorujące mogłoby się przyczepić. Ale właściwie nic odkrywczego nie można zrobić, jeśli sprawy powstawały tak, jak opisałam. Dziękuję.