Sprawy (nie)zakończone

[tomek11]

Witam
Mam pytanie do praktyków dotyczące przekazania dokumentacji (spraw) do dalszego procedowania w innych działach.
Cała procedura załatwienia sprawy składa się z kilku etapów. Pierwszy etap kończy się decyzją administracyjną (następuje zamknięcie sprawy), następnie dla cześci spraw jest zakładana nowa sprawa (sprawy są przerejestrowane do nowego spisu z odpowiednią adnotacją o poprzednim numerze sprawy/wszczęte na nowo). Po przesłaniu dokumentacji rozliczeniowej (raportu) sprawa zostaje przerejestrowana do kolejnej komórki gdzie nadany zostaje kolejny numer sprawy.
1. Czy takie rozwiązanie jest prawidłowe?  tzn czy przy takim rozwiązaniu sprawę należy przerejestrować do innego numeru (do innej komórki)?
2. Jeżeli tak można zrobić, to czy wymagany jest jakiś dokument (papierowy) fizycznie dołączony do akt? który będzie informował ze sprawa została zamknięta i przerejestrowana?

Bardzo dziekuje za odpowiedź

[Berserc]

1. Czy takie rozwiązanie jest prawidłowe?  tzn czy przy takim rozwiązaniu sprawę należy przerejestrować do innego numeru (do innej komórki)?
2. Jeżeli tak można zrobić, to czy wymagany jest jakiś dokument (papierowy) fizycznie dołączony do akt? który będzie informował ze sprawa została zamknięta i przerejestrowana?

Ad. 1. Prawidłowe, pytanie czy nie można prościej? Nie mylą się Wam te 3 znaki spraw? Problematyczne może być zwłaszcza gdy w tej niby zakończonej sprawie przyjdzie jednak jakaś korespondencja ale pewnie są jakieś terminy odwołania od decyzji i dopiero po takim terminie sprawa jest przenoszona? Niestety w systemie papierowym takie kwiatki będą bo jakoś ciężko przekonać ludzi, że mogą prowadzić akta sprawy pod cudzym znakiem, a już wyegzekwować, żeby odkładali dokumentację do teczki w innym dziale....
Ad. 2. Skoro w starym spisie spraw jest informacja, że sprawa przenoszona do nowego znaku i w nowym będzie odesłanie do starego to nic więcej nie trzeba. Ja czasem jeszcze wkładam w miejsce sprawy kartkę z informacją, że sprawa xxx przeniesione do yyy ale to w sumie nadgorliwość .

[MarcinP]

Pierwszy etap kończy się decyzją administracyjną (następuje zamknięcie sprawy), następnie dla cześci spraw jest zakładana nowa sprawa (sprawy są przerejestrowane do nowego spisu z odpowiednią adnotacją o poprzednim numerze sprawy/wszczęte na nowo). Po przesłaniu dokumentacji rozliczeniowej (raportu) sprawa zostaje przerejestrowana do kolejnej komórki gdzie nadany zostaje kolejny numer sprawy.

1. Wydanie decyzji zwykle kończy postępowanie i sprawę (czasem zdarzają się pisma w aktach sprawy późniejsze, niż data wydania decyzji).
2. Rozliczenia to często dokumentacja nietworząca akt sprawy, gromadzona w odrębnej teczce.
3. Spraw nie przerejestrowuje się między komórkami, chyba, że komórka B przejęła zadania komórki A.

Przykład:
1. Przeprowadzony został przetarg nieograniczony na dostawę artykułów biurowych. Postępowanie prowadziła komórka A i pod znakiem sprawy założonej w tej komórce zgromadzono dokumentację z postępowania. Akt tych się nie przenosi do innych komórek, ani nie wznawia.
2. Za wykonanie umowy na dostawy artykułów biurowych odpowiada komórka B. W tej komórce zostanie założona sprawa dotycząca realizacji umowy na dostawy artykułów.
3. Comiesięczne faktury za każdą dostawę artykułów będą przechodzić wpierw przez komórkę B (tam będą opisywane), ich kserokopie zostaną dołożone do akt realizacji umowy w komórce B (lub mogą być odkładane do odrębnej teczki pt. "Rozliczenia" - jeśli wykaz akt takie hasło przewiduje), natomiast oryginały faktur zostaną przekazane do komórki odpowiedzialnej za finanse (komórka C).

[tomek11]

Dziękuje bardzo za odpowiedź.