Pierwszy etap kończy się decyzją administracyjną (następuje zamknięcie sprawy), następnie dla cześci spraw jest zakładana nowa sprawa (sprawy są przerejestrowane do nowego spisu z odpowiednią adnotacją o poprzednim numerze sprawy/wszczęte na nowo). Po przesłaniu dokumentacji rozliczeniowej (raportu) sprawa zostaje przerejestrowana do kolejnej komórki gdzie nadany zostaje kolejny numer sprawy.
1. Wydanie decyzji zwykle kończy postępowanie i sprawę (czasem zdarzają się pisma w aktach sprawy późniejsze, niż data wydania decyzji).
2. Rozliczenia to często dokumentacja nietworząca akt sprawy, gromadzona w odrębnej teczce.
3. Spraw nie przerejestrowuje się między komórkami, chyba, że komórka B przejęła zadania komórki A.
Przykład:
1. Przeprowadzony został przetarg nieograniczony na dostawę artykułów biurowych. Postępowanie prowadziła komórka A i pod znakiem sprawy założonej w tej komórce zgromadzono dokumentację z postępowania. Akt tych się nie przenosi do innych komórek, ani nie wznawia.
2. Za wykonanie umowy na dostawy artykułów biurowych odpowiada komórka B. W tej komórce zostanie założona sprawa dotycząca realizacji umowy na dostawy artykułów.
3. Comiesięczne faktury za każdą dostawę artykułów będą przechodzić wpierw przez komórkę B (tam będą opisywane), ich kserokopie zostaną dołożone do akt realizacji umowy w komórce B (lub mogą być odkładane do odrębnej teczki pt. "Rozliczenia" - jeśli wykaz akt takie hasło przewiduje), natomiast oryginały faktur zostaną przekazane do komórki odpowiedzialnej za finanse (komórka C).
