Wg instrukcji archiwalnej, stanowiącej załącznik nr 6 do Rozp. PRM...
Rozdział 4 Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego
§ 11. 1. W systemie EZD przejmowanie dokumentacji w postaci elektronicznej polega na przejęciu nadzoru nad nią w tym systemie przez przekazanie archiwiście uprawnień komórki organizacyjnej do zarządzania dokumentacją w postaci elektronicznej, w szczególności do:
1) udostępniania dokumentacji tworzącej akta spraw i ich nietworzącej;
2) przeprowadzania procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej;
3) przeprowadzania procedury przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;
4) uzupełniania metadanych, jeśli jest taka potrzeba.2. Przekazanie uprawnień, o którym mowa w ust. 1, może następować automatycznie po upływie okresu przewidzianego w § 37 instrukcji kancelaryjnej.
Tak naprawdę to mało realne, żeby archiwista miał czas i możliwości uzupełnienia takich danych. Według mnie najlepiej byłoby aby system sam "pilnował" brakujących metadanych - na pewno tych obowiązkowych z punktu widzenia przepisów i np. "nie pozwolił" uznać sprawy za OZ bez kompletu metadanych. Referent czy wcześniej pracownik kancelarii ma możliwość na bieżąco uzupełnić wymagane matadane, a archiwista już po upływie pewnego czasu jak ma to zrobić? Do tego jeśli pismo wpływające jest w składzie chronologicznym to tym trudniej będzie archiwiście coś uzupełnić.
Zgadzam się, że nie będzie to dla archiwisty łatwe, ale w świetle poniższego zapisu referent nie ma takich możliwości.
3. Po przekazaniu uprawnień, o których mowa w ust. 1, przekazująca komórka organizacyjna nadal może zachować dostęp do wytworzonej i zgromadzonej przez siebie w systemie EZD dokumentacji w postaci elektronicznej,
ale nie może już dokonywać zmian w danych i metadanych, a także udostępniać jej innym komórkom organizacyjnym.czyli w tym wypadku uzupełnić metadane, o ile zajdzie taka potrzeba, może jedynie archiwista.
Porównajcie Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi.
§ 6. Postępowanie z dokumentami ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się przy użyciu systemu teleinformatycznego, który:
1)
zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
2)
zabezpiecza przed wprowadzaniem zmian w dokumentach spraw załatwionych;
3) zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,z wyjątkiem udokumentowanych czynności dokonywanych w ramach ustalonych procedur usuwania dokumentów:
a) dla których upłynął okres przechowywania ustalony w wykazie akt,
b) mylnie zapisanych,
c) mogących stanowić zagrożenie dla prawidłowego funkcjonowania systemu,
d) których usunięcie wymagane jest na podstawie przepisu prawa, prawomocnego orzeczenia sądu lub ostatecznej decyzji organu administracji;
...
6) identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane przez nich zmiany w dokumentach i metadanych; - ale tutaj rozumiane raczej jako rejestrowanie zmian w sprawie/dokumencie przez referenta.
Zatem zmiany ewentualnie wprowadzane przez archiwistę do metadanych dokumentu lub szerzej sprawy, odbywają się na podstawie ustalonych i udokumentowanych procedur, tj. instrukcji archiwalnej.
