Akta osobowe a zespół archiwalny

[Robert2000]

Mam taki problem - w zasobie archiwalnym pewnej instytucji są, oczywiście, przechowywane akta osobowe. Instytucja ta w 1990 r. (podczas przemian ustrojowych) uległa przeorganizowaniu w nową instytucję, stając się następcą prawnym tej PRL-owskiej. W związku z tym obecna instytucja swój zasób archiwalny dzieli na 2 części: zasób zamknięty do 1990 r. i zasób otwarty od 1990 r. A co zrobić z aktami osobowymi, które pochodzą sprzed 1990 r., czyli z okresu działania starej instytucji? Czy to jest część zasobu zamkniętego czy otwartego czy może zbiór akt osobowych tworzy oddzielny zespół archiwalny (ta ostatnia opcja wydaje mi się nieprawdziwa)?

[Hanna Staszewska]

A czy instytucja ta jest pod nadzorem archiwum państwowego? Jeśli tak, proponuję zapytać, co zalecają.

Można zajrzeć też do przepisów NDAP, czyli Zarządzenia Nr 16 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 10 listopada 2014 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dotyczących zasad wartościowania, gromadzenia i porządkowania akt osobowych http://archiwa.gov.pl/images/stories/Prawoarchiwalne/Zarz%C4%85dzenie%20Nr%2016.pdf

W archiwach praktyka w takich przypadkach powinna być następująca: można te akta osobowe rozdzielić między 2 instytucje, zależnie od tego, kiedy osoba zakończyła pracę. Całkiem liczne będą pewnie przypadki, gdy te same osoby pracowały w instytucji do 1990 r. jak i po 1990 r., wtedy akta tych osób, po zakończeniu przez nich pracy, należy zaliczyć do zespołu akt po 1990 r.
Reasumując: akta osobowe są częścią zespołów archiwalnych, w powyższym przypadku należałoby je rozdzielić między 2 zespoły.

[Robert2000]

Instytucja, niestety, jest wyłączona spod nadzoru archiwalnego, w związku z tym musi sobie radzić sama, własnymi siłami. Natomiast Pani odpowiedź rozwiązała mój problem. Dzięki temu wiem już, jak sobie poradzić też z naszym zbiorem kartotecznym.