Internetowe Forum Archiwalne > Metodyka Archiwalna
Zwrotka a akta sprawy
Jarek:
Archiwiści po raz kolejny próbują przysporzyć swoimi pomysłami bólu głowy kancelistom. Był już pomysł na czysty system bezdziennikowy bez rejestracji pism, był pomysł na przerzucenie czynności kancelaryjnych na prowadzących sprawy, to wszystko dodatkowo okraszone odpowiedzialnością za kwalifikację dokumentacji przy pomocy wątpliwej jakości jrwa.
Jedynymi którzy głoszą potrzebę niszczenia zwrotek są archiwiści. Podstawowym pytaniem w sprawach kancelarii i archiwum jest pytanie: "po co?". Po co niszczyć zwrotki? Próbujesz to uzasadniać że: bo to nie jest dokument, bo to nie jest materiał archiwalny. Tę drugą okoliczność chyba już sobie wyjaśniliśmy - o tym nie decyduje prowadzący sprawę. Tę pierwszą próbujesz uzasadnić przechodząc od definicji z przepisu (akta sprawy) do definicji słownikowych (dokumentacja, dokument) - to nie jest dobry pomysł, nie ma w tym przejściu konsekwencji, mamy wszak dwa słownikowe znaczenia dokumentu (zwrotka jako dokument stwarzający, potwierdzający czy zmieniający stan prawny też się broni - decyzja nie doręczona nie istnieje w obrocie prawnym), a akta sprawy mają też określoną wyraźnie w przepisie funkcję odzwierciedlenia przebiegu załatwiania sprawy i rozstrzygania.
Gdyby iść za przytoczonym przez Ciebie tokiem rozumowania, należałoby dojść do wniosku, że właściwie wystarczyłoby zachować z akt postępowań same decyzje, albo jeszcze lepiej - spisy spraw albo rejestry które zawierają informacje o stronach postępowania, jego przedmiocie, sposobie rozstrzygnięcia i datach. Jakie właściwie informacje w aktach postępowań czynią z nich dokumentację o wartości historycznej?
Forumowicz:
Mam pytanie dotyczące zwrotek do listów, które są wysyłane do jednego adresata, ale dotyczą kilku spraw. Rozumiem, że taka zwrotkę trzeba skserować do akt i zapisać na ksero gdzie znajduje się oryginał, tylko moje wątpliwości dotyczą anonimizacji danych na zwrotce. Czy na oryginalnej zwrotce też można zanonimizowac dane dotyczące innych spraw?
Nawigacja
Idź do wersji pełnej