porzadkowanie/brakowanie

[gogga]

Dzień dobry,
Prosiłabym bardzo o pomoc 
Otóż dostałam "w spadku" po koleżance prowadzenie składnicy akt w OPS.
A wiec tak.. nie mam spisów zdawczo-odbiorczych z tych akt które leżakują już w składnicy, są to po prostu związane sznurkiem teczki z lat 1991-2017. Wcześniej przekazywane były do Urzędu Gminy i leżały sobie u nich w archiwum. UG swoje już uporządkował, przekazał co było do brakowania itd., twierdząc że naszych nigdzie nie ma ujętych... wiec mamy sobie te swoje od nich zabrać  gdyż  2011 r. jest w OPS składnica akt, mamy własną instrukcję o organizacji i zakresie składnicy akt i swój jednolity rzeczowy wykaz akt, więc archiwista gminny przerzucił teczki OPSu do tej składnicy akt.
 Część z nich wydzieliłam do brakowania i chciałabym, jak już uporam się z tym, wystąpić z wnioskiem do AP o brakowanie. Dokumentacja jest o kat. B.
I teraz mam pytania:
1. Robię najpierw "spis zdawczo-odbiorczy" z natury? A w spisie na brakowanie dodaje informację ze spis powstał z natury?
2. Co zrobić mam z teczką z 1992, która nie ma opisu, a symbol ma nadany z instrukcji z 1999 r., nie ma napisanej kategorii archiwalnej? Czy powinnam dodać opis również z 1999 r. , symbol i nadać kategorię  również  z instrukcji z 1999 r. ? Czy powinnam nadać nowy tytuł ze swojej aktualnej instrukcji, kategorię archiwalna i symbol klasyfikacyjny?
3. Albo teczki, które w ogóle nie mają opisu, symbolu i kategorii lub opis teczki (hasło klasyfikacyjne) nie jest takie jak w jednolitym (pracownik nadał takie jakie mu pasowało) z lat 1991-2009? Nadawać wszystko po nowemu, czy z instrukcji obowiązującej gdy były wytworzone?
4. Teczki z lat 2010 o kat. B10, B25 które jeszcze muszą zostać w składnicy akt mogę opisać od nowa stosując nowy jednolity rzeczowy, skoro nie ma tam żadnych spisów zdawczo-odbiorczych? Czy jak powinnam to zrobić, żeby to uporządkować poprawnie? 
5. Jak już doprowadzę mniej wiec do ładu to wszystko, zacznę robić to co ma zostać jeszcze w składnicy akt, to czy mogę wydzielić sobie regały dla np. pomocy społecznej, księgowości czy świadczeń rodzinnych?

Na razie, tak jak już wspomniałam, mniej więcej wydzieliłam to co do brakowania, a to co powinno zostać. Ułożyłam te teczki wg lat czyli 1991, 1992 itd. Te z lat 1991-2009 kat. B5, B10 spróbuję dobrze jakoś spisać i wystąpić z wnioskiem o brakowanie. Następnie podzielę to co zostało w składnicy akt z lat 2010-2017 , najpierw wg lat, potem w obrębie roku wg symboli, poprawnie opiszę teczki (pyt. 4) zrobię spis zdawczo-odbiorczy (czy z natury?).

Nie mam po prostu pojęcia czy ja to dobrze robię...

Bardzo prosiłabym o podpowiedź i z góry za wszystkie dziękuję.
Pozdrawiam

[gogga]

Czy ktoś mógłby podpowiedzieć, czy tak jak zamierzam to "ogarnąć" to byłoby dobrze?
Bardzo proszę o pomoc.

[Bolek]

Witam. Składnicy OPS-ów to orka na ugorze i tragedia.
Ale po kolei:

1. Robię najpierw "spis zdawczo-odbiorczy" z natury? A w spisie na brakowanie dodaje informację ze spis powstał z natury?

Jeśli zrobisz najpierw spis akt w składnicy to we wniosku na brakowanie podasz już sygnatury z tego spisu w odpowiedniej kolumnie. Według definicji, którą kiedyś słyszałem, spisem z natury możemy również nazwać spis akt na brakowanie, który dołączamy do wniosku. W odpowiedniej kolumnie wówczas piszemy  "spis powstał z natury". Ale ile osób decyzyjnych tyle teorii. Spisem z natury możemy również nazwać spis, który zrobiliśmy dla akt zastanych w składnicy, które nie zostały przekazane oficjalnym spisem zdawczo-odbiorczym, tylko podrzucone.

2. Co zrobić mam z teczką z 1992, która nie ma opisu, a symbol ma nadany z instrukcji z 1999 r., nie ma napisanej kategorii archiwalnej? Czy powinnam dodać opis również z 1999 r. , symbol i nadać kategorię  również  z instrukcji z 1999 r. ? Czy powinnam nadać nowy tytuł ze swojej aktualnej instrukcji, kategorię archiwalna i symbol klasyfikacyjny?

Wykorzystaj symbol z jrwa z 1999, z tym że kategorię archiwalną zweryfikuj z obecnie obowiązującym w twoim OPS-e. Czasookres przechowywania mógł się zmienić.

3. Albo teczki, które w ogóle nie mają opisu, symbolu i kategorii lub opis teczki (hasło klasyfikacyjne) nie jest takie jak w jednolitym (pracownik nadał takie jakie mu pasowało) z lat 1991-2009? Nadawać wszystko po nowemu, czy z instrukcji obowiązującej gdy były wytworzone?

Dopasuj do obecnie obowiązującej w jednostce.

4. Teczki z lat 2010 o kat. B10, B25 które jeszcze muszą zostać w składnicy akt mogę opisać od nowa stosując nowy jednolity rzeczowy, skoro nie ma tam żadnych spisów zdawczo-odbiorczych? Czy jak powinnam to zrobić, żeby to uporządkować poprawnie?

Jak najbardziej. Chodzi o to aby nie wybrakować teczek, które powinny jeszcze pozostać a składnicy akt.

5. Jak już doprowadzę mniej wiec do ładu to wszystko, zacznę robić to co ma zostać jeszcze w składnicy akt, to czy mogę wydzielić sobie regały dla np. pomocy społecznej, księgowości czy świadczeń rodzinnych?

Jak jest na tyle miejsca w składnicy to jak najbardziej. Z tym, że OPS-y produkują dużo dokumentacji. I bez regularnego brakowania szybko może zabraknąć miejsca.

[gogga]

Bardzo, ale to bardzo dziękuję za odpowiedź i pozdrawiam.
Najgorzej jest zacząć   

[Szymon]

Witam,
otrzymałem zgodę na brakowanie, z której wybrane pozycje są zaznaczone do dalszego przechowywania, np. z B5 na B10 lub do kat. A.
O ile przekwalifikowanie kat. archiwalnej nie stanowi tu problemu to  mam pytanie:

1) Czy mogę zmienić hasło dla właściwej klasy z obowiązującego wówczas JRWA? w tym przypadku nie stosowano wykazu akt (=brak znaku teczki i brak spisu spraw wewnątrz) czy zostawić pierwotne?

[lukas_drill]

Nie zmieniamy nic, jeśli pierwotnie napisano coś, to to pozostaje. Możliwość zmiany mamy w zasadzie tylko w odniesieniu do kategorii

[Szymon]

dzięki!

[Kadrowa]

Witaj Gogga
Zacząłeś robić to w 2020 roku to już pewnie to za Tobą, ale jedziemy praktycznie na tym samym wózku, z tą różnicą, że ja nie mam nic w składnicy tylko wszystko na strychu. I niektóre dokumenty są opisane JRWA, który nie był zatwierdzony przez AP, a w zarządzeniu wprowadzającym JRWA zatwierdzony przez AP mam napisane, że jeżeli coś nie było klasyfikowane wg obowiązujących wykazów mam klasyfikować wg obecnego i kwalifikuję wg obecnego JRWA.
Czyli w sumie to samo co napisał Bolek



Mam tylko zagwostkę czy w swojej sytuacji lepiej przyjąć te dokumenty do składnicy akt i od razu oddać do brakowania czy może poddać brakowaniu ze względu na przedawnienie z jednostek organizacyjnych ?

Myślę, że lepiej chyba przyjąć do składnicy, żeby został po tym jakiś ślad.
 
A czy ktoś z Was mógłby mi pokazać jak ma wyglądać przykładowy spis zdawczo-odbiorczy wykonany z natury ?
Na szkoleniu Wykładowca powiedział Nam, żeby zrobić spis z natury ( bez znaku spraw) zawierający tylko tytuł, daty skrajne i ilość teczek i oddać od razu do brakowania.
Czy to jest prawidłowe ??

[Rovan]

A czy ktoś z Was mógłby mi pokazać jak ma wyglądać przykładowy spis zdawczo-odbiorczy wykonany z natury ?
Na szkoleniu Wykładowca powiedział Nam, żeby zrobić spis z natury ( bez znaku spraw) zawierający tylko tytuł, daty skrajne i ilość teczek i oddać od razu do brakowania.

Jeśli mówimy o dokumentacji, która nie została nigdy formalnie przyjęta na stan składnicy akt (nie posiada spisów z/o), a której okres przechowywania zdążył już upłynąć, wówczas nie ma potrzeby sporządzania dla niej spisów zdawczo-odbiorczych.
Należy ją od razu ująć na spisie do brakowania.

Przykładowy formularz masz w załączniku.
W kolumnie 3 zamiast sygnatury archiwalnej (której w tym przypadku brak), wpisujesz formułkę - "spis z natury".

w zarządzeniu wprowadzającym JRWA zatwierdzony przez AP mam napisane, że jeżeli coś nie było klasyfikowane wg obowiązujących wykazów mam klasyfikować wg obecnego

Na pewno mowa jest o klasyfikacji? Czy może tylko o kwalifikacji wg obecnego JRWA?

[Kadrowa]

O szoook, nie wiedziałam, że tak można  To usprawni moją pracę o dobre kilka lat 
Czyli co, dokumentację układam latami opisuję teczki i to co jest już " po terminie" od razu wpisuję do wniosku o brakowanie każdą teczkę pokolei  bez żadnego wciągania na stan składnicy?
Boże, ja dopiero jak coś mi napiszecie to zaczynam rozumieć o co w tym wszystkim chodzi 
Mam taki sam formularz u siebie także dziękuje za potwierdzenie i kiedy go otworzyłam to zobaczyłam, że tam jest napisana w kolumnie 3 "sygnatura archiwalna", a ja ciągle myślałam, że trzeba tam wpisywać numer spisu zdawczo-odbiorczego 
Człowiek się dopiero uczy i wszystko jest nowe i niektóre rzeczy są niezrozumiałe po przeczytaniu pierwszy raz 


Oczywiście, że chodzi o kwalifikację, przepraszam pomyliłam się znowu 

A co w przypadku jeśli mamy dokumenty przed 2010 r., a wtedy nie obowiązywał żaden JRWA, albo po prostu nikt o nim nic nie wie z obecnie pracujących osób, jak opisywać teczki ?
Skąd wziąć klasyfikację?
Przecież nie mogę zostawić teczek bez opisu, jak to u Was się rozwiązuje ?

[Czarny1986]

A jeżeli AP zaleca, żeby zrobić spisy zdawczo-odbiorcze i dopiero do brakowania?? Wiadomo, że więcej pracy ale jest zrobiona ewidencja. Ja tak robię. Aczkolwiek AP nie wyraziło zdecydowanego sprzeciwu, żeby od razu brakować :] Także, jak komu wygodniej.
pozdrawiam

[Rovan]

A co w przypadku jeśli mamy dokumenty przed 2010 r., a wtedy nie obowiązywał żaden JRWA, albo po prostu nikt o nim nic nie wie z obecnie pracujących osób, jak opisywać teczki ?
Skąd wziąć klasyfikację?
Przecież nie mogę zostawić teczek bez opisu, jak to u Was się rozwiązuje ?

Jeśli w czasie powstawania dokumentacji nie był stosowany żaden wykaz akt, wówczas teczki nie otrzymają żadnych symboli klasyfikacyjnych. Tylko kategorię archiwalna z aktualnego JRWA.

A jeżeli AP zaleca, żeby zrobić spisy zdawczo-odbiorcze i dopiero do brakowania??

Wówczas oczywiście je robimy. AP ma zawsze rację

W przepisach kwestia brakowania z natury  została uregulowana dopiero w 2015 r. (rozporządzenie MKiDN).
Wcześniej powszechną praktyka ze strony AP było wymaganie sporządzenia spisów z/o nawet dla przeterminowanej dokumentacji.
Niektórzy pracownicy Archiwów Państwowych wciąż trzymają się tej zasady.

[Kadrowa]

A rozwiejcie jeszcze moje wątpliwości odnośnie prowadzenia teczek zbiorczych dla podmiotów. W IK mamy napisane, że :
" Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt sprawy o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw."

Czyli "po polsku" chodzi o to, że w jednej teczce mogą być wszystkie dokumenty jednego podmiotu ? Wczoraj np. znalazłam taką teczkę pod nazwą "Producenci mleka", a tam dokumenty dotyczące produkcji mleka, wyniki badań krów na choroby, atesty na sprzęt i teraz jakie hasło klasyfikacyjne nadać takiej teczce zbiorczej ? Każdy dokument jest z innej jednostki organizacyjnej.

Czy może po prostu chodzi o to, że każda jednostka organizacyjna nadaje znak sprawy i prowadzi u siebie spis spraw ze swojej działki i potem odkłada dokumenty do teczki podmiotu ? Tylko właśnie co potem z przyjęciem tej teczki do składnicy ? Jak ją klasyfikować i kwalifikować ??
Macie jakieś doświadczenia z tym związane ? 

[Rovan]

To o czym piszesz to nie jest teczka zbiorcza tylko teczka podmiotu.
Teczkę podmiotu zakłada się dla dokumentacji danego podmiotu, ale w ramach danej klasy (teczki) rzeczowej.
Czyli sprawy z jednej teczki rzeczowej dzielimy dodatkowo na podmioty, których dotyczą.
Spis spraw pozostaje jeden.
Przykład masz w załączniku.

Z kolei teczka zbiorcza może obejmować dokumentacje różnorodna tematycznie (z różnych teczek rzeczowych) dotyczącą jednego podmiotu.
Typowym przykładem jest tu teczka akt osobowych pracownika.
Z tym że teczki zbiorcze zakłada się tylko w sytuacjach wymaganych przepisami prawa.

[Kadrowa]

Czyli tak jak myślałam, musimy rozbić te dokumenty na osobne teczki w konkretnych jednostkach organizacyjnych, bo tak jak jest obecnie jest nieprawidłowo

Dziękuję za rozjaśnienie sytuacji