klasyfikacja dok. zamówień publicznych

[Pieczątka]

Witam!
Zwracam się z zapytaniem w sprawie właściwego oznaczania spraw dot. dokumentacji zamówień publicznych. W urzędzie, w którym od niedawna pracuję, robi się to w niewłaściwy sposób i bardzo zależy mi na tym, by to zmienić. Obecnie dokumentację poszczególnych zamówień publicznych oznacza z pominięciem symbolu klasyfikacyjnego i nie uwzględniając kat. archiwalnej, tj. okresu przechowywania - cała dokumentacja zamówień (kat. B5 wg jrwa z 18.01.2011r.) jest gromadzona z umowami (kat. B10). Proszę więc o wskazówki jak unormować tę sytuację.
Zamówienia publiczne realizowane są u nas w obrębie referatu Gospodarki Komunalnej.
Wg mnie należałoby wprowadzić dwa oddzielne spisy spraw - jeden dla dokumentacji kat. B z symbolem 271 (z dwoma podteczkami):
- GK.271.1.kolejny numer zamówienia.rok dla przetargów nieograniczonych
- GK.271.2.kolejny numer zamówienia.rok dla przetargów poniżej 14 tys. euro
Drugi spis spraw dla umów kat. B10 z symbolem 272:
- GK.272.kolejny numer umowy.rok
Czy "GK" jest tu w porządku, czy ewentualnie należałoby wprowadzić jakieś literowe odniesienie do zamówień publicznych? Pracownik odpowiedzialny za zamówienia zwrócił tez uwagę, że znak sprawy - konkretnego zamówienia ( z uwagi na symbol) będzie różny od znaku umowy, której projekt umieszczany jest w SIWZ, ale wg mnie nie ma tu chyba problemu, skoro jrwa wprowadza taki podział?
Napiszcie proszę jak u Was klasyfikuje sie taką dokumentację i czy mój tok myślenia jest prawidłowy, czy tak jak wyżej wspomniałam można to rozwiązać? Z góry dziękuję:)

[Pieczątka]

Jeżeli wypracujemy razem z inspektorem zamówień publicznych nowy sposób oznaczania tej dokumentacji, to czy te zmiany możemy wprowadzić w tym roku czy powinniśmy z tym zaczekać do 2016 r. a do tego czasu prowadzić je wg stosowanej dotychczas symboliki?

[GAP1]

Skoro tak chcą, to dlaczego tak nie robić? Przecież kategorię B5 zawsze można podnieść do kat. B10? I tak całość dokumentacji zamówień publicznych będzie w jednej teczce, co oznacza, że łatwiej będzie można ją odnaleźć podczas kwerendy.

[stany]

          Uważam, że tu nie chodzi o podwyższanie, ale wręcz odwrotnie o obniżenie kategorii ( ogólnie- brak miejsca na przechowywanie),myślę, że podziału dokonano po to, żeby całej dokumentacji której zazwyczaj jest dużo, nie przechowywać 10, ale 5 lat.   Nie ma potrzeby wprowadzać oznaczeń literowych- można, ale to wg. IK inicjały prowadzącego sprawę, co w niczym nie pomoże.
Dla dokumentacji GK. 271 z podteczkami, a dla umów GK. 272.1.2015, w spisie spraw można zaznaczyć, że umowa łączy daną sprawę z teczki 271, jeżeli jest różna.
Rozpoczęcie od nowa w tym roku, nie może powodować powtarzania się oznaczeń spraw.

[inka]

Też uważam, że nie ma potrzeby przechowywania czegoś dłużej, jeśli nie ma takiej konieczności. U mnie robili podobnie, ale nie nadawali znaku sprawy na umowach, więc wystarczyło je wyłączyć i zaklasyfikować pod 272, a oferty zostawić pod 271 (na dok. przetargowej numery nadają). Oferty nie muszą być podłączone do umowy, tak twierdzi osoba, która się tym zajmuje. Ale z drugiej strony, jeśli referent mówi, że coś powinno być przechowywane dłużej i ma mocne argumenty, to to uwzględniam.

[stany]

Znaku sprawy nie musimy nadawać umowom, ale  np. nr umowy  wskazany i do tego rejestr, dla przejrzystości i szybszego wyszukiwania. Nie widzę też przeszkód w nadaniu  znaku sprawy.

[Pieczątka]

Dzięki za odpowiedzi. Rozumiem, że moge wprowadzić nową symbolikę, np. od lipca, na nowym spisie spraw?