Znak teczki

[GAP1]

A dlaczego nie widzę nic złego? Ja też się uczę. Uczę się np. jak wyglądają zasady archiwistyki w archiwach podległych archiwom państwowym, czyli w normalnych warunkach. Oczywiście, część już znam, żeby nie było, że ja taki kompletnie nie kumaty. Więc, coś co wcześniej uważałem za dobre rozwiązanie, mogę pod wpływem lektury tego forum, uznać jednak za błędne. Poza tym, coraz bardziej dostrzegam, ile naszemu archiwum brakuje do właściwej działalności archiwalnej. A co do mnie - jestem tylko zwykłym szarym pracowniem, więc co mogę? Obserwuję tylko, i tyle.

[Rovan]

Oczywiście zasady postepowania z dokumentacją przy okazji zmian struktury organizacyjnej jednostki, o których wspomnieki Berserc i szycha są jedynym prawidłowym sposobem postępowania. Podczas konsultacji i szkoleń wewnętrznych zawsze uczulam na to pracowników mojej jednostki. Co jednak zrobić gdy do AZ spływa dokumentacja sprzed kilku lat, która nie została przerejestrowana wraz ze zmiana nazwy komórki i była prowadzona pod tym samym znakiem. Lub co gorsza, w której wraz ze zmianą nazwy komórki zmieniono jedynie skrót w znaku sprawy (nie dokunując przerejestrowania).
Przykład:
Do 10.04.2010 r. (zmiana nazwy k.o.) sprawa była prowadzona pod znakiem ABC.635.6.2010, pisma dodawane do akt sprawy po tej dacie otrzymały znak XYZ.635.6.2010.
Złamano zatem za jednym zamachem zasade niezmiennosci znaku sprawy oraz zasadę dot. przerejestrowania sprawy.
Archiwista nie jest w stanie pilnowaćna bieżąco, czy wszyscy pracownicy przestrzegają przepisów kancelaryjno-archiwalnych. Często wykrywa nieprawidłowości dopiero na etapie przejmowania dokumentacji z komórek.

[rogger]

Proszę o pomoc,
§ 4 Zarządzenia
Dokumentacja, która przed dniem wejścia w życie zarządzenia nie była w PFRON kwalifikowana na podstawie obowiązującego wówczas jednolitego rzeczowego wykazu akt, jest kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt wprowadzonego niniejszym zarządzeniem.

Wg. powyższego dla takiej dokumentacji przyporządkowuję symbole klasyfikacyjne z nowego JRWA. Zastanawiam się jednak nad znakiem teczki... Nastąpiła zmiana struktury organizacyjnej. Teraz nie mamy komórek organizacyjnych, jest tylko jednostka organizacyjna. Jakie dane umieścić na spisie zdawczo-odbiorczym w miejscu znaku teczki; nazwę komórki organizacyjnej, która wytworzyła taką dokumentację, czy przyjąć brak komórek organizacyjnych w firmie i umieścić same symbole klasyfikacyjne?

[Jaca]

Przytoczony paragraf mówi o kwalifikacji, a nie klasyfikacji dokumentacji. Dotyczy to więc tylko kategorii archiwalnej. W mojej firmie w podobnych sytuacjach porównujemy kategorię archiwalną w dawnym i obecnie obowiązującym wykazie akt i zawsze stosujemy wyższą kategorię. Znaku teczki nie ruszamy.

[Rovan]

Podajesz nazwę i symbol komórki, która wytworzyła akta, symbol klasyfikacyjny i hasło z JRWA obowiązującego w momencie założenia teczki, kategorię z z aktualnego JRWA o ile jest wyższa niż była w wykazie obowiązującym w momencie założenia teczki. W przeciwnym wypadku pozostaje pierwotna.