Elektroniczne nośniki danych

[ja]

Witam
Chciałem poprosić kogoś mądrzejszego o proste wytłumaczenie jak trzy letniemu dziecku pewnej kwestii...

Ktoś oddaje mi do archiwum teczkę-informując mnie, że w załączeniu jest również płyta CD.

I co teraz?
Ktoś mi doradzał aby przejąć coś takiego normalnie czyli daną teczkę ujmujemy na spisie dopisując, iż w załączniku znajduje się płyta CD.
Tę płytę opisujemy w pełni jak teczkę i odkładamy do osobnego pudełeczka.

Czy tak to miałoby wyglądać?

Jesli tak to co dalej? Co 5 lat kopia? i co dalej z tamtą stara płytą? niszczymy sami?za zgodą?

ps- wspominano mi jeszcze, że warto byłoby rozpisać jakąś politykę zarządzania bezpieczeństwem informacji

[muniekdm]

Istotne jest jakie są zapisy w Instrukcji Kancelaryjnej i czy instytucję obowiązuje Rozporządzenia PRM z 2011 roku.

[Rovan]

Zarówno instrukcja z 18.11.2011, jak i wszystkie zaktualizowane w oparciu o wzorzec NDAP instrukcje kancelaryjne i archiwalne reguluja zasady zdawania do AZ informatycznych nosników danych.
Nośniki należy zdawać na odrębnych spisach zdawczo-odbiorczych i przechowywać w archiwum odrębnie od dokumentacji papierowej.
Co 5 lat nalezy wykonywać kopie bezpieczeństwa, przy czym wykonanie kopii nie uprawnia do zniszczenia oryginału.
Nalzy również pamiętać o obowiązku utworzenia składu informatycznych nosników danych. W systemie tradycyjnym nośniki powinny byc przekazywane do składu po zakończeniu spraw, a po 2 latach przekazywane ze składu do AZ.

[GAP1]

Ale jak pisałem na innym wątku zapytanie dotyczące tworzenia składów informatycznych nośników danych, to otrzymałem tylko odpowiedź z pytaniem, w których jednostkach takie składy powstają. A tu proszę ...

[ja]

Rovan
wszystko jasne lecz....

"Nalzy również pamiętać o obowiązku utworzenia składu informatycznych nosników danych"

Kto ma ów obowiązek wprowadzić w życie? archiwista? jednostka jako tako-a jeśli tak, to kto konkretnie? powiem szczerze, że coś mi umknęło

[GAP1]

W każdym razie w naszym archiwum elektroniczne nośniki danych składane są do zasobu archiwalnego wraz z teczkami. Na spisie i z reguły w teczce (w spisie zawartości teczki) zawarte są informacji o ich ilości.
Problem jedynie jest taki, że nie robimy kopii bezpieczeństwa, i jeśli w teczkach kategorii A zawarte są np. płyty CD, to dane na nich zapisane zostaną utracone.

[Bolek]

Podbijam temat.
Prokuratura chce nam przekazać dokumentację aktową, której częścią są płyty CD (1-2 szt.).
Czy te płyty należy wydzielać na odrębny spis? Czy wystarczy informacja na spisie o takim załączniku?
I dalej. Co z danymi na nich zawartymi? Migrować je na nowsze nośniki (to w późniejszym czasie), czy może do jakiegoś cyfrowego repozytorium?
Miał już ktoś do czynienia z tym. Może przypomina mu się jakiś pomocny przepis lub dobre praktyki?

[Rovan]

Wydzielić na odrębny spis, przechowywać w archiwum w odrębnym zbiorze, kopiować najdalej po 5 latach od wytworzenia na nowy nośnik.
Procedura ta została po raz pierwszy określona w Rozporządzeniu PRM z 18.01.2011 r.
Osobiście stosuję ją w praktyce od 2012 bez żadnych problemów. Po prostu komórki przekazując akta sporządzają 4 spisy (A, B, IND-A, IND-B) i zgodnie z tą ewidencją oddają 4 zbiory do AZ.

[Kajka]

Wydzielić na odrębny spis, przechowywać w archiwum w odrębnym zbiorze, kopiować najdalej po 5 latach od wytworzenia na nowy nośnik.
Procedura ta została po raz pierwszy określona w Rozporządzeniu PRM z 18.01.2011 r.
Osobiście stosuję ją w praktyce od 2012 bez żadnych problemów. Po prostu komórki przekazując akta sporządzają 4 spisy (A, B, IND-A, IND-B) i zgodnie z tą ewidencją oddają 4 zbiory do AZ.

Dokładnie tak.