Do czego służy system EZD? - ankieta

[luke]

Oczywiście oddałem głos w ankiecie i znalazłem się w gronie 6 (słownie sześciu) szczęśliwców, którzy udzielili prawidłowej odpowiedzi   
Do rzeczy jednak.
Nie do końca zgadzam się z Jarkiem w zakresie funkcjonalności systemu EZD,

System ten nie umożliwia też udostępniania danych bezpośrednio w tymże systemie. Kontrolowanie obiegu dokumentacji papierowej może być (i chyba zwykle jest) tylko jego ewentualną dodatkową funkcją. System ten nie umożliwia doręczania korespondencji urząd-obywatel drogą elektroniczną, umożliwia jedynie dokumentowanie takich doręczeń przy pomocy importowanych danych. Systemem teleinformatycznym umożliwiającym wymianę informacji między urzędami jest na ten moment zasadniczo ePUAP, a oprócz niego rzecz jasna szereg systemów tzw. dziedzinowych.

 pisałem wyżej o projektowanych funkcjonalnościach jednego z wiodących i chyba najbardziej znanych rozwiązań, czyli ezd PUW.
Rzecz jasna samo ezd nie służy do komunikacji z obywatelem, to oczywiste, ale patrząc na aktualny trend w rozwoju systemów ezd można zauważyć, że powoli w tym kierunku zmierzamy.
Zobaczmy taki wydumany i skrócony przykład z obywatelem, który ma konto na epuap i jest dość sprawny w kontaktach z tzw. elektroniczną administracją

obywatel pisze do urzędu - załóżmy że posiada konto na epuap i profil zaufany, pisze do urzędu, podpisuje pismo profilem i wysyła via ePUAP na publicznie dostępny adres (skrytkę) urzędu
urząd z wdrożonym ezd - pismo wpada do skrytki urzędu na EPUAP, stamtąd automatycznie jest przekierowywane do ezd, (zintegrowane poprzez API z ePUAP)
kancelaria rejestruje wpływ w RKP ezd (elektronicznym oczywiście) i przekazuje do właściwej jednostki do realizacji
kierownik jednostki dekretuje na naczelnika/koordynatora komórki lub samodzielnego pracownika
...
pracownik przygotowuje projekt odpowiedzi w postaci elektronicznej - w systemie (pisze w wordzie, writerze czy czymkolwiek innym) wyseparowanym lub zintegrowanym z ezd
następuje ścieżka akceptacji w systemie, następnie wysyłka (wybór adresata - zamiast tradycyjnego adresu, adres skrytki obywatela na ePUAP) /xxxx/SkrytkaESP w określonym trybie.
Obywatel pobiera sobie pismo ze swojego folderu Odebrane, w zakładce moje dokumenty. Oczywiście nie jest to proste a i świadomość urzędnicza nie jest specjalnie wielka.

Podsumowując,rozwój funkcjonalności ezd zmierza wprost do zapewnienia komunikacji elektronicznej na linii urząd - urząd, urząd - obywatel.
Zatem nawet w chwili obecnej można stwierdzić, że 1 osoba, która zaznaczyła jako prawidłową odpowiedź na pytanie: System EZD to: - system umożliwiający doręczanie korespondencji urząd-obywatel drogą elektroniczną, w tym kontekście może mieć rację.
Ale z drugiej strony zgadzam się z moim szanownym kolegą moderatorem, że nie jest to pierwotne przeznaczenie tego systemu, bo ma rację Jarek pisząc, że ezd

To zasadniczo elektroniczne akta spraw zamiast papierowych

Czy to rzeczywiście działa?
Tak, działa w moim urzędzie; nie stanowi to oczywiście jakiegoś dużego odsetka spraw załatwianego elektronicznie, ale jednak taka interakcja elektroniczna na linii urząd-obywatel funkcjonuje.

Natomiast tym postem chciałbym też zaprzeczyć generalnej negatywnej ocenie ePUAP. Zgadzam się z wieloma głosami o fatalnym wyszukiwaniu spraw możliwych do załatwienia, wydajności systemu, opóźnieniach, etc., ale niektóre sprawy rzeczywiście da się elektronicznie załatwić.
Jako przykład podam, że w ten sposób załatwiłem przez ePUAP trzy dowody osobiste (jedyna wizyta to odbiór dokumentu w wybranym przeze mnie urzędzie, ponieważ usługa jest odmiejscowiona) i 1 odpis aktu stanu cywilnego.

[Jarek]

Rzeczywiście, chyba nieprecyzyjnie to określiłem. Poprzez integrację z ePUAP i za jego pomocą system EZD umożliwia doręczanie korespondencji, natomiast nie do tego służy, tak to powinno brzmieć. Nie jest to jego zasadniczym przeznaczeniem - mogłoby tej funkcjonalności nie być, a i tak system EZD pozostałby systemem EZD. Myślę że trochę mnie usprawiedliwia to samo założenie które przyświecało mi przy układaniu ankiety - wskazanie podstawowych funkcji EZD (elektroniczne akta spraw i elektroniczne rejestry) i zaznaczenie że reszta to dodatki. To próbuję wyjaśniać, w trakcie szkoleń i przy innych okazjach, tym którzy nie znają jeszcze EZD. Osobom które nie pracowały jeszcze w takim programie wydaje się niekiedy, że to bóg wie jakie fajerwerki, a potem okazuje się że to tylko listy plików i ich metadane, wyświetlane na mdłym tle. Inne nieporozumienie to przywiązywanie nadmiernej wagi do nośników informatycznych i ich składów - tymczasem to jest margines w takim systemie. Dokument elektroniczny nie równa się nośnik, EZD to system teleinformatyczny a nie kupka płyt CD.
Integracja z ePUAP i przywołana przez Ciebie Łukaszu lista projektowanych funkcjonalności w EZD PUW to już jest coś więcej niż elektroniczne sprawy i rejestry. Trochę się zżymałem na obudowywanie systemu tymi dodatkami, ale teraz muszę przyznać że to ma sens. Możliwości doskonalenia sposobu prowadzenia i gromadzenia dokumentacji w systemie czy wewnętrznego obiegu powoli się wyczerpują, perspektywę dalszego usprawniania pracy z dokumentem elektronicznym daje tylko integrowanie z zewnętrznymi systemami czy tworzenie narzędzi do wymiany danych.

[Robert2000]

Nigdzie w prawie nie funkcjonuje definicja systemu EZD, a co jest EZD, a co nie - decyduje NDAP. I taka jest brutalna prawda.

[Jarek]

Twoja wypowiedź potwierdza moje założenia - nigdy dość zwracania uwagi na rzeczy - jak się okazuje nie dla wszystkich - oczywiste i banalne i przypominania o podstawowych zasadach. Po ostatniej nowelizacji definicję EZD znajdziesz już w przepisie zasadniczym dla archiwistyki, czyli w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

[luke]

W nawiązaniu do naszej dyskusji śpieszę poinformować, że w najnowszym lipcowym wydaniu IT w administracji znalazł się artykuł nt. ezd.
EZD nie tylko dla e-dokumentów autorstwa Artura Prasala i Jolanty Rybińskiej, pracowników UM Łodzi specjalizujących się w informatyzacji administracji.
Nie czytałem jeszcze całego, ale może ktoś już się zapoznał i ma jakieś spostrzeżenia. Wydaje się, że można polecić osobom, które chcą uporządkować podstawową wiedzę nt. ezd.
Na pierwszej stronie autorzy powołują się na wynik, dyskutowanego już na tym forum, badania Wpływ cyfryzacji na działanie urzędów administracji publicznej w Polsce w 2014 r.
w którym jak pewnie niektórzy pamiętają, w porównaniu z 2013 r., nastąpił spadek

liczby urzędów wskazujących ezd jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw

Piszą dalej autorzy:
"Systemu ezd nie można traktować wyłącznie jako zaplecza do realizacji usług elektronicznych świadczonych przez urząd. Nie służy on bowiem wyłącznie do zarządzania dokumentami elektronicznymi, które zostały przekazane do urzędu z wykorzystaniem elektronicznej skrzynki podawczej czy też pocztą elektroniczną".
System ezd stanowi podstawę dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw niezależnie od postaci dokumentów".

Reszta w artykule.

ps. warto pamiętać o zmianach dla sądów administracyjnych - Ustawą z dnia 10 stycznia 2014 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne .. wprowadzono zmiany w ustawie z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi . Zobowiązują one sądy administracyjne - od dnia 11 lutego 2017 r. do prowadzenia akt sprawy również w systemie ezd.

[MarcinP]

Odróżnianie EZD od wspomagającego systemu elektronicznego obiegu dokumentów, który wykorzystywany bywa w systemie tradycyjnym - jest dość oczywiste. Tak samo oczywiste jest odróżnianie usług elektronicznych (e-usługi; e-PUAP) od EZD. Natomiast mnie oczywiste są dla mnie niektóre zapisy w instrukcji kancelaryjnej, które dotyczyć powinny EZD, dotyczą też systemu tradycyjnego, np. wymóg prowadzenia składu informatycznych nośników danych. Po co to? Czy nie wystarczyłoby, aby komórki przekazywały nośniki po prostu do archiwum na spisach zdawczo-odbiorczych? Po co bawić się w składy?...

[Jarek]

Przecież dane na nośnikach nie pojawiły się wraz z EZD, ten system nie opiera się na nośnikach, pisałem o tym wyżej. Nośniki trzeba zachowywać wtedy gdy zawierają dane których nie da się skopiować do systemu (system EZD) lub nie da się wydrukować (system tradycyjny). To w praktyce niesie ze sobą trochę dodatkowych komplikacji, ale generalnie chodzi o gromadzenie w jednym miejscu tej specyficznej postaci dokumentacji, łatwiej zapewnić jej zachowanie. Gdyby tego nie było to zawsze jakieś płytki będą zostawały wśród dokumentacji papierowej i może szlag je trafić zanim zostaną przekazane.

[MarcinP]

Nośniki nie pojawiły się wraz z EZD - wiadomo. Nie miałem na myśli EZD w ostatnim poście. Chodziło mi o przekazywanie do archiwum zakładowego nośników w systemie tradycyjnym, a nie w EZD. W systemie tradycyjnym jest wymóg ich przekazania najpierw do składów informatycznych nośników danych, a później do archiwum zakładowego. Ten skład informatycznych nośników danych w systemie papierowym jest zbędny - moim zdaniem...

[Robert2000]

Moim zdaniem, nie. My nośniki elektroniczne przechowywujemy w teczkach z dokumentacją papierową, i ... kompletnie nad tym nie panujemy. Jedyną czynność, jaką wykonujemy w stosunku do nich, to jest wyjmowanie ich z tych teczek w trakcie brakowania, bo inaczej pogoniłby nas zakład niszczący naszą dokumentację. A nośniki znajdujące się w teczkach o długotrwałym okresie przechowywania, nie mówiąc o kategorii A, to można se o kant du..y potłuc. Tak więc, gdyby istniał w naszym archiwum skład elektronicznych nośników danych, to byśmy mieli nad nimi nadzór. A propos kategorii A - jak ktoś kiedyś zorientuje się, że nośniki albo już zniszczały, albo nie da się odczytać z nich danych, to będzie afera na cztery fajerki.

[MarcinP]

Skład to teoretyczny wymóg... Ale jeżeli ktoś chciałby mi przekazać teczkę z płytą, to odmawiam - nośniki muszą być na osobnych spisach i przekazane osobno.

[Aleksander81]

Witam,
ja tylko napomknę:
Nośniki elektroniczne powinny być do archiwum zakładowego przekazane osobnym spisem zd-od ale z pełnym tytułem i informacją z jakiej teczki zostały wyciągnięte oraz co 5 lat powinny być kopiowane jeżeli posiadają kategorię dłuższą niż B5

[EwelinaP]

"Fetyszyzacja EZD"  zgadzam się w 100%! W moim urzędzie tego nie ma, ale jak rozmawiam z osobami, które EZD mają, albo bardzo, bardzo chcą mieć, to z ich oczu bije fanatyzm  Niestety większość z nas pracuje w systemie tradycyjnym, a niekiedy większe konferencje zdominowane są przez EZD. O szaraczkach grzebiących się ciągle w papierach trochę się zapomina.

Co do nośników, to ja od pracowników wymagam, żeby oddawali je na podstawie odrębnych spisów i trzymam osobno, a na ich miejscu w teczce jest formularz z informacją, że nośnik był i gdzie się znajduje.

[luke]

Tej fetyszyzacji nie rozumiem. Niektóre urzędy po prostu pracują z ezd i tyle. Część spraw jest wyłączona (katalog spraw wyłączonych jest załącznikiem do instrukcji kancelaryjnej) i załatwia się je papierowo, ba! chciałem napisać tradycyjnie
Moim zdaniem ezd po prostu ułatwia załatwianie spraw, przypomina o terminach, świetnie pokazuje aktualny status procesu akceptacji pisma, dokumentuje wszystkie poprawki wprowadzane przez przełożonych, etc.
Oczywiście pewnie znajdą się i minusy, ale po kilku latach pracy jest to po prostu naturalne środowisko w którym się pracuje.
Ale przy złych nawykach urzędników lub niskiej kulturze ich pracy, ezd też wiele nie zmieni. W klasie 0158 (współpraca pomiędzy komórkami) będzie prawie wszystko a opisy spraw okazują się tak naprawdę zbiorem luźnej myśli urzędniczej, ale to już zupełnie inna historia.

[Hanna Staszewska]

Zastanawiam się, jakie koszty ponosi urząd, który wprowadza EZD u siebie?
Czy te systemy wymagają jakiegoś specjalnego oprogramowania, licencji, sprzętu (np. skanerów)? Ile kosztuje wdrożenie?
Interesują mnie archiwa państwowe jako urzędy, więc zastanawiam się, ile będzie kosztować wdrożenie EZD we wszystkich archiwach państwowych?
Ktoś to policzył?
I ile czasu to będzie trwać? Sądząc po tempie obecnym: 10 lat? 20 lat?
A w skali kraju? Gdyby teraz wszystkie urzędy zapragnęły ochoczo wdrażać EZD, ile by to kosztowało?
A jeśli EZD będzie wdrażane tak jak do tej pory, to kiedy nastąpi informatyzacja wszystkich urzędów? Za 100 lat?

[Berserc]

Koszty są bardzo różne. Sam system to jedno do tego dochodzi bardzo często sprzęt do skanowania serwer/serwery, macierze dyskowe, urządzenia sieciowe, niezbędne licencje itp. Dużo zależy od przyjętej technologii, wielkości urzędu, poziomu skomplikowania struktury organizacyjnej, ilości posiadanych budynków (np. czy potrzebna jest jedna kancelaria ogólna czy więcej). Kwestia sprzętu to drugi element trzecim jest koszt niezbędnych szkoleń oraz późniejszego utrzymania systemu... Generalnie są to najczęściej koszty istotne. Oczywiście istnieje możliwość pozyskania środków z zewnętrznych źródeł czy pozyskanie systemu EZD "za darmo" - patrz tzw. podlaski ale cześć kosztów nawet w tym ostatnim przypadku zostaje.
Trwanie całego procesu to też istotny problem z mojego doświadczenie wiem jednak, że ten czas należy przede wszystkim dobrze wykorzystać: przygotować odpowiednie procedury, uprościć to co można, przeorganizować strukturę (gdzie się da) itd. Ale to już się dzieje i właśnie bardzo wiele urzędów "ochoczo" wdraża . I to nie jest kwestia 100 ale 10 moim zdaniem lat. Wystarczy pomyśleć co na przykład eIDAS zrobi w przyszłym roku z sądami...

To wszystko są ważne kwestie ale problem moim zdaniem tkwi trochę gdzie indziej. Otóż większość urzędów w Polsce wdraża EZD "na własną rękę" w oderwaniu od innych urzędów. Oczywiście trochę się podpatruje, wzoruje czasem coś nawet wspólnie zrobi ale to za mało... Każde ministerstwo ma inny system. Urzędy centralne maja systemy inne niż podległe im terenowe. Nawet AP nie umieją się zdecydować na jeden i ciągle mało jest wniosków z pilotażowych wdrożeń. Oczywiście mi nie chodzi tutaj o wprowadzanie jakiegoś systemu jednego dostawcy i monopol. Dlaczego jednak nie udało się przełożyć doświadczeń z podlaskim systemem na większość urzędów? Wystarczyło ogłosić konkurs z dużą nagrodą - 10 - 20 mln na taki swoisty silnik systemu i dać go urzędom. Część wdrożyłaby go własnymi siłami, część zatrudniłaby do tego firmy... Do tego jeszcze rodzaj platformy/sklepu z aplikacjami dodatkowymi i według mnie to dałoby efekt znacznie szybciej i w rezultacie taniej! A teraz to już trochę za późno na to...