Do czego służy system EZD? - ankieta

[Jarek]

Jestem bardzo ciekaw oceny archiwistów nt. przeznaczenia systemu EZD. Zachęcam do udziału w ankiecie, należy wskazać jedną prawidłową odpowiedź.

[GAP1]

Kto układał tą ankietę? Przecież ona jest manipulacyjnie przewrotna. Czy ona ma wykazać głupotę archiwistów? Ludzie, bez przesady.

[Jarek]

Przewrotna?   Jedna odpowiedź jest prawidłowa, reszta nie. Na tym zwykle polegają tego typu testy czy ankiety. Chyba sam nigdy żadnej ankiety nie tworzyłeś.
Jednym z problemów przy korzystaniu z EZD jest to że użytkownicy źle rozumieją przeznaczenie tego systemu. Programy niektórych konferencji i lektura niektórych publikacji w archiwistycznych periodykach nasunęły mi podejrzenie że może być gdzieś błąd w przygotowywaniu zawodowym archiwistów w tym zakresie, ankieta ma służyć zweryfikowaniu tego podejrzenia.

[Jarek]

No cóż, 8 głosów to zdecydowanie za mało by wyciągać jakieś konstruktywne wnioski. Szkoda, bo mam wrażenie, że jeden niemądry post wiele osób zniechęcił do uczestnictwa w tej ankiecie.
Pozostaje bawić się w przypuszczenia. Moje są takie: wśród osób obeznanych z EZD jest więcej archiwistów zakładowych niż państwowych. Choć zapewne wśród archiwistów zakładowych en masse, ci którzy już znają EZD są wciąż mniejszością. To się chyba zmienia i będzie się zmieniać. To co mnie niepokoi, to brak sygnałów o skutecznych i pełnych wdrożeniach EZD w archiwach państwowych. To co mnie niepokoi bardziej, to żenujący poziom niektórych (pseudo)naukowych tekstów i wystąpień dotyczących elektronicznego zarządzania dokumentacją i swego rodzaju fetyszyzowanie EZD w archiwistyce.

[Robert2000]

Chyba Pan przesadza.

[Jarek]

Proszę o rozwinięcie myśli.

[sirsilis]

chyba chodzi o "fetyszyzowanie EZD w archiwistyce"...

[ArchiwistaMOPS]

Moje są takie: wśród osób obeznanych z EZD jest więcej archiwistów zakładowych niż państwowych. Choć zapewne wśród archiwistów zakładowych en masse, ci którzy już znają EZD są wciąż mniejszością. To się chyba zmienia i będzie się zmieniać.

Jak archiwiści w urzędach czy archiwach, które nie wdrożyły systemu EZD, mają mieć jakieś obeznanie w pracy w takim systemie? 

[Maciej Zdunek]

Myślę, że przydałoby się rozwinięcie myśli u obu stron

[Hanna Staszewska]

To co mnie niepokoi bardziej, to żenujący poziom niektórych (pseudo)naukowych tekstów i wystąpień dotyczących elektronicznego zarządzania dokumentacją i swego rodzaju fetyszyzowanie EZD w archiwistyce.

To samo można powiedzieć o wielu tekstach i wystąpieniach dot. np. opracowania materiałów czy udostępniania

Ale wracając do EZD: bardzo chciałabym zobaczyć taki system w moim archiwum i przekonać się na własnej skórze, na czym to naprawdę polega i komu służy.
I tu moje pytania: czy ktoś wie, w ilu archiwach wdrożono EZD? Jeśli tak, jaki to jest system (czy wszędzie ma być taki sam, np. podlaski?)? Kto decyduje, czy archiwum ma/może wdrożyć EZD? Ktoś to zaleca, rekomenduje, jest jakaś kolejka archiwów do wdrożenia? Czy zarządza tym NDAP?
I ile to kosztuje? Czy archiwum (lub inny urząd), które wdraża EZD musi kupić nowy sprzęt (komputery, serwery itd.) i oprogramowanie? Jeśli tak, czy musi kupić sprzęt/oprogramowanie określonego typu, określonej firmy?

[luke]

O wdrożeniach ezd niedawno była dyskusja w innym wątku

Ooo, faktycznie, właśnie się dowiedziałam, że EZD jest wdrożone w AP Lublin, AP Szczecin i chyba Olsztyn.
Jeśli tempo wdrożeń będzie takie jak teraz, to widzę raczej czarno 

Co z grubsza pokrywa się z danymi prezentowanymi przez p. Mariusza Madejczyka, pełnomocnika Wojewody Podlaskiego ds. informatyzacji - dane ze stycznia 2015 r.

partnerzy centralni projektu:
NDAP
AP szczecin
AP Lublin
partnerzy regionalni projektu:
Archiwa Państwowe  w Olsztynie,
Szczecinie,
Kielcach
Koszalinie

Nie bardzo rozumiem przyczyny takiego podziału, ale nie w tym rzecz.
Natomiast załączona prezentacja i wskazane w niej projektowane funkcjonalności ezd są, w mojej opinii, dobrym materiałem wyjściowym do dyskusji nad analizą funkcjonalną takiego systemu. Wybiórczo poniżej przedstawiam moduły nad którymi w ramach projektu ?Rozwój i upowszechnienie elektronicznych usług administracji rządowej poprzez rozwój jednolitego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) ?oraz udostępnienie i wdrożenie jednolitych usług w urzędach administracji rządowej RP? z POIG pracuje PUW.
Projekt ma się zakończyć w listopadzie bieżącego roku. Budżet 10 000 000 zł.

• moduł integracji z oprogramowaniem pocztowym
  moduł archiwalny (Moduł umożliwiający przekazywanie elektronicznych akt sprawy do Archiwum Cyfrowego.
  Moduł zostanie także rozbudowany o elementy umożliwiające archiwizację rejestrów prowadzonych w systemie EZD, jak również dokumentację nietworzącą akt sprawy)
  moduł BIP
  moduł do weryfikacji podpisu elektronicznego
  udostępnienie interfejsów i API EZD PUW
  moduł procesowości (Opracowanie i udostępnienie procesów w systemie EZD PUW, automatyzujących wykonywanie czynności kancelaryjnych przy realizacji zadań zewnętrznych i wewnętrznych)
  formularze ePUAP
  moduł powiadamiania klientów
  tworzenie pism w ezd wg szablonów
  moduł kadrowo-płacowy
  moduł raportujący

[Robert2000]

Chodzi mi o atakowanie archiwistów w sprawie braku wiedzy, co to jest system EZD. Znam trochę ludzi z archiwów i nie tylko, i większość umie scharakteryzować system EZD. Umieją odróżnić od systemu EZD systemy wspomagające elektroniczny obieg dokumentów.

[Jarek]

Atakowanie? No dajże spokój ... Po to była ankieta żeby się zorientować jak to wygląda. Lepiej udawać że wszystko jest ok? Tak jak pisze ArchiwistaMOPS: trudno jest się na tym znać jeśli się tego nie używa, ale to też trzeba sobie wyraźnie powiedzieć. Osoby które nie wiedzą czym jest EZD nie powinny udawać ekspertów w wystąpieniach na konferencjach czy w artykułach, przy czym bardziej obciąża to pracowników uczelni parających się archiwistyką niż archiwistów państwowych. EZD tak samo nadaje się na obiekt badań naukowych jak instrukcja kancelaryjna. Przez niewiedzę EZD bywa postrzegane jako synonim dla wszelkiego posługiwania się dokumentem elektronicznym, wyłączny przejaw informatyzacji urzędów itd.
Praktykom, pracującym na co dzień w EZD brakuje wsparcia, nie dostarczą go im osoby które wiedzą mniej od nich.

[MarcinP]

To która odpowiedź jest prawidłowa? Bo myślałem, że ta, na którą oddano najwięcej głosów...

[Jarek]

Niektóre z powyższych postów sugerowały że odpowiedź jest zbyt oczywista, stąd, przyznam, przestałem myśleć o konieczności wskazania prawidłowej odpowiedzi. Dzięki za sprowadzenie na ziemię 
Większość uczestników ankiety (dziękuję że chciało się Wam w niej uczestniczyć!) odpowiedziała prawidłowo - żadne z opisanych działań nie opisuje przeznaczenia EZD. System ten nie służy do (wieczystej) archiwizacji, to bieżąca registratura, mieszcząca w sobie też archiwum zakładowe, ale z założenia służąca tylko do czasowego przechowywania dokumentów. System ten nie umożliwia też udostępniania danych bezpośrednio w tymże systemie. Kontrolowanie obiegu dokumentacji papierowej może być (i chyba zwykle jest) tylko jego ewentualną dodatkową funkcją. System ten nie umożliwia doręczania korespondencji urząd-obywatel drogą elektroniczną, umożliwia jedynie dokumentowanie takich doręczeń przy pomocy importowanych danych. Systemem teleinformatycznym umożliwiającym wymianę informacji między urzędami jest na ten moment zasadniczo ePUAP, a oprócz niego rzecz jasna szereg systemów tzw. dziedzinowych. Czym jest więc EZD? To zasadniczo elektroniczne akta spraw zamiast papierowych. Proste przełożenie zasad tworzenia dokumentacji ze starych instrukcji kancelaryjnych na postępowanie z dokumentacją elektroniczną. Konto użytkownika w systemie teleinformatycznym, z zasobami zapisywanymi w infrastrukturze informatycznej (nie na płytkach CD czy DVD!), dokumenty elektroniczne, metadane, podpisy elektroniczne i inne dane zapisywane w tych systemach (zgodnie z przepisami o informatyzacji) - zamiast dokumentacji papierowej.
Fajne/ciekawe jest to że to wszystko się zmienia i, powiedzmy za rok, te prawidłowe odpowiedzi mogą wyglądać inaczej - wewnętrzna archiwizacja w EZD może okazać się bardziej problematyczna niż się wydawało, kontrola wyjątków papierowych może stać się standardem dobrze opisanym w systemie, zautomatyzowany eksport/import danych z ePUAP już jest rzeczywistością którą wystarczy opisać jako konieczność, a wymiana innych danych zawsze jest też możliwa.