Kategoria archiwalna - dowody księgowe

[Slonko]

Witam,
Nawet nie wiem od czego zacząć.... Pracuję w jednostce wytwarzającej akta kat A. Jednostka została powołana do życia 01.01.1999r. Nie ma Instrukcji kancelaryjnej, jednolitego wykazu rzeczowego, że o instrukcji archiwalnej nie wspomnę.... Ma za to około 7 tys spraw (oczywiście nie muszę dodawać, że nie są uporządkowane... Czasami jedna sprawa to kilka segregatorów, błędne oznaczenia wszystkiego, rozmaite teczki, skoroszyty, wąsy, wtórniki, kserokopie, zszywki, żadnej numeracji stron, wykazów czy chronologicznego ułożenia... Chaos zupełny). Wszystko to leży w szafach bez ładu i składu. Większości referentów, którzy owy "pasztet" wytworzyli już nie ma.... I nadeszła chwila w której ktoś pomyślał, że należy z tego zrobić archiwum..... A ja nie wiem jak to zrobić.... Instrukcje mniej więcej opracowałam. Postuluję jej wprowadzenie tak aby pracownicy przynajmniej od tej chwili zaczeli wytwarzać dokumenty zgodnie z regułami sztuki. Ale co zrobić z tym wszystkim co już leży? Czy to jest w ogóle do ogarnięcia dla osoby, która nie ma żadnego doświadczenia? Ja nawet nie wiem co to są te klipsy plastikowe i gdzie je zdobyć  :oops: .... Pomocy  :!:

[Eri@m]

Witam.
Mam pytanie odnośnie brakowania dokumentacji- dowodów kszięgowych. Zdano mi dowody księgowe- Kat B-5, problem w tym ze niektóre są z 1999 roku i tu  mam problem. Czy moge je wybrakowac w tym roku czy okres przechowania liczy sie od momentu zdania do archiwum ?(czyli mimo iz te dokumenty sa z 1999 r to i tak je  zniszczymy w 2012?)
Dziekuje z góry za odpowiedzi i pozdrawiam  :lol:

[Wojciech Woźniak]

Witam
Okres przechowywania dokumentacji liczy się od momentu jej powstania a nie przekazania do archiwum.

[Sindbad]

Najpierw takie starocie trzeba zarchiwizować (nawet jeśli są 1999).
Następnie przeprowadzić procedurę brakowania licząc pięć lat od roku 2000 (czyli można niszczyć w 2005 roku ).

[Jarek]

Noo, nie takie to oczywiste z tym brakowaniem. Już tu gdzieś o tym było.
Załącznik nr 1 do rozporządzenia w spr. postępowania z dokumentacją mówi: „okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych”. Sformułowanie na tyle niefortunne że może sugerować liczenie okresu przechowywania dopiero od utarty praktycznego znaczenia lub utraty znaczenia dla celów kontrolnych. Z dowodami księgowymi jest na szczęście (?) tak, że istotniejsze jest to co zapisano w ustawie o rachunkowości (art. 74), która ma pierwszeństwo przed wszelkimi wykazami akt i jest precyzyjniejsza – 5 lat (choć nie zawsze od czasu wytworzenia) ale liczone od końca roku obrotowego, kt. nie musi się pokrywać z kalendarzowym, więc zawsze dla pewności dodajemy rok.

[Klementyna]

Dzień dobry
W związku z postępującym (wręcz galopującym) zapełnianiem archiwum zakładowego, zaczęłam się zastanawiać czy dowody wpłat podatku od nieruchomości można potraktować jak dokumentację księgową/kasową i brakować ją po 5 latach ?
Do tej pory są one integralną częścią akt podatkowych z kat B10.
Zaświadczenia o płatności podatku komórka merytoryczna wydaje  jedynie 5 lat wstecz i to na podstawie dokumentacji elektronicznej, szczerze powiedziawszy w ponad 20 letnim zatrudnieniu nie wypożyczyłam żadnego dowodu wpłat.

to samo dotyczy innych dowodów wpłat  podatków czy opłaty skarbowej.
pozdrawiam

[inka]

Mam ten sam problem, ale w drugą stronę - my trzymamy dowody księgowe podatków przez 5 lat i teraz się zastanawiam, czy nie powinno być jednak 10...  Wiadomo, wszelkie decyzje i inne dokumenty dotyczące podatku przechowujemy 10 lat. Do tej pory bez problemu dostawałam zgodę na brakowanie dowodów księgowych po 5 latach.

[kalon]

Dostawałaś zgode, bo pisałaś zapewne -Dowody księgowe, gdybys przy tym pisała Dowody księgowe-podatki na pewno 10 lat, wiem bo w listopadzie występowałam o brakowanie, i podatki to podatki B10,
312 podatki i ich wymiary oraz 313 opłaty masz B10
Więc w księgowości podatkowej u mnie jest to kat B10

[inka]

tak się składa że zawsze mam opis od czego to są dowody księgowe i tak samo jest na spisach do brakowania.