Porządkowanie materiałów archiwalnych wewnątrz teczek spraw

[paco1987]

Mam do zarchiwizowania  o podziały nieruchomości z lat 1994-1990. Nie były archiwizowane...bo nagle się odnalazły u pracownika. Każda teczka, inny nr sprawy...tylko że np rok kończy się na 102 decyzji...a decyzji w danych roku posiadam 30-40. Co w takim przypadku robić? Rok jest niekompletny...więc nie powinien trafić do archiwum? Czy zarchiwizować jak zastałem?

[stany]

U mnie częściowe stosujemy naklejki z papieru samoprzylepnego , a ilość stron piszemy ołówkiem, w razie pomyłki w numeracji poprawić można bez kreśleń.

[paco1987]

Powie mi ktoś czy każda sprawa zakończona decyzja musi być w odrębnej teczce? Mam  przejęte przez nasz Urząd Gminy decyzje o podziałach nieruchomości z lat 90-94, które wydawał Urząd wyższego szczebla dla większego terenu. Niektóre sprawy posiadają po 5 kartek... Myślałem, żeby ułożyć 15-20 decyzji w takiej 5 centymetrowej teczce bezkwasowej, a w opisie teczki uwzględnić wykaz tych spraw. Czy będzie to prawidłowa archiwizacja dla kat. A?

[EwelinaP]

Absolutnie nie każda sprawa musi być w odrębnej teczce. Można zrobić w wyżej opisany przez Ciebie sposób. Co do kompletności spraw w roku, to nijak już tych brakujących nikt nie stworzy. Ja bym zrobiła wykaz tych, których nie ma, a przy spisie zd-odb zaznaczyłabym, że to spis z natury. Swoją drogą uwielbiam takie "cudowne odnalezienia"  Zwłaszcza dzień po tym, jak pracownik odszedł na emeryturę...

[paco1987]

Absolutnie nie każda sprawa musi być w odrębnej teczce. Można zrobić w wyżej opisany przez Ciebie sposób. Co do kompletności spraw w roku, to nijak już tych brakujących nikt nie stworzy. Ja bym zrobiła wykaz tych, których nie ma, a przy spisie zd-odb zaznaczyłabym, że to spis z natury. Swoją drogą uwielbiam takie "cudowne odnalezienia"  Zwłaszcza dzień po tym, jak pracownik odszedł na emeryturę...

Dziękuje bardzo. 

[paco1987]

Odnośnie tego samego, tylko już młodsze lata podziałów geodezyjnych. Jedna sprawa zakończona decyzją zajmuje mi objętościowo rożnie, bo od 1 mm do 6mm. Pracownik z komórki, która korzysta z akt marudzi, mi żebym każdą sprawę archiwizował jako odrębna teczkę. Gdyż do tej pory każda sprawa była w koszulce, lub spięta dużym spinaczem, a po archiwizacji wszystko będzie ułożone i zszyte w jednym ciągu, przez co ciężko się odnaleźć osobie szukającej konkretnej sprawy.
Pytam się Was doświadczonych archiwistów, czy przy takich "cienkich" sprawach jest sens pakowania do odrębnych teczek? Mi łatwiej z każdego roku zrobić zbiorówki decyzji: wychodzą max 2 teczki do 5 cm. W pierwszej teczce umieszczam spis spraw.

[Rovan]

do tej pory każda sprawa była w koszulce, lub spięta dużym spinaczem, a po archiwizacji wszystko będzie ułożone i zszyte w jednym ciągu, przez co ciężko się odnaleźć osobie szukającej konkretnej sprawy.

Wystarczy oddzielać akta poszczególnych spraw papierowymi przekładkami (no czystą kartką, ew. kartką z podanym znakiem sprawy).

[stany]

Oczywiste, że pakujesz dokumenty do grubości 5 cm, dla przejrzystości można sprawy oddzielić czystą kartką  A4 czy A3. W spisie spraw zaznacz- opisz brakujące sprawy na podstawie protokołu zaginięcia.

[paco1987]

przejrzystości można sprawy oddzielić czystą kartką

Nie wpadłem na to, dzięki

[EwelinaP]

"Pracownik z komórki, która korzysta z akt marudzi, mi żebym każdą sprawę archiwizował jako odrębna teczkę."
A jak miałby sam w ten sposób archiwizować, to też by każdą sprawę osobno pakował do teczki? Nie wydaje mi się... Ja bym marudziła, że porządkowanie akt leży po stronie wydziału, a nie archiwum.

[paco1987]

"Pracownik z komórki, która korzysta z akt marudzi, mi żebym każdą sprawę archiwizował jako odrębna teczkę."
A jak miałby sam w ten sposób archiwizować, to też by każdą sprawę osobno pakował do teczki? Nie wydaje mi się... Ja bym marudziła, że porządkowanie akt leży po stronie wydziału, a nie archiwum.

To decyzje zastane w archiwum, kiedy je przejmowałem latem zeszłego roku. Nowe akta przekazywane do archiwum będą już uporządkowane przez komórki - uzgodnione z kierownictwem.

[paco1987]

Aaktualizuje kat. archiwalną w aktach z lat 70, w efekcie czego z kat. B-15 przejdzie na kat. A. Brakuje mi tam spisów spraw... wcześniej nikt ich sztucznie nie tworzył skoro to była kat. B-15. Dorobić spisy spraw dla tej dokumentacji?

[Rovan]

Moim zdaniem nie powinno się tworzyć spisów spraw post factum, niezależnie od kategorii. Skoro ich nie prowadzono na bieżącą to nie ma i tyle. Natomiast musisz liczyć się z tym, ze niektórzy archiwiści państwowi mogą mieć inne zdanie

[Paweł z ...]

Ja bym jeszcze dobrze poszukał, bo czasami spisy spraw do teczek przechowywano osobno. Jak pisze Rovan nie powinno się odtwarzać spisów spraw, lepiej ten czas poświęcić  na sporządzenie bogatszych opisów jednostek.

[EwelinaP]

Podzielam zdanie, że nie należy tworzyć sztucznie spisów spraw. Ja czasami robię wykaz dokumentów zawartych w teczce, ale to zależy od charakteru dokumentacji.