Jednostka podległa w urzędzie, brakowanie dokumentacji?

[archug]

Witam, podpowiedzcie.
Otóż mamy trzy jednostki podległe, które maja składnice akt. Jako archiwista w urzędzie zwrócono się do mnie o wystąpienie o zgodę na wybrakowanie dokumentacji.
Zupełnie nie wiem od czego zacząć, bo jeszcze tego nie robiłam.
Mile widziane kierunkowskazy 

[Rovan]

Po pierwsze o zgodę powinny wystąpić jednostki, które zgromadziły dokumentację, a nie ich jednostka nadrzędna.
Co do samego procesu brakowania:
- wytypować przeterminowaną dokumentację niearchiwalną,
- sporządzić spisy na brakowanie (odrębnie dla kat. B, BE, BC
- uzyskać zgodę kierowników komórek organizacyjnych, które wytworzyły dokumentację na jej wybrakowanie (najlepiej pisemną), ewentualnie powołać komisje brakującą i sporządzić protokół (nie jest to obecnie wymagane, chyba że taka procedura została zapisana w instrukcji archiwalnej),
- dokonać ewentualnej aktualizacji danych na spisach do brakowania (gdyby komórki coś zakwestionowały),
- sporządzić wniosek o wydanie zgody na brakowanie (każda jednostka odrębnie, a jeśli brakowaniu podlega dokumentacja odziedziczona odrębny wniosek oraz spisy dla każdego aktotwórcy),
- wysłać do AP i czekać na zgodę (drugie egzemplarze a/a).

Informacje o kształcie wniosku i spisu na brakowanie znajdziesz w Rozporządzenie MKiDN z 20.10.2015 r.
Przykładowe formularze są zresztą zapewne dostępne na stronie Twojego AP.

[archug]

Dziękuję za szczegółową odpowiedź.
Muszę się jeszcze z tego wymiksować, bo nie jestem ich pracownikiem, a chcą bym ja to zrobiła. To nie tylko pisma, lecz wydzielenie i brakowanie o ile będzie zgoda. Więc wiem co to jest bo w urzędzie przygotowuje po 1000 jednostek czasami. Jest to praca konkretna. Wiadomo oni jako składnica akt mają mniej ale to wciąż praca. Niestety archiwista zakładowy jest niedoceniony 

[MarcinP]

To niech Ci to zlecą na umowę - zlecenie. 

[MarcinP]

Dyrektor właściwego miejscowo AP udzielając zgody stwierdza jedynie, że wskazana dokumentacja nie stanowi materiałów archiwalnych. Natomiast na kierowniku jednostki ciąży odpowiedzialność, aby nie wybrakować dokumentacji, które nie stanowi materiałów archiwalnych, ale jeszcze nie powinna być wybrakowana.

[archug]

MarcinP
Dzięki za podpowiedź 
Miłego archiwizowania 

[EwelinaP]

Absolutnie bym się nie zgodziła na coś takiego. Czy ta dokumentacja jest w ogóle zarchiwizowana, czy tylko przełożona na półki do archiwum? Jednostki muszą wystąpić z wnioskiem o brakowanie we własnym zakresie...

[archug]

Czynię kroki w kierunku reformy jednostek co do spraw archiwalnych, może się uda w końcu dzieją się dobre zmiany w naszym kraju