Projekt o kopiach wrócił jak bumerang po ponad 5 latach
Właściwie bez zmian z poprzednią wersją, zmieniono tylko bazę SEZAM na "system informatyczny".
Przyjrzyjmy się na początek definicjom.
(cyt.)
"2.Kopie zastępcze w rozumieniu niniejszych wskazówek to wykonane techniką reprodukcji (np. mikrofilm, fotokopia, kserokopia, kopia cyfrowa, wydruk) powtórzone zapisy pierwowzorów materiałów archiwalnych, które nie zachowały się lub nie jest znane miejsce ich przechowywania, a powinny być przechowywane w danym archiwum. Mogą one stanowić całe zespoły (zbiory) archiwalne, bądź też ich fragmenty.
3.Kopie uzupełniające w rozumieniu niniejszych wskazówek to wykonane techniką reprodukcji (np mikrofilm, fotokopia, kserokopia, kopia cyfrowa, wydruk) powtórzone zapisy pierwowzorów materiałów archiwalnych nie pochodzących z własnego zasobu archiwum."
Zaproponowane definicje są niestety niezbyt jasne i logiczne: skoro kopie uzupełniające mają być powtórzonymi zapisami pierwowzorów materiałów niepochodzących z własnego zasobu archiwum, to tym samym są przecież kopie zastępcze (czyli zapisy pierwowzorów, które powinny być przechowywane w danym archiwum): one również nie pochodzą z własnego zasobu archiwum.
Definicja kopii zastępczych jest całkowicie niejasna. Co to znaczy, że materiały archiwalne powinny być przechowywane w danym archiwum? Czy autorzy mają tu na uwadze zasadę przynależności terytorialnej? Czy może zasadę poszanowania zespołu archiwalnego? Czy też chodzi o zakres terytorialny działania danego archiwum? Zważywszy na ogólnie znane problemy w kwestii rozmieszczenia zasobu archiwalnego definicję tę należy doprecyzować.
Jak więc zgodnie z podanymi definicjami potraktować hipotetyczną sytuację, w której np. AAN sporządza kopie akt przechowywanego u siebie zespołu szczątkowego Urzędu Wojewódzkiego Poznańskiego ("właściwy" zespół znajduje się w AP Poznań) i przekazuje te kopie do AP Poznań. I w Poznaniu co to będzie? Kopie uzupełniające (bo nie pochodzą z własnego archiwum)? Czy może kopie zastępcze, bo oryginały powinny być przechowywane w danym archiwum (czyli w Poznaniu); jednak zgodnie z definicją kopii zastępczych oryginały nie powinny się zachować (w tym przypadku oryginały są w AAN) lub nie jest znane miejsce ich przechowywania (miejsce jest znane, bo oryginały są w AAN). Jak więc na podstawie zaproponowanych definicji zakwalifikować opisane wyżej kopie: jako zastępcze czy uzupełniające? Jest to problem istotny, albowiem warunkuje dalsze postępowanie z tymi materiałami, czyli przede wszystkim kwestię: czy włączyć powyższe kopie do zasobu czy też nie.
Pozdrawiam i zapraszam do dyskusji
PS1. Czy kopia i reprodukcja to jest to samo?
PS2. Czy kopia może występować w formie rękopisu?
PS3. Czy rękopis to technika reprodukcji?
