Kwerenda dla użytkowników zagranicznych - co to?

[Hanna Staszewska]

Jakie są kryteria zaliczenia kwerendy do grupy zagranicznych?
Podejrzewam, że praktyka w archiwach jest przeróżna.
Czy decydujące jest wysłanie pisma z zagranicy? 
Jeśli to mejl to co decyduje o jego "zagraniczności"?
Jeśli ktoś z zagranicy prześle pismo do naszego ZUS, a ZUS prześle je zgodnie z właściwościami do archiwum, to jest to kwerenda krajowa czy zagraniczna?
Jeśli cudzoziemiec mieszkający czasowo w Polsce wyśle pismo do ap (po angielsku), to jaka to jest kwerenda?

I czy nie uważacie, że w epoce totalnej globalizacji najwyższy czas zrezygnować z dzielenia użytkowników i kwerend na krajowe i zagraniczne?

PS. Oczywiście zdaję sobie sprawę, że potrzebna jest nowelizacja formularza sprawozdawczego...

Pozdrawiam

[Robert]

O kwalifikacji e-podania lub korespondencji tradycyjnej jako "zagranicznej" u nas decyduje wysłanie pisma z zagranicy i... nazwisko nadawcy.  Kwerenda nie jest traktowana jako zagraniczna, gdy np. ktoś z Polski w imieniu osoby z innego kraju złoży podanie. Podobnie w przypadku, gdy takie podanie złoży cudzoziemiec mieszkający (czasowo) w Polsce, chociaż tu muszę powiedzieć, że bywa różnie. Rzekłbym nawet, hmm, loteria  A potem szukanie.

Byłbym skłonny przyjąć propozycję rezygnacji z podziałów. Raz, że cennik dla wszystkich jest taki sam, zasady udostępniania pośredniego również. Bezpośredniego zresztą też, bo w przypadku odwiedzin obcokrajowców w pracowni także się ich dzieli na krajowych i zagranicznych, a taka SUMA na przykład miewa problemy z odróżnieniem krajowych od zagranicznych w generowanych raportach. Tradycyjnie zrzucę tutaj winę na błędy jakie pojawiły się po migracji danych z "sumy" starszej do nowszej. Nie chce mi się już grzebać w tabelach "sumy" i sprawdzać.

W takiej sytuacji, oprócz noweli formularza sprawozdania rocznego, można dokonać korekty wykazu akt.

[Hanna Staszewska]

I jeszcze jeden kwiatek z działki "zagraniczności" w archiwach

Przeglądam Zarządzenie NDAP nr 9 z 16 marca 1968 r. w sprawie zasad formułowania tytułów zespołów (zbiorów itp.) archiwalnych, których twórcy nosili nazwy obcojęzyczne (Archiwalne wersety, ss. 346-360).
I w paragrafie 2 stoi (cyt.): "W korespondencji zagranicznej należy stosować wyłącznie polskie tytuły zespołów (zbiorów) archiwalnych". 
Wyłączywszy rozważania o kryteriach "zagraniczności" stosowanych w archiwach, mam pytanie: czy ktoś się stosuje do tego zalecenia? Bo mniemam, że w korespondencji krajowej  można pisać obcojęzyczne nazwy zespołów.
Pozdrawiam

[Hanna Staszewska]

Oooo, mamy w archiwach państwowych nowy formularz sprawozdawczy Kn-1, w którym nie ma już podziału na użytkowników krajowych i zagranicznych 
I bardzo dobrze.

[Kajka]

W aktualnym JRWA dla archiwów jest klasa 6320 Zgłoszenia osób korzystających z zasobu archiwalnego (bez rozróżnienia na krajowych i zagranicznych, w poprzednim wykazie takie rozróżnienie było w klasach 820, 821). Pomimo braku rozróżniania użytkowników w PN na krajowych i zagranicznych w zeszłorocznym KN1 takie dane były wymagane. Natomiast 6343 Kwerendy dla podmiotów działających poza granicami kraju, 6344 Kwerendy dla osób fizycznych z zagranicy. Sporo w tym wszystkim niekonsekwencji.

[GAP1]

U nas nie ma żadnego podziału na kwerendy zagraniczne i krajowe. Wszystkie to po prostu kwerendy archiwalne z jednym symbolem klasyfikacyjnym.

[Bogusława Deryło]

Podział na kwerendy krajowe i zagraniczne w ap to pozostałość po czasach, gdy zleceniodawcy zagraniczni płacili wyższe stawki za usługi (przeprowadzanie poszukiwań i kopie z akt). Było tak do 2000 r. Teraz taki podział ma znaczenie tylko statystyczne. Podobnie jak podział na kwerendy dla instytucji i osób prywatnych. Na sposób realizacji kwerendy nie ma żadnego wpływu to, kto ją zleca. Jedyna różnica to to, że urzędy nie płacą opłaty skarbowej i z innych opłat też są zwykle zwolnione.

Oczywiście spora liczba zagranicznych kwerend, podobnie jak i zagranicznych użytkowników, może mieć znaczenie prestiżowe: "A u nas było 300 zagranicznych kwerend, a u was tylko 30!" 

Moim zdaniem kwerendy powinny się dzielić na "urzędowe", załatwianie wg kpa, czyli dotyczące wydania jakiegoś uwierzytelnionego dokumentu czy zaświadczenia temu, kto ma jakiś interes prawny w uzyskaniu go, oraz na wszelkie inne, "nie urzędowe", czyli genealogiczne, naukowe, publicystyczne itp. Według tego podziału wszystkie kwerendy powinny być rejestrowane tylko pod dwoma znakami. Dziś mamy sytuację, że sprawa wydania uwierzytelnionych dokumentów, które będą przedstawiane w sądzie lub w urzędach jest rejestrowana pod tym samym znakiem, co sprawa wykonania skanu aktu urodzenia pradziadka do celów genealogicznych czy starej mapy dla hobbysty, chociaż "różnica wagi" tych spraw jest duża. A jedne i drugie mają kategorię BE20.     

[GAP1]

Ciekawe, BE20. U nas jest to tylko BE5.

[Kajka]

GAP Archiwa Państwowe obowiązuje JRA http://www.archiwa.gov.pl/images/stories/Prawoarchiwalne/za%C5%82%20nr%202%20jednolity%20rzeczowy%20wykaz%20akt.pdf będący załącznikiem do Zarządzenia Nr 18 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 21 grudnia 2012 r. W archiwach zakładowych zakładowych lub wyodrębnionych mogą obowiązywać odmienne wykazy akt.

[GAP1]

Wiem doskonale o tym. Naszą klasyfikację podałem jako ciekawostkę. Poza tym zaskoczyła mnie bardzo tak znaczna różnica w okresie przechowywania.

[crash0]

coś jest na rzeczy skoro jesteśmy w Unii to może powinna być kwerenda...
hm... europejska? 

[GAP1]

Raczej unijna. Nie myl UE z Europą - to drugie ma szersze znaczenie, a po drugie, Unia raczej odchodzi od wartości europejskich.

[crash0]

nie mylę... tylko nie będę rozróżniał wówczas które kraje są w Unii czy nie są... stąd europejska.
zresztą to nie wątek aby mówić o wartosciach