Tak zbiorczo na kilka tematów, bo nie można uzupełnić postów komentarzami, a chciałabym coś dorzucić do bardzo ciekawej dyskusji. Mam nadzieję, że wybaczycie taką formę wypowiedzi.
Records manager:
Tak dla wyjaśnienia, na "zachodzie" records manager to specjalista od dokumentacji, właściwie zarządzania nią, gdy jest bieżącą/w użyciu (w Polsce rolę tą pełni koordynator czynności kancelaryjnych/archiwista zakładowy), później wkracza do akcji archiwista. W podejściu anglosaskim/amerykańskim doszło do wyraźnego rozdziału.
Wartościowanie i selekcja:
Myślę, że w tym polu dla częściowego (pewnie nie dużego) ograniczenia ilości akt i tego co trafia do archiwum zakładowego byłoby systematyczne szkolenie referentów, jak sporządzać akta, żeby nie duplikowali ilości dokumentów w teczkach/segregatorach. Z własnego doświadczenia pamiętam przypadki nie tylko tego, że pojawiały się liczne kopie tych samych dokumentów, co zbędne materiały, o których wspomina Caroozo. Trzeba ludziom próbować tłumaczyć, że skoro coś jest do sprawdzenia w jakimś rejestrze, np. KRS, to nie ma sensu zachowywać wydruków, bo w każdej chwili, jeśli się wróci do sprawy, to będzie można sprawdzić to w rejestrze (tylko tutaj kłania się problem współgrania zasad dot. przechowywania i zabezpieczania, czy brakowania dot. np. rejestrów z aktami, żeby nie było sytuacji, że dane z rejestru zostaną wcześniej wybrakowane niż akta sprawy, w której się do nich odwoływano). Zgodzę się, że na potrzeby załatwienia sprawy można coś sobie wydrukować, żeby ciągle nie zaglądać do baz online (nie wszystkie są łatwe w użyciu, niektórym lepiej pracuje się z papierem). Chociaż może warto właśnie zachęcać do sprawdzania online, bo są aktualizowane na bieżąco?
Myślę, że ten wątek zacznie się rozwiązywać samoczynnie wraz z postępującą informatyzacją i wdrażaniem e-obiegu dokumentacji, gdzie sprawa jest "osadzona" w jednym miejscu w systemie i do niej dodaje się potrzebne materiały do jej załatwienia, a dostęp do nich ograniczają uprawnienia. Łatwiej też będzie prowadzić selekcję i wartościowanie - odpowiednie filtry (tylko te muszą być uprzednio zdefiniowane: co i kiedy) pozwolą nawet na automatyczne usuwanie danych z systemu, nawet bez angażowania archiwisty.
Dane elektroniczne:
Niestety zrobienie kopii zapasowych to nie wszystko, jeżeli marzy nam się zachowanie ich na długie lata, bo trzeba od razu myśleć o cyfrowej archiwizacji, która może oznaczać migracje, czy inne transformacje danych, żeby wycofywane formaty można było odczytywać w przyszłości (pisał o tym Paweł z...). Ad vocem do optymizmu Jarka odnośnie standardu MS dla Worda, nie byłabym taka pewna, czy firmom informatycznym będzie zależało na kontynuowaniu, czegoś co wprowadziła inna kiedyś w przeszłości, albo nawet podmiotom wprowadzającym nowy system. Zapewnienie dostępu do danych historycznych pozostawiłabym nadal archiwom. To one powinny mieć narzędzia do ich odczytywania i przechowywania. Nie chodzi tutaj też o teorie spiskowe, że komuś będzie zależało, aby ktoś nie miał dostępu do swojej historii - starych danych (choć nie można wykluczyć wojen cybernetycznych), tylko o podejście biznesowe. Czy już dzisiaj nie jest tak, że wprowadza się nowy system na miejsce starego bez przenoszenia danych z systemu starego do nowego? Miałam okazję doświadczyć tego osobiście, kiedy stary system, w którym były sylabusy do zajęć zastąpiono innym. Nikt nie przeniósł starych danych, do nowego systemu trzeba było wprowadzać je od nowa, co było nie tylko nieekonomiczne, bo trzeba było wykonać ponownie pracę, którą się już kiedyś zrobiło (to inny problem, którego nie będę kontynuowała), ale też spowodowało utracenie starych sylabusów. Wiem, ktoś może powiedzieć, że sylabusy nie mają jakiejś dużej wartości z punktu widzenia, np. historii państwa, ale z punktu widzenia, kogoś kto się interesuje nauczaniem, to może być ciekawe, żeby mieć możliwość przejrzenia starych sylabusów i zaobserwowania jak się zmieniały tematy zajęć, czy to w celach badawczych, czy czysto praktycznych dla samego prowadzącego zajęcia. Podaję to jako przykład, że dobrze mieć i na uwadze fakt, że i w taki sposób można stracić archiwalia. I dlatego moim zdaniem rodzi się potrzeba centralnych rozwiązań do archiwizacji e-zasobu ze względu na rozmach i koszty. Archiwizacja u aktotwórcy jest mało możliwa i ekonomiczna (koszty) i nawet ryzykowna (dla niego archiwizowanie wcale nie musi być priorytetem), pisali trochę o tym Jarek i metricisRegninotarii.
